Recuperare le fatture non pagate ci porta via un giorno a settimana: un software gratuito di gestione crediti può bastare?

Prima di spendere per un nuovo gestionale, controlla i template email del programma di fatturazione che già usi. Molti sistemi di contabilità base hanno già l'opzione gratuita "ricorda a 3 giorni dalla scadenza". Basterebbe attivare l'invio automatico dell'estratto conto il giovedì sera per dimezzare le chiamate del venerdì.

State alla larga dai software gratis senza supporto API. Se all'emissione della fattura il dato non passa al tool tramite webhook o non c'è riconciliazione automatica con i movimenti bancari, dopo un mese vi troverete a perdere un altro venerdì intero solo per quadrare i saldi tra i due programmi.

Lavoriamo con volumi simili. Con 40.000 USD di crediti aperti abbiamo impostato semplicemente due email standard automatiche: una 5 giorni prima della scadenza e una il giorno stesso. Solo con questi due passaggi il tempo medio di incasso è sceso da 52 a 34 giorni. I clienti da chiamare al telefono sono passati da 20 a 4 a settimana.

non credo che i tuoi clienti siano in malafede ma nessuno ha voglia di pagare finché non gli stai col fiato sul collo. nei contratti metteteci la clausola: "in caso di mancato pagamento dlele fatture alla scadenza, l'ordine successivo passa a pagamento anticipato". cioè senza la carta del blocco consegne in mano puoi installare tutti i software che vuoi ma quelle email le ignoreranno.

i programmi gratis dopo le prime 10 fatture ti dicono subito di passare al piano a pagamento... comunque secondo me nn perdete tempo, o attivate il modulo aggiuntivo del vs gestionale o impostate l'invio mail con le macro di excel.

Di questi 45.000 USD di crediti scaduti, quanto fa capo ai primi tre clienti principali? Se la maggior parte della cifra è concentrata su pochi acquirenti chiave, il problema non è la mancanza di un software, ma la debolezza degli accordi commerciali stretti con quelle aziende.

Nel commercio c'è una regola chiarissima: come abitui il cliente, così va avanti. Se quando chiami ti liquidano con un "ok venerdì facciamo il bonifico", il coltello dalla parte del manico ce l'hanno loro. Il recupero crediti non è questione di software, è gestione del flusso di cassa che parte al momento della vendita. Stringete le regole.

Ho paura che impostando le email automatiche i clienti la prendano come una mancanza di rispetto o di fiducia e smettano di lavorare con noi, non è meglio e più caloroso fare un colpo di telefono per chiedere come va?

edit: ho scritto una cosa sbagliata sopra, scusate.

Riassumo l'argomento, perché sono state date diverse risposte. Avere un mercato piccolo non è un male; lavorare a basso costo in un mercato piccolo sì.

Spero che le sia utile.

Bisogna fare una distinzione qui. Gran parte del tempo perso si accumula nelle pratiche in attesa di approvazione.

Se volete procedere così, risolvete questo punto fin dall'inizio. Avere un mercato piccolo non è un male; lavorare a basso costo in un mercato piccolo sì.

Questa è la mia opinione, non la scrivo come verità assoluta.

Vi spiego come si fa in pratica. Calcolatelo sul costo annuo totale, non sulla fattura mensile.

Sono curioso di sapere se qualcuno lo fa in modo diverso.

Sono d'accordo.

Se scendiamo nei dettagli: Cambiare le abitudini è più difficile e costoso che impostare il sistema.

Tre cose da controllare mentre lo fai. Cambiare le abitudini è più difficile e costoso che impostare il sistema.

Io seguirei questa strada.

ha ragione.

Grazie mille, era la risposta che cercavo.

C'è una trappola qui, non posso non segnalarla. Il fatto che tutti facciano una cosa non significa che sia quella giusta.

Correggetemi se sbaglio.