¿Es viable usar software open source en la administración de fincas para 3 edificios?

Se ven módulos comunitarios para ERPs open source, pero casi todos están pensados para el cobro de alquileres. Llevar fondos obligatorios por ley en cuentas separadas, como el fondo de reserva de obras (fonds de travaux loi Alur), requiere mapear cuentas a medida en la base de datos para no meter la pata.

En un edificio de 26 vecinos estuvimos 2 años apañándonos con Excel y una herramienta open source. Al cerrar el año, un propietario amenazó con impugnar la junta por un descuadre de 42 euros en el redondeo del ascensor. Nos pasamos corriendo a un programa homologado pagando 28 EUR al año por piso y mano de santo.

Ojo, 3 edificios son 3 entidades jurídicas distintas con 3 cuentas bancarias independientes. Probante bien que el software open source sea multiempresa (multi-company). Si mezcláis 3 comunidades en una sola cuenta, os podéis meter en un lío legal serio.

Ser administrador voluntario ya es bastante ingrato por los roces con los vecinos. Si encima te tienes que comer actualizaciones de servidor, copias de seguridad y fallos del programa, te quema la vida. A la mínima que falle algo, la culpa va a ser tuya.

Si van a elegir un software de código abierto, hay 3 funciones básicas que deben buscar en el sistema: 1) Motor de distribución de gastos basado en cuotas de participación, 2) Generación de archivos para cobro automático de cuotas en formato SEPA, 3) Extractos de saldo independientes y detallados para cada propietario.

en nuestro edificio tmb dijimos de poner código abierto y al final ningún propietario entró ni a mirar... todos volvieron a pedir papel y correo nos quedamos pagando el servidor para nada

Asumir la responsabilidad de 3 edificios y 38 viviendas requiere mucho valor, felicidades. En mi opinión no se desgaste con código o adaptando plantillas. Explíquele la situación a los propietarios añada el presupuesto del software como una pequeña cuota en los gastos comunes y use una herramienta profesional.

Es una obligación legal que el administrador mantenga una cuenta bancaria separada (compte séparé) para cada edificio. Que el software que vaya a utilizar pueda importar automáticamente los movimientos bancarios (formatos OFX o similares) aportará transparencia en las revisiones de los auditores financieros.

El año pasado nos pasó casi exactamente lo mismo. en fin un informe semanal por escrito funciona mucho mejor que preguntar por fechas.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

Pienso diferente. Un informe semanal por escrito funciona mucho mejor que preguntar por fechas.

Cuanto más difícil sea revertir una decisión, más despacio debéis tomarla. Corrijanme si me equivoco.

¿Podría ampliar un poco esto? no tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

el sistema sigue vivo después de la entrega; el mantenimiento es una partida aparte y en fin eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

de acuerdo incluso me gustaría recalcarlo. todo lo que no está por escrito ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

esta es mi opinión no lo escribo como una vedad absoluta.

A nosotros también nos pasa.

Correcto.

Me han quedado claras las dudas, gracias.

Estoy de acuerdo.

Si no me equivoco, quieres decir esto: Ningún proceso mejora si no se registran datos porque no sabes qué tienes que arreglar.

El código sin documentación de instalación, aunque lo tengas, no es tuyo. También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

Este enfoque tiene un coste, y no se habla de ello. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Cada "lo miramos luego" en una reunión es trabajo no presupuestado. Corrijanme si me equivoco.