Pedimos un software a medida: ¿cuáles son los ejemplos reales y riesgos para pymes como la nuestra?

Estamos en el negocio del embalaje al por mayor en Düsseldorf, somos 15 personas. Hace dos años gastamos 42.000 EUR en un software de integración similar. Antes teníamos a tres empleados dedicando dos horas diarias a puntear facturas y listas de empaque a mano. Con el programa en marcha ganamos unas 30 horas semanales de mano de obra operativa y el error en el preparado de pedidos cayó casi a cero. En nuestro caso la inversión se amortizó en 14 meses.

Para las agencias siempre es más rentable escribir código desde cero que adaptar un sistema empaquetado. El mayor riesgo no es que el proyecto no se termine, sino que al acabar la agencia reduzca el soporte o suba la hora de mantenimiento a 150 EUR. ¿Habéis exprimido al máximo las API y webhooks de un software estándar? Aseguraros de que las herramientas SaaS modernas del mercado no se pueden conectar entre sí antes de meteros en código a medida.

No lo hagáis todo de golpe pagando 38.000 EUR. Dividid el proyecto en módulos. En la primera fase pedid solo una interfaz móvil sencilla para que el equipo de campo dé de baja las piezas y su conexión a la base de datos actual. Resolved esa parte por unos 10.000 EUR y probadla en el terreno. Si el equipo se adapta y el sistema funciona fino, ya añadiréis el resto de módulos de proveedores.

nosotros tmb cometimos un error parecido al principio. la agencia nos prometió un sistema gigante q lo haría todo y a los 8 meses nos entregaron algo q no se diferenciaba de un excel complejo. pa mí lo mejor es centrarse en un solo proceso dnd el personal pierda más tiempo y resolver lo demás con programas estándar.

¿Cómo vienen exactamente los formatos de datos de vuestros proveedores? Si trabajan con formatos antiguos como EDI o CSV, existen servicios de integración cloud ya listos que hacen esa conversión. ¿No se podría programar solo una capa conversora en vez de un software completo desde cero? ¿Habéis hablado este punto en detalle con la agencia?

La fase del contrato es más crítica que la técnica. Exigid estas condiciones a la agencia: 1) Todo el código fuente y repositorio git se guardará en vuestro propio servidor en cada versión. 2) Se utilizarán lenguajes y frameworks de código abierto comunes, nada de librerías cerradas inventadas por la agencia. 3) Garantía de corrección de errores gratuita durante tres meses. No os metáis con una agencia que no acepte esto.

Hace cinco años firmamos con una agencia por el gusanillo de 'tener algo a medida' para la parte de logística. El desarrollador principal de la agencia se fue y el proyecto se paró tres meses. El chaval nuevo no entendía el código viejo y dijo de rehacerlo desde cero. En el segundo intento nos enfocamos solo en la optimización de rutas con una interfaz superfácil, y ese sistema sigue funcionando sobre ruedas. Acotar el alcance te salva la vida.

Correcto.

A nosotros nos pasó esto. El código sin documentación de instalación, aunque lo tengas, no es tuyo.

Espero que le sea útil.

Llevé mucho tiempo con este asunto. Los primeros tres meses todo va bien, los problemas aparecen en el cuarto.

Si la propiedad del código no está en el contrato, al irte no tienes poder de negociación. Lo dejo como nota, por si sirve.

Tengo una pregunta, no quiero desviarme del tema, pero... No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

El camino que parece barato suele salir caro a la larga. Las credenciales de acceso deben crearse a nombre de la empresa, no con cuentas personales.

La respuesta varía mucho según el sector, no hay una regla general. Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

Estoy siguiendo esto.

Guardado.

Hace mucho que oímos eso pero a nosotros nunca nos pasó así. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

Yo pasé por esto, déjenme contarlo... Cuanto más difícil sea revertir una decisión, más despacio debéis tomarla.

Las decisiones apresuradas son las que hay que corregir seis meses después. Yo seguiría por ese camino.

Han surgido tres opiniones distintas todas se complementan. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Si es la primera vez que lo hacéis, empezad poco a poco, la escala llegará después. Por supuesto cambia si tu situación es diferente.

Yo no me apresuraría. Si no lo pones por escrito desde el principio, luego surgen discusiones.

Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.