Terminsoftware monatlich oder jährlich zahlen – lohnt sich der Unterschied wirklich?

Hasan K***letzten Monat·59 Nachrichten·10.243 Aufrufe#terminplaner #software-abo #kostenanalyse #preisvergleich

Hasan K***TeilnehmerCommunity-Mitglied

Beigetreten: Apr. 2023
Nachricht: 221

letzten Monat#1

Wir betreiben ein Studio in Kadıköy mit 4 Physiotherapeuten und Pilates-Trainern. ehrlich gesagt um Terminüberschneidungen zu vermeiden automatische Erinnerungen an Kunden zu schicken und Kurspakete zu verwalten wollen wir uns eine Terminsoftware zulegen.

Bei einem Anbieter, den wir uns angeschaut haben gibt es zwei Zahlungsmodelle: monatlich 1.250 TL oder als Einmalzahlung im Voraus 10.000 TL fürs ganze Jahr. Bei der Jahresvariante läge man rechnerisch bei ca. 833 TL im Monat und würde stolze 5.000 TL im Jahr sparen... Ich möchte ungern direkt 10.000 TL auf einen Schlag raushauen, aber der Preisunterschied ist natürlich schon ein Wort.

Dazu kommt dass man für den SMS-Versand Extrapakete buchen muss und bei Online-Zahlungen pro Transaktion Gebühren anfallen. Wie handhabt ihr das in der Dienstleistungsbranche welches Zahlungsmodell macht da am meisten Sinn? Wie groß ist das Risiko sich ein ganzes Jahr zu binden und am Ende unzufrieden zu sein?

NurayTeilnehmer

Funktion: Verlag
Organisationsform: Betrieb mit zwei Filialen
Beigetreten: Okt. 2023
Nachricht: 92

letzten MonatNützlichste Antwort#2

Kurze Antwort: Sich bei einer neuen Terminsoftware direkt für ein ganzes Jahr zu binden ist riskant. Der sauberste Weg ist, die ersten 2 bis 3 Monate monatlich zu buchen, um das System, die Akzeptanz beim Personal und die versteckten Nebenkosten zu testen. Wenn alles perfekt zum Studio passt kann man immer noch aufs Jahresabo umsteigen.

Die Ersparnis von 5.000 TL klingt verlockend aber bei B2B-SaaS-Verträgen greift das klassische Verbraucher-Widerrufsrecht für gewerbliche Kunden in der Regel nicht. Wenn das Programm im Alltag durchfällt oder die Trainer mit der Oberfläche nicht klarkommen, ist es so gut wie unmöglich, von den bezahlten 10.000 TL anteilig noch etwas zurückzubekommen.

Die eigentlichen Kostentreiber bei Terminprogrammen sind selten die Basislizenzen, sondern die Nutzungsgebühren: 1) SMS-Benachrichtigungen: Bei 4 Trainern mit hoher Auslastung ist das Freikontingent oft schon nach einer Woche aufgebraucht, sodass monatlich 600 bis 1.200 TL für Extra-SMS fällig werden. 2) Transaktionsgebühren: Wenn Kunden Termine anzahlen oder Pakete direkt online buchen, zieht der Zahlungsdienstleister der Software meist 2,5 bis 4 Prozent Provision ab – das läppert sich.

Mein Rat: Zahl erst mal 2 Monate lang monatlich insgesamt 2.500 TL. Beobachte, ob das Team die Termine diszipliniert einträgt, wie schnell SMS ankommen und wie kompetent der Support reagiert. Wenn alles sitzt fragst du den Vertrieb, ob du ab Monat 3 in den Jahrestarif wechseln und die gezahlten Monatsbeiträge anrechnen lassen kannst – fast alle Anbieter machen das mit.

Sena P***Neues Mitglied

Funktion: Logistikplanung
Branche: bauwesen
Organisationsform: Filialkette
Beigetreten: Juli 2026
Nachricht: 389

Doki · Interface-Design · 2023

letzten Monat#3

wir haben damals fürs Kosmetikstudio voller Euphorie gleich das Jahresabo geholt. ende vom Lied: Bei Terminverschiebungen konnte das System keine automatischen WhatsApp-Nachrichten verschicken sondern nur teure SMS. jetzt zahlen wir jeden Monat mehr für SMS-Guthaben als für die eigentliche Software... hätten wir das bloß mal einen Monat getestet.

Ferhat A***Teilnehmer

Funktion: Vorstandsmitglied
Branche: Werbung und Marketing
Organisationsform: Firma mit 20 Mitarbeitern
Beigetreten: Juni 2024
Nachricht: 155

letzten Monat#4

Ruf den Vertrieb an und sag: „Wir testen das System mit dem Team 2 Monate monatlich. Wenn alles passt, wechseln wir ins Jahresabo – rechnet ihr uns die beiden Monate dann auf den Jahrespreis an?“ Fast alle seriösen Anbieter winken das sofort durch.

Necati G***ExperteCommunity-Mitglied

Beigetreten: Nov. 2024
Nachricht: 409

letzten Monat#5

Jahresabos sind für Softwarebuden vor allem ein Tool, um sich vorab Liquidität reinzuholen. Sobald das Geld auf deren Konto ist, steigen die Support-Reaktionszeiten gerne mal von 2 Stunden auf 2 Tage. Wer monatlich zahlt, ist König, weil er jederzeit den Stecker ziehen kann.

Damla Y***ExperteCommunity-Mitglied

Beigetreten: Feb. 2025
Nachricht: 57

letzten Monat#6

Wir wickeln mit 3 Physiotherapeuten monatlich rund 220 Termine ab. Mit Bestätigung, Erinnerung und eventueller Absage gehen im Schnitt 2 SMS pro Termin raus – also mindestens 450 SMS im Monat. Rechnet auf die 10.000 TL Grundpreis also direkt mal mindestens 3.500 TL SMS-Kosten fürs Jahr oben drauf.

Korrektur: Ich hatte die Zahl falsch im Kopf, sie war etwas niedriger.

Özge E***Teilnehmer

Funktion: Vertriebsleiter
Branche: papier
Organisationsform: Werkstatt
Beigetreten: Juni 2023
Nachricht: 50

Doki · Markenidentität · 2023

letzten Monat#7

Schau dir vor Vertragsabschluss unbedingt die Klauseln zum Datenexport an. Wenn ihr irgendwann das System wechseln wollt: Kommt ihr per Klick per Excel an alle Kundendaten, die Behandlungshistorie und offene Guthaben? Manche Anbieter lassen sich den Datenexport beim Ausstieg extra teuer bezahlen.

Taner K***Teilnehmer

Funktion: Vertriebsleiter
Branche: Fischerei
Organisationsform: mittelständisches Unternehmen
Beigetreten: Sept. 2023
Nachricht: 3

letzten Monat#8

10k sind für ein studio echt kein pappenstiel. wenn die trainer keinen bock auf die app haben oder der kalender-sync spinnt ist die kohle weg. also zahlt lieber 2 monate flexibel, dann schläft man auch ruhiger.

BatuhanTeilnehmer

Funktion: Freelance-Entwickler
Beigetreten: Feb. 2024
Nachricht: 128

letzten Monat#9

Der Klassiker schlechthin: Man freut sich über 5.000 TL Rabatt fürs ganze Jahr und ab Monat 3 kritzeln die Mitarbeiter die Termine heimlich wieder in den alten Papierkalender.

Esra T***ExperteCommunity-Mitglied

Beigetreten: Apr. 2025
Nachricht: 9

letzten Monat#10

Das Fazit ist eigentlich eindeutig: Auf dem Papier sieht der Jahresrabatt super aus, birgt operativ aber unnötige Risiken. Testet das Tool 2 Monate monatlich, behaltet den SMS-Verbrauch, die Team-Akzeptanz und den Support im Auge – wenn alles rundläuft, könnt ihr immer noch das Jahresabo eintüten.