Réponse courte : un volume de 20 candidatures par mois est techniquement très simple à gérer avec un logiciel gratuit mais le risque juridique ne vient pas de l'outil lui-même plutôt des processus de conservation et de purge des données. En Allemagne face aux éventuels recours liés à l'AGG, les données ne peuvent généralement être conservées que 6 mois maximum après le refus ; or la plupart des outils gratuits n'intègrent ni suppression automatique, ni contrat de sous-traitance des données aux normes de l'UE.
Le premier critère à vérifier sur un outil gratuit c'est l'accord de sous-traitance des données (AVV / DPA) avec l'éditeur. Les serveurs doivent impérativement être situés dans l'Union européenne et le système ne doit pas transférer de données à des tiers. Si le forfait gratuit ne permet pas de signer cet accord ou si les données partent vers des pays tiers, éliminez directement l'outil.
Le deuxième point critique c'est l'automatisation de la suppression des données. 20 candidatures ça paraît peu mais ça fait 240 dossiers de données personnelles par an. Après un refus impossible de conserver les données sans le consentement explicite du candidat. Les outils gratuits ne proposent généralement pas d'anonymisation ou de purge automatique au bout de 180 jours ; vous devrez donc tout supprimer manuellement via un calendrier et un seul profil oublié peut vous exposer à une amende en cas de plainte.
Si votre budget est serré, vous avez deux options : soit partir sur un outil gratuit basé dans l'UE qui fournit un contrat de traitement des données en calant les purges sur un calendrier de contrôle interne strict ; soit allouer un petit budget de 30 à 50 EUR par mois pour une formule d'entrée de gamme qui automatise cette conformité de base.