Tenemos clientes preguntando a qué hora abre el sistema de citas — ¿cómo gestionamos los horarios?

La apertura masiva semanal siempre genera caos en las pequeñas empresas. Cambien el sistema a una ventana flotante de 7 o 14 días. Pongan una hora fija de apertura, como las 09:30 de la mañana, y escríbanlo bien grande en la pantalla de inicio. Las llamadas que reciben se reducirán a la mitad en una semana.

Abrir citas a las 00:00 de la noche es un mal hábito heredado de los hospitales públicos y daña la percepción de marca de un centro de salud privado. No haga madrugar a sus pacientes. La apertura debe ser dentro del horario laboral para que la recepción pueda intervenir de inmediato si alguien tiene algún problema técnico o en la pasarela de pago.

En nuestra propia clínica abríamos el lunes por la mañana y se nos colapsaba la línea. El año pasado pasamos a un modelo flotante de 15 días. Las llamadas diarias bajaron de unas 80 a 15, y la tasa de ausencias (no-show) también se redujo considerablemente porque la gente ya no reserva por reservar con semanas de antelación.

El sistema flotante está muy bien, pero esta vez se te puede colapsar la web todas las mañanas a las 10:00. Si la demanda supera con creces a la oferta cambiar la hora solo mueve el problema de sitio. Primero habría que evaluar si de verdad vuestra capacidad da para 40 pacientes.

nos paso lo mismo en la peluqueria y pusimos en la bio de insta y en el estado de whatsapp q cada dia a las 11 se abre el dia de la semana q viene la gente ya se acostumbro y nadie escribe preguntando a q hora abren.

Corrección: recordaba mal la cifra, era un poco más baja.

¿Y qué norma tenéis para las citas canceladas? Cuando alguien cancela ¿ese hueco aparece al instante en el sistema o se liberan todos juntos a una hora concreta? Eso también puede hacer que los pacientes estén refrescando la página todo el tiempo.

Le sugiero seguir este orden durante la transición: 1) Avise a los pacientes actuales por SMS sobre el nuevo horario con al menos una semana de antelación. 2) Fije la información del horario en la parte superior del formulario de citas. 3) Active la función de lista de espera para las horas completas, de modo que los huecos libres se llenen automáticamente.

edit: he corregido unas erratas.

Si su software lo permite, active sí o sí el módulo de lista de espera. Si el cliente que no encuentra cita se apunta ahí, le llega un SMS al siguiente de la lista en cuanto alguien cancela. Esto mejora muchísimo la satisfacción del cliente y acaba con el tráfico de llamadas del personal.

Llevé mucho tiempo con este asunto. Las decisiones apresuradas son las que hay que corregir seis meses después.

Empezad con una pequeña prueba, no lo integréis todo de golpe. Esta es mi opinión no lo escribo como una verdad absoluta.

en teoría es correcto pero en la práctica no funciona así. bueno si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema la pregunta está mal formulada.

espero que le sea útil.

Hay algo que no entiendo. Empezad con una pequeña prueba, no lo integréis todo de golpe.

Le agradecería que compartiera el resultado.

Llevé mucho tiempo con este asunto. Calcula esto sobre el coste anual total, no sobre la factura mensual.

Entrando en detalle: Si decidimos sin medir, siempre acabamos en el mismo punto.

Comprobado por experiencia.

esto también tiene su parte de medición y que todo el mundo haga algo no significa que sea lo correcto.

antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano. si tenéis dudas escribid os responderé en la medida de lo posible.

Voy a defender lo contrario, no se molesten. Primero medid, luego dividid. Si seguís este orden, se acaban las discusiones.

Han surgido tres opiniones distintas todas se complementan. Si es la primera vez que lo hacéis empezad poco a poco la escala llegará después.

Lo que más tiempo nos hacía perder era no saber quién tomaba las decisiones. la verdad esta es mi opinión, no lo escribo como una verdad absoluta.

Entrando en detalle: Antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano.

Si decidimos sin medir, siempre acabamos en el mismo punto. Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.