Hunderte Bewerbungen auf eine Stelle, wir gehen unter – reicht ein kostenloses Bewerber-Tracking-System (ATS)?

Was ihr jetzt sofort tun solltet: Hört auf, die 420 Mails einzeln durchzuklicken. Schiebt alles in ein kostenloses System und richtet automatische Status-Mails ein. Schaltet die Anzeige erst mal ab oder pausiert sie, teilt den Pool in Phasen wie „Vorselektion“, „Interview“ und „Absage“ ein und filtert das Ganze auf eine Shortlist von maximal 10 Leuten herunter.

Wir haben letztes Jahr in unserem 10-Mann-Team drei offene Stellen komplett über den Gratis-Plan eines ATS besetzt. Insgesamt knapp 600 Bewerbungen durchgeschleust und keinen Cent gezahlt. Man muss halt nach jeder geschlossenen Anzeige das System komplett aufräumen, bevor man die nächste aufmacht. Hat uns locker über 500 Pfund im Jahr gespart.

Sind die 420 Bewerber alle aus dem Inland oder sind das diese typischen Massenbewerbungen aus dem Ausland, die ein Visum-Sponsoring brauchen? Wenn mehr als die Hälfte sowieso die Kriterien nicht erfüllt, baut ins Formular 2-3 Knock-out-Fragen ein wie „Haben Sie eine gültige Arbeitserlaubnis für UK?“. Das nimmt euch schneller den Druck raus als jedes ATS.

Bevor ihr euch für ein Gratis-Tool entscheidet, prüft direkt diese 3 Punkte: 1) Datenexport: Kann man CVs im Paket runterladen? 2) E-Mail-Vorlagen: Gibt es ein Limit für Absagen an mehrere Kandidaten gleichzeitig? 3) Aufbewahrungsdauer: Löscht das System Daten nach x Tagen automatisch oder kann man das manuell steuern?

Edit: Ich habe vom Handy geschrieben, entschuldigt die Tippfehler.

Der eigentliche Haken bei den meisten kostenlosen Tools ist die Datenhoheit. Manche Plattformen schnappen sich die Profile einfach für ihren eigenen Talentpool und verticken die an andere Unternehmen. Lest euch die AGBs ganz genau durch: Die Bewerberdaten müssen vertraulich bleiben und dürfen auf keinen Fall an Dritte gehen.

Wir stehen grad vor nem ähnlichen Thema, aber eine Sache check ich nicht ganz: Wenn wir die CVs einfach in nem verschlüsselten Cloud-Ordner und ner gemeinsamen Excel-Tabelle sammeln, reicht das rechtlich nicht? Muss man sich dafür echt extra ne Software ans Bein binden?

Datenschutzrechtlich sind die ausdrückliche Einwilligung der Kandidaten sowie eine ordnungsgemäße Datenschutzerklärung zwingend erforderlich. Im Rahmen der Vorgaben der Aufsichtsbehörde liegt es in Ihrer Verantwortung, Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber nach Ablauf der maximalen Frist nachweisbar zu vernichten. Bei kostenloser Software müssen Sie diese Löschfristen unter Umständen manuell überwachen.

cvs mit excel managen ist echt der absolute albtraum, den fehler haben wir auch mal gemacht. kostenlose systeme retten einem echt den hintern aber vergesst bloß nicht die anzeige zu pausieren sonst kommen jeden tag 50 neue rein und ihr seht kein land mehr.

Gut, dass du diesen Thread eröffnet hast. Wenn du zu einem Thema drei verschiedene Antworten bekommst, war die Frage falsch gestellt.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Ich sehe das anders. Suchst du einen Partner oder einen Mitgründer – das sind zwei verschiedene Dinge.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Ich fasse kurz zusammen was bisher gesagt wurde. Schreibe bei Entscheidungen auch das Worst-Case-Szenario auf, nicht nur das Beste.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Ich möchte kurz warnen. Die Übertragung von geistigem Eigentum auf die Firma muss von Anfang an geregelt sein, sonst ist sie später nicht einholbar.

Da stimme ich zu. Wer bei kostenloses Bewerber-Tracking-System hetzt, stolpert alle an derselben Stelle.

Gut gemacht. Suchst du einen Partner oder einen Mitgründer – das sind zwei verschiedene Dinge.

Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Ich fasse kurz zusammen, was bisher gesagt wurde. Wenn ihr Anzeigen schaltet, stellt den Nachweis, dass das Produkt wirklich funktioniert, ganz an den Anfang.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Ich spreche mal aus der Gegenperspektive, ich bin auf der Lieferantenseite. Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel.

Ich würde mich freuen, wenn du das Ergebnis postest.

Dem kann ich nicht ganz zustimmen. Das allein zu versuchen, ist der teuerste Weg.

Wer bei kostenloses Bewerber-Tracking-System hetzt, stolpert alle an derselben Stelle. Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.