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¿Sirve un software gratuito para una clínica veterinaria o terminaremos pagando el doble después?

VVeli Y***Participante
Cargo
Analista de datos
Sector
Comercio electrónico
Tipo de organización
Empresa de producción de 40 empleados
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nov 2023
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91

Doki · Contrato de mantenimiento de servidores · 2024

#1

Tenemos una pequeña clínica veterinaria en Múnich que gestionamos entre dos veterinarios y un asistente. Actualmente tenemos unos 450 pacientes activos registrados (gatos perros y mascotas pequeñas). Durante años hemos llevado las citas en la agenda y el historial de vacunas y tratamientos en tablas sencillas y carpetas físicas. Ahora queremos centralizar la gestión de citas fichas de pacientes y facturación en un solo sistema.

Para no descuidar nuestro presupuesto, empezamos a probar un software gratuito en la nube para clínicas que encontramos en internet. Al principio la interfaz nos pareció práctica, pero tengo serias dudas sobre los estándares de la DSGVO en Alemania dónde se alojan los servidores y la posibilidad de exportar el historial de los pacientes si el día de mañana queremos cambiar a otro sistema. Además no sé si podremos emitir facturas acordes con la tarifa oficial de honorarios veterinarios de Alemania.

¿Alguien por aquí ha pasado por esto? en fin ¿De verdad se puede llevar esto a coste cero o terminará saliendo el doble de caro por pérdida de datos o dolores de cabeza en la migración creyendo que estábamos ahorrando?

İİsmail T***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
ene 2024
Mensaje
418
Más útil#2

Respuesta corta: aunque el software gratuito para clínicas solucione tareas básicas como el registro de citas, a la larga resulta mucho más caro cuando entran en juego el historial de los pacientes, el cumplimiento normativo y la portabilidad de datos. Incluso para una clínica pequeña, la vía más segura es empezar desde el principio con un sistema que permita la exportación total de datos y cumpla las regulaciones locales.

La gran trampa de este tipo de herramientas gratuitas es el bloqueo de datos. Tras registrar durante un año el calendario de vacunas, notas quirúrgicas y analíticas de 450 pacientes, si quieres irte, no te dan tus datos como una base de datos estructurada, sino como documentos PDF fragmentados. Para migrar esos datos a un sistema nuevo, tendrás que pagar a un programador o a un asistente cientos de horas de trabajo.

El segundo punto crítico es la tarifa de honorarios veterinarios (GOT) en Alemania y la normativa fiscal. El módulo de facturación debe cargar automáticamente los números de posición actualizados de la GOT y mantener registros inalterables a posteriori según las normas GoBD. El software gratuito genérico carece de este cumplimiento, lo que genera un riesgo grave de sanciones por facturación incompleta o irregular en caso de auditoría.

Mi recomendación es que, en vez de una herramienta 100% gratuita, optéis por programas veterinarios locales que cuesten entre 40 y 80 EUR al mes, con servidores dentro de la UE y que permitan exportar datos en CSV o SQL estándar. Esa pequeña cuota inicial no es nada comparada con el coste de perder datos o hacer migraciones manuales en el futuro.

BBurak Ö***Experto
Cargo
Operador de entrada de datos
Sector
Deportes y fitness
Tipo de organización
cooperativa
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mar 2022
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104
#3

Prueba hoy mismo la función de exportación en los ajustes del software que estás probando. ¿Te da un archivo de base de datos en bruto (JSON o CSV) o solo imprime lo que ves en pantalla? Si no puedes sacar datos en bruto, cada ficha médica que introduzcas quedará secuestrada.

HHüseyin S***VeteranoMiembro de la comunidad
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jul 2022
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175
#4

En Hannover, en una clínica de tamaño similar, primero montamos algo de código abierto gratuito. Le pagamos 600 EUR a un informático para la instalación y copias de seguridad, y a los 6 meses el complemento petó. Al final nos rendimos y pasamos a un software especializado por el que pagamos 65 EUR al mes; nos ahorramos 4 horas a la semana solo en facturación.

EEbru Y***Experto
Cargo
Estratega de contenidos
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nov 2023
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186
#5

Antes de elegir un software debéis verificar oficialmente estos tres criterios: 1) Que el contrato de tratamiento de datos cumpla con la DSGVO, 2) Que los servidores estén dentro de la UE, 3) Que tenga una infraestructura de archivo compatible con los plazos de conservación de fichas médicas exigidos por el colegio de veterinarios.

NNecati G***ExpertoMiembro de la comunidad
Miembro desde
nov 2024
Mensaje
409
#6

Hay que cuestionar el modelo de negocio de una empresa que ofrece un servicio en la nube gratis. Los costes de servidor, copias de seguridad y seguridad no son gratuitos. Si no te cobran a ti, ¿cómo sabes que no anonimizan los datos de los dueños de las mascotas y los usan para marketing? Es un riesgo que no merece la pena tomar.

AAlper P***Participante
Cargo
Administrador de sistemas
Sector
Inmobiliaria
Tipo de organización
Empresa de 20 empleados
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ago 2024
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85
#7

Revisa esto en tu software actual: 1) ¿Vienen predefinidos los códigos oficiales GOT?, 2) ¿Te cobran un extra por enviar recordatorios automáticos de vacunas por SMS o email a los clientes?, 3) ¿Puedes guardar registros de urgencia sin conexión si se cae internet?

İİbrahim T***Nuevo miembro
Cargo
Diseñador gráfico
Sector
Energía
Tipo de organización
cadena de tiendas
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jun 2026
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90
#8

empezar con un software gratis y luego migrar los datos a otro lado es una pesadilla total. pues conozco a un veterinario q se volvio a las tablas de excel pillaros algo en condiciones desde el principio y os quitais de líos.

HHavva K***Participante
Cargo
Contabilidad básica
Sector
Servicios de limpieza
Tipo de organización
agencia boutique
Miembro desde
may 2024
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145
#9

No hace falta que os atéis a contratos anuales de entrada. La mayoría de softwares veterinarios profesionales ofrecen una prueba gratuita de 30 días. En vez de pacientes reales, cread 3 o 4 casos ficticios, probad a emitir facturas y sacar informes, y ved la diferencia vosotros mismos.

OOnur M***Veterano
Cargo
Director de tecnología
Sector
Electricidad-electrónica
Tipo de organización
cadena de tiendas
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ago 2024
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19

Doki · Prueba de penetración · 2026

#10

Guardado.

DDeniz Ö***VeteranoMiembro de la comunidad
Miembro desde
jun 2023
Mensaje
238
#11

Aquí hay que hacer una distinción. Si el alcance crece, debe crecer el plazo o el presupuesto. No hay tercera opción.

Esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

KKübra G***Participante
Cargo
Representante de ventas de campo
Sector
Derecho
Tipo de organización
mediana empresa
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mar 2024
Mensaje
7
#12

A nosotros nos pasó esto. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Comprobado por experiencia.

BBora Z***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
mar 2024
Mensaje
55
#13

Permíteme resumir lo que se ha dicho hasta ahora. Las credenciales de acceso deben crearse a nombre de la empresa, no con cuentas personales.

OOnur K***Experto
Cargo
Director de I+D
Miembro desde
ago 2023
Mensaje
142
#14

Yo también pienso lo mismo. Antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano.

Corrijanme si me equivoco.

VVeli Y***Participante
Cargo
Representante de ventas de campo
Sector
Deportes y fitness
Tipo de organización
cadena de tiendas
Miembro desde
jun 2024
Mensaje
45
#15

Hay que ir paso a paso... Si no se definen los criterios de aceptación cuándo termina el trabajo es discutible.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

KKORİEquipo Doki
Cargo
Moderador del foro
Sector
Ciberseguridad y digital
Tipo de organización
Doki
Miembro desde
ene 2023
Mensaje
2840
Vigilante#16

Esta pregunta aparece a menudo en el foro, así que dejo una guía ordenada: primero, haced un inventario —qué tenéis, dónde está y quién tiene acceso—. Cualquier medida tomada sin inventario deja abierta una puerta que no veis.

ÖÖzgür V***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
abr 2024
Mensaje
228
#17

Gracias por escribir esto, es lo correcto. Si el alcance crece, debe crecer el plazo o el presupuesto. No hay tercera opción.

Espero que le sea útil.

AAlper A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
ago 2024
Mensaje
137
#18

Me pasó lo mismo. en fin todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.

RRıdvan K***Participante
Cargo
Director de tecnología
Sector
Retail
Tipo de organización
mediana empresa
Miembro desde
oct 2023
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70

Doki · Diseño de interfaz · 2026

#19

Yo también tengo curiosidad. Cuanto más difícil sea revertir una decisión, más despacio debéis tomarla.

Si no se definen los criterios de aceptación, cuándo termina el trabajo es discutible.

HHakan Y***Nuevo miembro
Cargo
Especialista en recursos humanos
Sector
Publicidad y promoción
Tipo de organización
startup recién creada
Miembro desde
sept 2026
Mensaje
4
#20

La discusión se ha dispersado, voy a ordenarla. En un sistema heredado, lo más caro son las dependencias desconocidas.

Establecer un proceso de solicitud de cambios no ralentiza el trabajo, lo agiliza. También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

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