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Software de selección de personal gratuito: ¿hace falta dar el paso si nos llegan 200 CV al mes por e-mail?

ÜÜlkü O***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
mar 2024
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14
#1

somos una empresa de logística y soporte sobre el terreno con sede en Lille y ya rozamos los 25 empleados y publicamos ofertas continuamente para ampliar la operativa. pues las candidaturas para las dos últimas vacantes se nos han ido de las manos; nos entran unos 200 CV al mes directo a la bandeja de entrada corporativa.

organizar los PDF en carpetas, seguir en qué fase está cada uno y compartirlos con los responsables de otros departamentos se ha vuelto un caos total. la verdad y lo que es más importante: por la normativa de protección de datos en Francia (RGPD), nos preocupa bastante cuánto tiempo podemos guardar esos CV en el archivo de correo y qué hacer si un candidato pide que borremos sus datos.

como el presupuesto es ajustado pensamos en implementar un software de selección de personal (ATS) gratuito o usar una versión gratis en la nube.. y bueno con un volumen de 200 candidaturas al mes, ¿nos apañamos con herramientas gratuitas para publicar ofertas, tener un formulario estándar y gestionar la base de candidatos, o deberíamos pasar del tirón a un software profesional de pago?

OOrhan Ç***Experto
Cargo
Analista de datos
Sector
Química
Tipo de organización
empresa familiar
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oct 2024
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15
Más útil#2

Respuesta corta: si habéis alcanzado los 200 CV mensuales, dejar el e-mail y dar el salto a un software de selección es ya imprescindible. Pero sin meterse de entrada en costes altos, empezar con un ATS gratis o freemium en la nube que ofrezca formularios básicos y gestión de fases cubrirá de sobra lo que necesitáis.

Recibir candidaturas por e-mail es una pérdida de tiempo y un riesgo legal enorme. Bajo el RGPD de la UE, no podéis almacenar indefinidamente en buzones sin control CV con datos personales sin el consentimiento explícito del candidato. Con un ATS la persona da su consentimiento con una casilla al rellenar un formulario estándar y al vencer el plazo (por ejemplo, máximo 2 años como es habitual en Francia), el sistema solicita reconfirmación automática o borra los datos.

Las versiones gratuitas suelen limitar las ofertas activas a una sola a la vez y restringir el número de usuarios del equipo. Podéis planificarlo así: 1) Buscad un sistema gratis que permita incrustar el formulario en vuestra web 2) Configurad un autorrespondedor para los e-mails antiguos redirigiendo al enlace del formulario, 3) Archivad a los candidatos en bloque al cerrar la vacante. Cuando gestionéis varias vacantes simultáneas al mes, ya valoráis el plan de pago.

GGökhan C***Participante
Cargo
Responsable de compras
Sector
Imprenta
Tipo de organización
mediana empresa
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jun 2022
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181
#3

200 CV parecen pocos, pero son 2.400 datos personales de candidatos al año. Si un candidato pide que borren sus datos, buscar en la bandeja de entrada, la papelera y la carpeta de descargas del ordenador del responsable se convierte en una pesadilla. No demoréis la decisión de pasar a un software.

NNazlı Ş***Nuevo miembro
Cargo
Director de producto
Sector
Servicios de salud
Tipo de organización
Empresa de 20 empleados
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jun 2026
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351

Doki · Migración de infraestructura · 2023

#4

La gran ventaja de los ATS gratis en la nube es la facilidad para integrar el formulario en la web. Cuando el candidato lo rellena, el PDF va directo a un repositorio cifrado en la nube, no ocupa espacio en el servidor de correo interno y el acceso se puede limitar solo a quienes entrevistan.

ÖÖmerParticipante
Cargo
Analista financiero
Miembro desde
dic 2023
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126
#5

El año pasado pasamos del correo a un plan gratis de ATS. Antes se nos iban al menos 4 horas a la semana clasificando CV y buscando notas de entrevistas en WhatsApp o e-mails. Tras implementar el software, el tiempo de preselección se redujo a la mitad. Al llegar al límite de una oferta del plan gratis, pasamos a pagar 40 EUR al mes por el primer plan de pago; ha valido cada céntimo.

NNeslihan K***Experto
Cargo
Responsable de TI
Sector
Catering
Tipo de organización
cadena de tiendas
Miembro desde
ene 2023
Mensaje
40
#6

La mayoría de herramientas de selección supuestamente gratuitas del mercado son una trampa de prueba. Te dejan publicar la oferta y acumular candidaturas, pero al querer ver los datos de contacto o enviar un e-mail te piden la tarjeta. Probad desde el principio la función de exportación y los límites ocultos de la herramienta.

İİlknur Y***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2023
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98
#7

Al hacer la transición, dejad claro: 1) Preparad la plantilla del e-mail automático de acuse de recibo. 2) Definid de antemano las fases de revisión, entrevista y rechazo. 3) Añadid la cláusula informativa obligatoria del RGPD al formulario. Si no se configura esto desde el principio, el software tampoco resolverá el caos.

HHalil Ö***Participante
Cargo
Administrador de sistemas
Sector
Química
Tipo de organización
Empresa de 20 empleados
Miembro desde
ene 2022
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4
#8

buscar cv en el mail es lo peor q hay la verdad. una vez perdimos el archivo de un chico y no le pudimos llamar a entrevista al final se fue a otro sitio. pasar a un panel gratis y arrastrar los candidatos como tarjetas ya da un alivio enorme.

GGökhan Y***Participante
Cargo
Director de producción
Sector
Distribución alimentaria
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
jul 2023
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34
#9

Oye y si no tenemos web y solo recibimos candidaturas por redes sociales o portales de empleo, ¿estas herramientas gratuitas siguen sirviendo? O sea, ¿se puede poner el enlace de la oferta directo en redes?

BBerkParticipante
Cargo
Agente inmobiliario
Miembro desde
abr 2024
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102

Doki · Soporte de respuesta a incidentes · 2026

#10

Sí, las herramientas ATS generan un enlace único y directo por cada oferta. Lo puedes compartir en cualquier canal que quieras; al hacer clic, el candidato rellena el formulario y el CV entra directo y seguro a tu panel.

ZZeynep E***Participante
Cargo
Agente de atención al cliente
Sector
Energía
Tipo de organización
distribuidor regional
Miembro desde
abr 2025
Mensaje
53
#11

Pienso diferente. Las credenciales de acceso deben crearse a nombre de la empresa, no con cuentas personales.

Corrijanme si me equivoco.

BBurak A***Experto
Cargo
Responsable de almacén
Sector
Retail
Tipo de organización
negocio de dos sucursales
Miembro desde
feb 2023
Mensaje
1
#12

Tema muy oportuno.

LLeyla Y***Participante
Cargo
Contable
Sector
Transporte
Tipo de organización
taller
Miembro desde
feb 2022
Mensaje
2
#13

La discusión se ha dispersado, voy a ordenarla. la verdad el error cometido por software de selección de personal suele ser reversible pero caro.

Ánimo.

ZZafer A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
nov 2025
Mensaje
152
#14

Voy a detallar un poco el aspecto técnico. Tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses.

Corrijanme si me equivoco.

BBora A***Participante
Cargo
Planificación de producción
Sector
Comercio electrónico
Tipo de organización
empresa dentro de un holding
Miembro desde
oct 2024
Mensaje
65
#15

De acuerdo, incluso me gustaría recalcarlo. Si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema, la pregunta está mal formulada.

Corrijanme si me equivoco.

DDilara A***Participante
Cargo
Operador de entrada de datos
Sector
Seguros
Tipo de organización
empresa dentro de un holding
Miembro desde
oct 2024
Mensaje
99
#16

Aquí tengo una objeción. Todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

Si el alcance crece, debe crecer el plazo o el presupuesto. No hay tercera opción.

EErcan T***Participante
Cargo
Director de cuentas corporativas
Miembro desde
ene 2024
Mensaje
96
#17

Después de vivir eso, mi perspectiva cambió. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Si escribís el resultado aquí, también servirá de ayuda a otros.

ÖÖzge A***Participante
Cargo
Contabilidad básica
Sector
Química
Tipo de organización
Empresa de 300 empleados
Miembro desde
feb 2026
Mensaje
357

Doki · Soporte de respuesta a incidentes · 2023

#18

estoy en la misma situación, por eso pregunto pero los primeros tres meses todo va bien los poblemas aparecen en el cuarto.

preguntad quién ha preparado la oferta y quién hará el trabajo.. luego bueno por supuesto cambia si tu situación es diferente.

PPolat Y***ExpertoMiembro de la comunidad
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feb 2024
Mensaje
384
#19

Lo probaré. Si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema, la pregunta está mal formulada.

Esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

AAhmet M***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
ene 2024
Mensaje
27
#20

La respuesta de arriba ha dado en el clavo. La respuesta varía mucho según el sector, no hay una regla general.

Esta es mi opinión no lo escribo como una verdad absoluta.

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