Gestisco i crediti su Excel — basta così o dovrei passare a un gestionale contabile?

Imposta subito la «Formattazione condizionale» sul foglio. Fai colorare di rosso le righe delle fatture scadute e di giallo quelle che scadono tra 3 giorni. Inoltre, se stai facendo l'errore di aprire una scheda diversa per ogni cliente, smettila subito: usa un unico foglio dati master e alimentaci sopra una tabella pivot.

Per capire che Excel ha fatto il suo tempo guarda questi 3 punti: 1) Conflitti quando due persone tentano di aprire e modificare il file contemporaneamente. 2) Impossibilità di inviare al volo un estratto conto contabile al cliente. 3) Se per colpa dei pagamenti parziali devi metterti a spulciare i faldoni delle fatture per capire cosa è stato saldato, significa che l'ora è arrivata.

Noi ci siamo intestarditi con Excel fino a quando avevamo 50 clienti B2B attivi. Alla chiusura di fine anno ci siamo accorti che su 3 clienti diversi non erano stati segnati incassi per 180.000 RUB in totale e che 2 fatture erano state inserite doppie. Ci sono volute tre settimane piene per sistemare tutto. Poi siamo passati al software gestionale e fin dal primo mese il tempo di riconciliazione è sceso a 4 giorni.

Con 1.100.000 RUB di crediti aperti il rischio è troppo alto; non ci si può affidare alla memoria o alle formule che rischiano di saltare, il software è d'obbligo.

In un'attività all'ingrosso simile, il mio socio ha trascinato per sbaglio una formula nel foglio azzerando un debito scaduto da 90.000 RUB. Il cliente ovviamente è rimasto zitto. Quando l'azienda ha chiuso sei mesi dopo, quei soldi non li abbiamo più visti. Su Excel, toccare la cella sbagliata a volte ti costa l'utile di un intero mese.

Il passaggio a un programma di contabilità non serve solo per il controllo interno, ma garantisce anche tutele legali nelle verifiche ufficiali e nei confronti con le controparti. Poter estrarre dal sistema un verbale di riconciliazione saldi con un semplice clic ti dà molta più forza sul piano giuridico in caso di contenzioso.

Non pensare che passando a un gestionale tutto si risolva come per magia. Se non inserisci i movimenti bancari ogni giorno o non configuri l'integrazione con la banca, le stesse dimenticanze si ripeteranno pari pari sul programma. Di solito il problema non è Excel, ma la mancanza di disciplina nell'inserimento dati quotidiano.

Quando si passa a un software di contabilità bisogna inserire a ritroso le singole fatture di tutti i mesi passati o basta riportare i saldi contabili attuali dei clienti come apertura conti?

Riassumo quanto detto finora. Dividere il budget senza sapere in quale fase si perde è come distribuire soldi al buio.

Inizia con un piccolo test, non impegnarti subito su tutto. Spero che le sia utile.

Parlo dal lato opposto, io sono dalla parte dei fornitori. Chiunque abbia fretta su gestione crediti excel si blocca nello stesso punto.

Correggetemi se sbaglio.

Breve riassunto per i nuovi arrivati: Se cerchi di cambiare tutto insieme, niente si stabilizza.

Il fatto che tutti facciano una cosa non significa che sia quella giusta.

Avrei una domanda, non vorrei deviare dall'argomento ma... Non firmate nessun accordo senza un piano di uscita.

Naturalmente cambia se la vostra situazione è diversa.

Sono passato da qui, vi racconto. Cambiare le abitudini è più difficile e costoso che impostare il sistema.

Se avete domande, scrivete, rispondo per quanto possibile.

Grazie mille, mi è stato molto utile.

Bisogna fare una distinzione qui. Le persone difendono le abitudini, non i processi. La resistenza nasce da lì.

Naturalmente cambia se la vostra situazione è diversa.

Lo sentiamo dire da tempo, ma da noi non è mai andata così. cioè un quaderno di due settimane guida meglio di una previsione a sei mesi.

È tutto, scusate se mi sono dilungato.

Raro trovare articoli che spiegano le cose così chiaramente. Cambiare le abitudini è più difficile e costoso che impostare il sistema.

Quando decidiamo senza misurare, finiamo sempre nello stesso punto. Confermato dall'esperienza.

Ci proverò.