Rent a car pequeño: ¿software gratis o tirar de Excel hasta poder pagar uno en condiciones?

Cuando empezamos en Alicante con 10 coches usamos Excel los primeros 4 meses. ¿Qué pasó? Le desbloqueamos la fianza antes de tiempo a un cliente, luego llegó una multa de radar de 300 EUR y ya fue imposible contactar con él. Esa sola multa nos costó 3 meses de programa. A la semana siguiente contratamos el software.

Si de verdad no tienes nada de presupuesto para software, haz esto desde mañana mismo: al entregar el coche, graba un vídeo de 30 segundos con el cliente delante repasando las cuatro esquinas y el cuadro de mandos, diciendo la matrícula y la fecha en voz alta. Guarda el vídeo en una carpeta con el nombre del cliente y matrícula. Al menos frenas las quejas por daños.

Todos los programas gratis de rent a car del mercado son demos trampa. O te limitan a 3 vehículos o te plantan su publicidad en el PDF del contrato. Estando en zona de aeropuerto tienes que dar imagen profesional; si no puedes sacar un contrato limpio con tu logo, vas a perder clientes.

En cuanto empiece la temporada en Málaga vais a entregar cinco coches al día en el aeropuerto. Como te pongas a rellenar celdas de Excel de pie mientras espera el cliente, vas a sudar tú y se va a cabrear él. Hace falta un programa que te escanee el carnet y te saque el contrato con dos toques desde el móvil, endeudaos si hace falta pero pilladlo.

Al elegir software no miréis solo el precio, fijaos en estas tres cosas: 1) ¿Se puede marcar el parte de daños del coche desde el móvil? 2) ¿Tiene registro de identidad del cliente compatible con el sistema de notificación a la policía local? 3) ¿Puede hacer la preautorización del depósito con el TPV virtual del banco? Si no tiene esto, es lo mismo que usar Excel.

En España las empresas de alojamiento y alquiler de vehículos tienen la obligación de comunicar los datos de los clientes a las fuerzas de seguridad. Si se lleva una tabla de Excel manual, hay que introducir estos partes a diario uno a uno en el portal oficial; los programas especializados del sector realizan este traspaso mediante integración automática.

Al principio yo también pensé que lo solucionaría todo con Excel. Hasta metí fórmulas avanzadas y me armé una plantilla de factura automática. Pero en cuanto subió el trabajo, un empleado borró la celda que no era y nos dimos cuenta del overbooking con un coche justo al momento de la entrega. Ese día tuve que alquilarle un coche a otra empresa palmando pasta. El software no es un lujo, es un gasto obligatorio como la persiana del local.

Gracias, me ha servido de mucha ayuda.

Pienso diferente. Si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema, la pregunta está mal formulada.

Los primeros tres meses todo va bien, los problemas aparecen en el cuarto. Lo dejo como nota, por si sirve.

Si vas por ahí, resuelve esto desde el principio. Tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses.

Un cuaderno de dos semanas guía más que una previsión de seis meses. Ánimo.

El punto que más se pasa por alto sobre software rent a car es este: Si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

Yo seguiría por ese camino.

Yo también tengo curiosidad. La mayor parte de la pérdida de tiempo se acumula en los trabajos pendientes de aprobación.

Si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

No te olvides de: Conseguir un cliente nuevo es más caro que retener al actual.

Si escribís el resultado aquí también servirá de ayuda a otros.

Hay una cosa a la que hay que prestar atención. No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

Yo seguiría por ese camino.

A mí me pasó justo al revés, por eso escribo. Cambiar un hábito es más difícil y caro que establecer un sistema.

La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí. Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

Lo que voy a preguntar sonará un poco novato, perdonadme. Cambiar un hábito es más difícil y caro que establecer un sistema.

Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

¿Podría ampliar un poco esto? Conseguir un cliente nuevo es más caro que retener al actual.

Todos los que se apresuran con software rent a car se atascan en el mismo punto. Yo seguiría por ese camino.

ha sido una buena idea abrir este hilo. la verdad la mayor parte de la pérdida de tiempo se acumula en los trabajos pendientes de aprobación.