Standard-CRM oder Individuallösung — was macht bei unserer Unternehmensgröße mehr Sinn?

Genau denselben Fehler haben wir vor vier Jahren auch gemacht. Dachten damals für unser 15-Köpfe-Team auch „muss unbedingt maßgeschneidert sein“ und haben einer lokalen Agentur 120.000 TL für ein eigenes CRM gezahlt. Im zweiten Jahr musste der Entwickler zum Militärdienst, danach hat er die Firma gewechselt. Als Fehler auftraten, wollte niemand mehr an den fremden Code ran. Am Ende haben wir das ganze Ding in die Tonne getreten und eine fertige Cloud-Lösung geholt; um das Geld und die Zeit war es echt schade.

Schließt bei einem fertigen Anbieter einen Jahresvertrag ab und bringt das Team im Außendienst sofort ins System. Bis eine Individualsoftware programmiert, getestet und praxistauglich ist, vergehen im besten Fall 8 Monate. Der Umsatz und die Kundendaten, die ihr in diesen 8 Monaten liegenlasst, sind deutlich mehr wert als die 65.000 TL Lizenzkosten.

Da ist ein Rechenfehler in der Kalkulation: 180.000 TL Initialkosten + 20.000 TL jährlich für Server/Security + mindestens 30.000 TL jährlich für Support und Wartung. Nach drei Jahren steht die Eigenentwicklung bei mindestens 330.000 TL. Das fertige CRM kostet euch in drei Jahren rund 195.000 TL. Die Amortisationsrechnung geht in der Praxis schlicht nicht auf.

Das Thema Mobile ist absolut entscheidend. Eure 8 Leute im Außendienst müssen unterwegs Angebote erfassen, Routen planen und Bestellungen aufnehmen. Schreibt euer Entwickler dafür native Apps für iOS und Android, oder stellt er euch nur eine responsive Webseite im Browser hin? Letzteres fliegt draußen ständig raus, bricht bei schlechtem Netz ab und treibt die Mitarbeiter zur Weißglut.

Kein KMU, dessen Kerngeschäft nicht die Softwareentwicklung ist, sollte sich neben seinen Kernprozessen auf eigene Softwareentwicklung einlassen. Fertige Softwarelösungen sind durch die Erfahrung tausender Unternehmen optimiert. Es gibt fertige Module, die sogar Umsatzlecks verhindern, an die du gar nicht gedacht hast.

wenn wir uns für ein fertiges CRM entscheiden und das Unternehmen später wächst oder wir auf ein anderes Programm umsteigen wlolen – können wir unsere alten Kundendaten und vergangenen Angebote problemlos exportieren?

Bevor ihr euch entscheidet, geht diese 3 Kriterien durch: 1) Ist euer Workflow eine standardmäßige Angebots- und Besuchsverfolgung oder gibt es eine sehr branchenspezifische Produktionskalkulation? 2) Gibt es in eurem Unternehmen IT-Personal, das bei technischen Problemen eingreifen kann? 3) Könnt ihr das Risiko managen, dass der Entwickler morgen kündigt?

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Genau so ist es. Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Bei uns war der größte Zeitfresser die Unklarheit darüber, wer entscheidet.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

ich habe keinerlei Erfahrung mit standard crm oder individuallösung deshalb frage ich dann fehler auf der standard crm oder individuallösung-Seite sind meist rückgängig zu machen aber teuer.

wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

Hier muss man eine Unterscheidung treffen. Budget aufteilen, ohne zu wissen, wo man verliert, ist Geld im Dunkeln verteilen.

Das war's entschuldige, wenn ich zu lang war.

Mich interessiert das auch.

Ich würde sagen lass uns nichts überstürzen. Ein zweiwöchiges Notizbuch hilft mehr als eine sechsmonatige Prognose.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

bei uns war es so und übrigens geht keine Vereinbarung ein die keinen Exit-Plan hat.

korrigiert mich fallls ich falsch liege.

Bleibe dran.

Gut gemacht.

Danke fürs Schreiben, das ist genau richtig. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.