Utiliser un tableur au lieu d'un logiciel de suivi des charges de copropriété, jusqu'où c'est raisonnable ?

Dans notre immeuble de 18 appartements on a tenu trois ans avec le tableur. Mais quand deux appartements sont passés en recouvrement judiciaire, j'ai dû rapprocher à la main 14 mois de reçus pour sortir un relevé à l'avocat et j'y ai perdu deux semaines. On est passés à un système cloud pour 2.400 TL par an, ça fait seulement 11 TL par mois et par appartement. Cette dépense a complètement mis fin aux discussions inutiles.

Avant de basculer, vous pouvez tenter une solution intermédiaire. Via des tableurs en ligne définissez pour chaque appartement un lien en lecture seule vers un résumé d'une page. Si vous gardez votre page principale recettes/dépenses masquée et ne partagez qu'un tableau croisé dynamique avec juste le numéro d'appartement et le solde vous répondez à la demande de transparence sans logiciel.

chez nous y'a 12 apparts ça fait 5 ans que je tiens sur excel j'ai jamais eu de souci. le plus important c'est de télécharger le relevé bancaire chaque fin de mois et de faire le rapprochement colonne par colonne. même avec un logiciel les données s'y mettent pas par magie, au final tu les saisis toujours une par une.

Pour fixer le seuil de passage au logiciel, regardez ces trois critères : 1) quand le nombre d'appartements dépasse 20, 2) quand on collecte des équipements échelonnés en plus des charges régulières, 3) quand vous voulez que les données passées restent compréhensibles en transmettant la fonction de syndic à un autre voisin. Si deux de ces conditions sont réunies, le logiciel n'est plus un luxe mais un besoin.

Les éditeurs promettent aux petits immeubles de tout résoudre en un clic mais en coulisses, si tu oublies de saisir les données, le système devient inutile. En plus ils augmentent leurs prix chaque année, et certains restreignent l'accès à vos anciennes données si vous ne renouvelez pas l'abonnement la deuxième année. Avec le tableur, le contrôle est entièrement à vous, pas de dépendance externe.

une chose que je me demande, ce genre de logiciels prêts à l'emploi facturent-ils un forfait SMS supplémentaire quand ils envoient automatiquement des SMS ou des notifications aux téléphones des copropriétaires ? ou est-ce que tout est inclus dans la licence annuelle ?

Quand l'argent entre en jeu les voisins usent le syndic au moindre doute mon vieux. Sur 14 apparts, ajouter 10-15 lires par mois aux charges ne secoue personne. Comme ça tu as l'esprit tranquille et chacun voit son relevé sur son propre écran, au lieu de te demander des comptes ils regardent le système.

Si vous voulez rester sur le tableur ne sautez pas deux étapes pour la sécurité des données. D'abord, gardez le fichier non pas sur votre ordinateur perso mais sur un cloud chiffré et activez la double authentification. Ensuite, le dernier jour de chaque mois, imprimez le tableur en PDF et ajoutez-le au registre de contrôle ; ainsi vous évitez le risque que d'anciennes cellules soient corrompues par erreur.

Merci d'avoir écrit cela, c'est exactement ça. Trouver un nouveau client coûte plus cher que fidéliser un client existant.

Si vous ne formalisez pas cela par écrit dès le départ, des disputes éclateront plus tard.

Enregistré.

J'ai vécu exactement la même chose il y a deux ans. L'erreur commise du côté de logiciel de suivi des charges de copropriété est généralement réversible mais coûteuse.

À votre place, j'irais par cette voie.

Il est rare de trouver un texte qui explique les choses aussi clairement.

La discussion part dans tous les sens, je recentre. Le vrai problème n'est pas le chiffre, mais la base sur laquelle il est calculé.

Sujet très actuel. La réponse varie beaucoup selon le secteur, il n'y a pas de règle générale.

J'ai vécu la même chose.

C'est noté merci.

C'est globalement vrai, mais il manque un point. Prendre des notes pendant deux semaines donne de meilleurs résultats qu'une estimation de six mois.

J'espère que cela vous sera utile.

Je parle du point de vue du fournisseur, c'est mon côté. N'entrez dans aucun accord sans plan de sortie.