Les patients demandent sans arrêt à quelle heure ouvrent les créneaux — comment gérer le planning ?

L'ouverture globale par semaine, c'est la ruée assurée pour les petites structures. Passez sur une fenêtre glissante de 7 ou 14 jours. Mettez une heure fixe le matin genre 09h30, écrit en gros sur la page d'accueil. En une semaine vous divisez les coups de fil par deux.

Ouvrir les créneaux à 00:00, c'est un vieux réflexe d'hôpital public qui nuit à l'image d'un cabinet privé. N'obligez pas vos patients à veiller. Faites-le pendant les heures ouvrées pour que le secrétariat puisse dépanner immédiatement en cas de pépin technique ou de souci de validation.

Dans notre propre clinique, on ouvrait le lundi matin, notre ligne était saturée. L'année dernière, on est passés à un modèle glissant sur 15 jours. Notre nombre d'appels quotidiens est passé d'environ 80 à 15, et le taux de no-show a aussi nettement baissé pcq les gens ne prennent plus des créneaux au hasard des semaines à l'avance.

Le système glissant c'est bien beau mais cette fois votre site peut se bloquer chaque matin à 10h00. Si la demande dépasse largement l'offre, changer l'heure ne fait que déplacer le feu. Est-ce que votre capacité suffit vraiment pour 40 patients, il faut d'abord mettre ça sur la table.

nous on a eu le même souci au salon de coiffure. on a écrit tous les jours à 11h dans la bio instagram et le statut whatsapp que le jour de la semaine suivante s'ouvre les gens s'y sont habitués maintenant plus personne ne demandde quand ça ouvre.

Correction : je me suis trompé sur le chiffre, c'était un peu plus bas.

Mais pour les rendez-vous annulés, quelle est votre règle ? Quand quelqu'un annule son rendez-vous, ce créneau retombe immédiatement dans le système ou bien il est libéré en bloc à une heure précise ? Ça aussi ça peut pousser les patients à rafraîchir la page sans arrêt.

Lors de la transition, je vous conseille de suivre cet ordre : 1) Prévenez les patients actuels par SMS au moins une semaine à l'avance du nouveau fonctionnement des horaires. 2) Fixez l'info horaire tout en haut du formulaire de rendez-vous. 3) Activez une fonction liste d'attente pour les créneaux pleins, comme ça la place libérée se remplit automatiquement.

edit : j'ai corrigé quelques fautes de frappe.

Si votre logiciel le permet, activez absolument le module de liste d'attente. Si le client qui ne trouve pas de rendez-vous y laisse son nom, quand quelqu'un annule un SMS part à la personne suivante. Ça augmente beaucoup la satisfaction client et ça met fin au trafic téléphonique du personnel.

J'ai travaillé longtemps sur ce sujet. Les décisions hâtives finissent par être corrigées six mois plus tard.

Commencez par un petit test, ne vous engagez pas sur tout d'un coup. C'est mon avis, je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

c'est vrai en théorie, mais ça ne marche pas ainsi en pratique.. et si vous obtenez trois réponses différentes sur un sujet, la question est mal posée.

j'espère que cela vous sera utile.

Il y a un point que je ne comprends pas. Commencez par un petit test, ne vous engagez pas sur tout d'un coup.

Merci de partager le résultat.

J'ai travaillé longtemps sur ce sujet. Calculez sur le coût annuel total, pas sur la facture mensuelle.

Pour entrer dans le détail : Quand on décide sans mesurer, on revient toujours au même point.

C'est confirmé par l'expérience.

il y a aussi un aspect mesure à considérer mais genre ce que tout le monde fait ne signifie pas que c'est la bonne chose.

avant de décider, regardez quelles données vous avez en main. genre si vous avez des questions écrivez-moi je répondrai au mieux.

Je vais défendre l'opposé, ne m'en veuillez pas. Mesurez d'abord, segmentez ensuite. Dans cet ordre, les débats cessent.

Trois avis différents sont sortis, ils se complètent tous... genre si c'est une première, commencez petit l'échelle viendra plus tard.

Ce qui nous faisait perdre le plus de temps c'était l'absence de clarté sur qui prenait les décisions. C'est mon avis je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

Pour entrer dans le détail : Avant de décider, regardez quelles données vous avez en main.

Quand on décide sans mesurer, on revient toujours au même point. Bien sûr, cela change si votre situation est différente.