Le recouvrement des factures impayées nous prend un jour par semaine — un logiciel de suivi des créances gratuit est-il suffisant ?

Avant de payer pour un nouveau logiciel, regardez les modèles d'e-mails de votre outil de facturation actuel. La plupart des outils de pré-comptabilité proposent l'option gratuite 'rappeler 3 jours avant échéance'. Programmer l'envoi automatique d'un récapitulatif le jeudi soir au lieu de faire le tour des clients un par un le vendredi réduira déjà votre charge de moitié.

Fuyez les logiciels gratuits sans support API. Si la facture n'est pas transmise via webhook à votre outil de recouvrement dès son émission ou si elle ne se rapproche pas automatiquement de vos flux bancaires, vous passerez un autre vendredi par mois juste à réconcilier les écarts de solde entre les deux plateformes.

On a un volume similaire chez nous. Avec un encours de 40.000 USD, on a configuré deux e-mails types : un envoyé 5 jours avant l'échéance et l'autre le jour J. Rien qu'avec ça, notre délai moyen de paiement est passé de 52 à 34 jours. Le nombre de clients qu'on doit appeler par téléphone est tombé de 20 à 4 par semaine.

je ne pense pas que vos clients soient malintentionnés mais personne n'a envie de payer si on ne vient pas réclamer. ajoutez une clause dans vos contrats stipulant que « tout retard de paiement entraîne le règlement comptant de la commande suivante » et bref sans le levier de pouvoir bloquer les livraisons, vous aurez beau installer un logiciel, vos e-mails seront ignorés.

les logiciels gratuits te sortent une alerte pour passer au forfait payant au bout de 10 factures. du coup a ta place je perdrais pas de temps active le module sup de ton logiciel de compta actuel ou fais toi une macro excel pour envoyer les mails auto.

Sur les 45.000 USD de créances en souffrance, quelle part provient de vos trois plus gros clients ? Si le gros de cette somme est concentré sur quelques acheteurs clés, le problème ne vient pas d'un manque de logiciel, mais d'accords commerciaux trop souples passés avec ces entreprises.

Il y a une règle d'or en affaires : un client prend les habitudes que vous lui donnez. S'ils se contentent de vous dire au téléphone « c'est bon, on fait le virement vendredi » pour clore le sujet, c'est eux qui mènent la danse. Le recouvrement n'est pas une question d'outil informatique, c'est de la gestion de trésorerie qui se joue dès la vente. Durcissez vos règles.

J'ai peur qu'en mettant des e-mails automatiques nos clients le prennent pour un manque de respect ou de confiance et arrêtent de bosser avec nous... bref c'est pas plus chaleureux de passer un coup de fil pour prendre des nouvelles ?

edit : j'ai écrit une erreur ci-dessus, désolé.

Je vais résumer le sujet, car plusieurs réponses différentes ont été données. Un petit marché n'est pas un problème ; travailler à bas prix sur un petit marché, si.

J'espère que cela vous sera utile.

Il faut faire une distinction ici. La plupart des pertes de temps s'accumulent sur les tâches en attente de validation.

Si vous partez dans cette direction, réglez cela dès le départ. Un petit marché n'est pas un problème ; travailler à bas prix sur un petit marché, si.

C'est mon avis, je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

Je vais expliquer comment c'est fait en pratique. Calculez sur le coût annuel total, pas sur la facture mensuelle.

Je suis aussi curieux de savoir si d'autres font autrement.

Je suis d'accord.

Pour entrer dans le détail : Changer une habitude est plus difficile et coûteux que de mettre en place un système.

Trois points à vérifier lors de cette opération. Changer une habitude est plus difficile et coûteux que de mettre en place un système.

À votre place, j'irais par cette voie.

vous avez raison.

Merci, c'était exactement la réponse que je cherchais.

Il y a un piège ici, je ne pouvais pas ne pas le mentionner. Ce que tout le monde fait ne signifie pas que c'est la bonne chose.

Corrigez-moi si je me trompe.