Llevo el control de cobros en Excel: ¿es suficiente o debería pasarme ya a un programa de contabilidad?

Ponle hoy mismo «Formato condicional» a la tabla. Que pinte en rojo las filas con facturas vencidas y en amarillo las que vencen en 3 días. Y si cometes el error de abrir una pestaña por cliente, déjalo ya: usa una sola base de datos principal y saca una tabla dinámica de ahí.

Para saber si Excel ya no da más de sí, fíjate en esto: 1) Si dos personas abren el archivo a la vez y hay conflictos al guardar. 2) Si no puedes enviarle al cliente un extracto de cuenta al instante. 3) Si tienes que rebuscar en los talonarios para saber qué factura se cerró con un pago parcial. Si te pasa esto, ha llegado la hora.

Nosotros seguimos usando Excel teniendo 50 clientes B2B activos. A fin de año, al conciliar cuentas con 3 clientes, nos dimos cuenta de que no habíamos anotado cobros por valor de 180.000 RUB y que habíamos duplicado 2 facturas. Tardamos tres semanas enteras en arreglarlo. Nos pasamos a un programa y al mes siguiente la conciliación nos llevó solo 4 días.

Teniendo 1.100.000 RUB en la calle el riesgo es alto; no te puedes fiar de la memoria ni de que no se mueva una fórmula hace falta un programa sí o sí.

En un negocio al por mayor parecido, mi socio arrastró sin querer una fórmula en la tabla y dejó a cero una deuda vencida de 90.000 RUB. El cliente no dijo ni pío, claro. A los seis meses la empresa quebró y no pudimos cobrar. En Excel, tocar la tecla equivocada te puede costar el beneficio de todo un mes.

Pasarse a un programa no es solo para organizarse por dentro, tb facilita las inspecciones oficiales y el cruce de cuentas con clientes. Poder sacar las actas de conciliación con un clic te da mucha más fuerza legal si hay disputas.

Ojo, no pienses q por contratar un programa todo se arregla mágicamente. Si no metes los movimientos del banco a diario o no conectas la integración bancaria, vas a tener los mismos despistes. El problema casi nunca es Excel, sino la falta de disciplina al meter los datos.

Al pasarse a un programa de gestión ¿hay q meter las facturas de los meses anteriores una a una o basta con registrar los saldos iniciales de los clientes?

Permíteme resumir lo que se ha dicho hasta ahora. Repartir el presupuesto sin saber en qué fase se pierde dinero es como tirar el dinero a ciegas.

Empezad con una pequeña prueba, no lo integréis todo de golpe. Espero que le sea útil.

Hablaré desde el otro lado, yo estoy en el lado del proveedor. Todos los que se apresuran con control de cobros excel se atascan en el mismo punto.

Corrijanme si me equivoco.

Resumen breve para nuevos usuarios: Si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

Que todo el mundo haga algo no significa que sea lo correcto.

Tengo una pregunta, no quiero desviarme del tema, pero... No entréis en ningún acuerdo sin un plan de salida.

Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.

Yo pasé por esto, déjenme contarlo. Cambiar un hábito es más difícil y caro que establecer un sistema.

Si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

Gracias, me ha servido de mucha ayuda.

Aquí hay que hacer una distinción. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.

Hace mucho que oímos eso pero a nosotros nunca nos pasó así. Un cuaderno de dos semanas guía más que una previsión de seis meses.

Eso es todo disculpa si me he extendido demasiado.

Rara vez se encuentra un texto que lo explique tan claro. Cambiar un hábito es más difícil y caro que establecer un sistema.

Si decidimos sin medir, siempre acabamos en el mismo punto. Comprobado por experiencia.

Lo probaré.