On cherche un logiciel de location gratuit pour 20 produits — quels sont les pièges qu'on a ratés ?

Nous, on a utilisé un logiciel gratuit similaire en louant 15 projecteurs. Le premier mois, tout allait bien. Le deuxième mois, un client a rendu une table de mixage avec 4 heures de retard ; comme le système ne mettait pas de délai tampon, on n'a pas pu livrer le matériel pour l'organisation de mariage suivante et on a dû payer 350 EUR de dédommagement. On a voulu gagner de l'argent avec le logiciel, on en a perdu.

Le vrai objectif des logiciels qui offrent une version gratuite c'est de récupérer vos données. Une fois que vous avez saisi les 20 produits, votre liste de clients et votre historique de locations, si vous ne passez pas au plan supérieur ils verrouillent le bouton d'export des données (CSV/Excel export). Vérifiez votre droit d'export dès le départ.

En testant le forfait gratuit, faites absolument ces 3 tests : 1) Essayez de réserver le même produit à la même heure depuis deux navigateurs différents et voyez l'alerte de conflit. 2) Regardez si dans un scénario de retard de retour il peut éditer une facture de pénalité de retard. 3) Vérifiez si le logo et la pub du logiciel apparaissent dans l'e-mail de confirmation envoyé au client.

L'année dernière, on est passés à un panneau de location gratuit avec le même enthousiasme. 4 enceintes louées pour un festival le week-end. Le dimanche soir, le panneau a planté et à cause d'une panne serveur, lundi matin on ne voyait pas qui devait livrer depuis quel dépôt. Comme il n'y a pas de support téléphonique ou en direct dans les plans gratuits, on a attendu 12 heures une réponse par e-mail.

Peu importe le logiciel, pendant les 30 premiers jours n'abandonnez pas complètement votre suivi Excel. Faites tourner le nouveau logiciel en parallèle en arrière-plan. Si vous ne voyez pas d'incohérence entre les deux systèmes et que les processus de caution ne coincent pas, vous basculez complètement.

Personne ne loue un serveur pour les beaux yeux de son père et ne vous laisse gérer 20 pièces de système son gratos. Soit ils vous prennent votre argent sur la commission d'intermédiaire au moment du paiement, soit le deuxième mois ils vous mettent un mur devant en disant « si tu veux un délai tampon, passe au forfait pro ».

Dans une activité de location, 20 produits ça peut sembler peu mais le risque est très élevé. Si le matériel est endommagé et que vous n'avez pas de bon de livraison signé ni de préautorisation, vous payez le prix du produit de votre poche. Si vous choisissez un logiciel gratuit, votre priorité ne doit pas être le calendrier mais la capacité à produire des procès-verbaux légaux.

Je n'ai aucune expérience en logiciel de location gratuit, c'est pourquoi je pose la question. Quand on décide sans mesurer, on revient toujours au même point.

La discussion part dans tous les sens, je recentre. Lors de la prise de décision, écrivez aussi le pire scénario, pas seulement le meilleur.

C'est confirmé par l'expérience.

Trois avis différents sont sortis, ils se complètent tous. Commencez par un petit test, ne vous engagez pas sur tout d'un coup.

Je suis aussi curieux de savoir si d'autres font autrement.

Ma question va paraître un peu novice, désolé d'avance. Quand on essaie de tout changer en même temps, rien ne prend.

Je suis aussi curieux de savoir si d'autres font autrement.

je suis d'accord. les soolutions qui fonctionnent à petite échelle s'effondrent en grandissant j'ai appris cela trop tard.

Chez nous aussi.

Je suis entièrement d'accord. Mettre en place un processus de demande de changement n'ralentit pas le travail, il l'accélère.

Corrigez-moi si je me trompe.

je vais raconter ce qui m'est arrivé, ça pourrait vous servir puis dans un système repris, le plus coûteux sont les dépendances inconnues.

si vous avez des questions, écrivez-moi, je répondrai au mieux.

Je partage mon expérience. Si vous ne formalisez pas cela par écrit dès le départ des disputes éclateront plus tard.

À votre place j'irais par cette voie.

C'est une bonne idée d'avoir ouvert ce sujet.