Llevo las cuotas del edificio en Excel, ¿a partir de cuántos departamentos conviene cambiar a un software?

En nuestra urbanización de 48 pisos aguantamos 3 años con Excel. El año pasado nos pasamos a un software; pagamos 22 TL mensuales por vivienda. Antes me tiraba al menos 8 horas al mes cruzando justificantes bancarios, ahora no me lleva ni 5 minutos al día. Lo mejor ha sido que se cobra muchísimo más rápido; para el día cinco ya ha entrado casi todo el dinero.

El programa tampoco es la solución a todos los males. Nosotros lo cogimos para nuestro bloque de 24 pisos y a los dos meses los vecinos mayores dijeron que no entendían la app y volvieron a intentar darle el dinero en mano al portero. Tampoco la integración bancaria va fina con todos los bancos, algunos te cobran un extra cada mes por el servicio de extractos. Para menos de 30 pisos me parece que un Google Sheets bien montado sigue siendo más que suficiente.

No firméis un compromiso anual a la primera de cambio. Sacad el tema en la próxima junta general e incluid claramente el coste del software en el presupuesto de gastos. Si no lo registráis en el libro de actas como gasto de gestión, luego puede salir alguno protestando y diciendo que habéis gastado dinero en un programa de cuotas sin consultar.

conozco de sobra el calvario de buscar justificantes, te hace aborrecer a los vecinos. a mí me pasó lo mismo en un edificio de 20 pisos. pues en vez de estar con el estrés de que se rompa la tabla o se desbaraten las fórmulas subir un pelín la cuota y pasarse a un programa te salva la salud mnetal lo recomiendo totalmente.

Si vais a seguir con Excel, asignad a cada piso un código de concepto único, bajad los extractos del banco en CSV y cruzadlos con fórmulas. Sin embargo, con 32 pisos, el cálculo de recargos por mora y el seguimiento de saldos pendientes en Excel son muy propensos al error humano, lo que puede causar problemas en caso de disputas legales.

nosotros en 18 pisos seguimos con excel pro todos los meses colgamos el papel impreso en el tablón y nadie protesta. pues para mas de 30 pisos yo tmb creo q hace falta programa se hace imposible llevar el control.

De conformidad con la Ley de Propiedad Horizontal, el administrador tiene la obligación de rendir cuentas y presentar la contabilidad a los auditores. Dado que las hojas de cálculo no constituyen una prueba contable legal, un software que permita generar un extracto del libro de contabilidad oficial otorga seguridad jurídica ante un eventual litigio.

edit: he corregido unas erratas.

¿Qué tal es la rotación de inquilinos en el edificio? Si cambian continuamente, los saldos arrastrados y las partes que corresponden al propietario se vuelven un caos absoluto en Excel. ¿Y tenéis vecinos que quieran pagar las cuotas con tarjeta de crédito?

Este enfoque tiene un coste, y no se habla de ello. Las credenciales de acceso deben crearse a nombre de la empresa, no con cuentas personales.

Esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

Buen trabajo.

¿Podría ampliar un poco esto? Si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema, la pregunta está mal formulada.

Si escribís el resultado aquí también servirá de ayuda a otros.

Es correcto en general, pero falta un detalle. Si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

Me han quedado claras las dudas, gracias. Todos los que se apresuran con control de cuotas de mantenimiento en Excel se atascan en el mismo punto.

Corrijanme si me equivoco.

Tomo nota gracias.

el año pasado nos pasó casi exactamente lo mismo. bueno cada "lo miramos luego" en una reunión es trabajo no presupuestado.

el código sin documentación de instalación, aunque lo tengas, no es tuyo y lo dejo como nota por si sirve.

Yo pasé por esto, déjenme contarlo. Si no se definen los criterios de aceptación cuándo termina el trabajo es discutible.

Esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

Lo probaré.

Llevé mucho tiempo con este asunto. La gente no defiende el proceso defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Si escribís el resultado aquí, también servirá de ayuda a otros.