Llevo el control de stock con una plantilla de Excel gratis, ¿en qué momento se me va a quedar corta?

Los conflictos de datos simultáneos en una plantilla no se pueden evitar. Si dos usuarios meten valores distintos en la misma celda, prevalece el del último que guarde. En un programa de inventario real hay bloqueo por fila e historial de movimientos; el stock solo cambia mediante albaranes de entrada o salida, nunca editando una celda directamente.

450 items en realidad no es un inventario enorme. Si no hay disciplina en los empleados, aunque compres el software más caro del mundo, si esa tuerca sale de la tienda y no se mete al sistema, te vas a quedar vendido igual en la tienda virtual. Puede que el problema, más que la plantilla, sea la costumbre de no pasar el código de barras o no emitir ticket al vender en físico.

A nosotros nos pasó algo parecido. En días de rebajas vendimos por internet 40 brocas que figuraban en el Excel. Resulta que se le habían vendido a un cliente al por mayor, pero el compañero apagó el ordenador sin guardar el archivo. La nota de nuestra tienda se fue al suelo de la noche a la mañana y tuvimos que disculparnos con los clientes y darles cupones de regalo de nuestro bolsillo. Ese día cerramos ese Excel.

Cuando hicimos el inventario anual, salió un descuadre de 80 mil liras entre el stock del Excel y el producto real en el almacén. Pensamos que nos habían robado, pero resulta que los productos devueltos sí se metían al archivo y los pedidos cancelados no se volvían a añadir. Estuvimos tres personas durante dos días contando todo el almacén uno por uno.

mientras no pases el lector de código de barras y descuentes con el bip esa tabla te explota en cualquier momento. nadie se sienta al ordenador cada vez q vende un tornillo a poner menos quince en la columna f, se olvida y ya.

Medida de urgencia hasta pasar a un software: Activen el historial de celdas en hojas de cálculo en la nube gratuitas y bloqueen las zonas de fórmulas como rango protegido para que los empleados no las editen. Pero esto solo protege la fórmula; no evita el error del personal que olvida registrar la venta manual, así que agilicen su plan de transición.

¿Y si pasamos a un sistema con código de barras tenemos que imprimir etiquetas desde cero para los 450 productos del almacén y escanearlos uno a uno? bueno ¿Cuántos días lleva físicamente esta transición?

No se compliquen la vida con el proceso de transición. Exporten la lista de productos de su Excel actual en formato CSV con las columnas de código de producto nombre precio de compra precio de venta y cantidad de stock actual. La mayoría de programas de stock importan este archivo con un solo clic. Con un inventario físico de 4 horas el fin de semana, pueden hacer una transición limpia al nuevo sistema.

Si no me equivoco, quieres decir esto: La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Corrijanme si me equivoco.

Le agradecería que compartiera el resultado. Al tomar decisiones, escribe también el peor escenario, no solo el mejor.

Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

No tengo ninguna experiencia en control de stock gratis, por eso pregunto. Que todo el mundo haga algo no significa que sea lo correcto.

Estoy de acuerdo.

la respuesta de arriba ha dado en el clavo. pues todo lo que no está por escrito ambas partes lo recordarán de foma distinta en el futuro.

si escribís el resutado aquí, también servirá de ayuda a otros.

hay tres cosas que revisar al hacer esto y no tengáis miedo de preguntar quien no pregunta siempre paga más caro.

preguntad quién ha preparado la oferta y quién hará el trabajo.

Yo también tengo curiosidad.

Gracias, me ha servido de mucha ayuda. La respuesta varía mucho según el sector, no hay una regla general.

Espero que le sea útil.

Tiene razón.

Tienes razón, yo también pasé por lo mismo. Antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano.