Suchen kostenlose Verleihsoftware für ca. 20 Artikel — welche versteckten Haken übersehen wir?

Wir hatten bei 15 Beamern im Verleih so ein Gratistool im Einsatz. Im ersten Monat war alles super. Im zweiten brachte ein Kunde ein Mischpult 4 Stunden zu spät zurück; mangels automatischer Pufferzeit konnten wir die nächste Hochzeit nicht rechtzeitig beliefern und mussten 350 EUR Schadensersatz blechen. Am Ende am falschen Ende gespart.

Das Hauptziel solcher Anbieter ist es, euch mit euren Daten reinzuziehen. Sobald die 20 Artikel Kundendaten und Miethistorie drin sind wird der Export-Button (CSV/Excel) gesperrt, solange man nicht auf ein Bezahl-Abo wechselt. Prüft vorher ganz genau ob und wie ihr eure Daten wieder herausbekommt.

Wenn ihr ein Gratis-Paket testet, macht auf jeden Fall diese 3 Tests: 1) Versucht, denselben Artikel zur selben Uhrzeit über zwei verschiedene Browser zu buchen, um zu sehen, ob eine Kollisionswarnung kommt. 2) Prüft, ob sich bei verspäteter Rückgabe unkompliziert eine Verzugsgebühr abrechnen lässt. 3) Schaut nach, ob in der Bestätigungsmail an den Kunden das Logo oder Werbung des Anbieters prangt.

Wir sind letztes Jahr voller Euphorie auf so ein kostenloses Verleih-Panel umgestiegen. Am Wochenende waren 4 PA-Boxen für ein Festival vermietet. Sonntagabend kackte das Panel ab, Serverausfall – Montagfrüh wusste keiner, wer welches Equipment aus welchem Lager abholen sollte. Im Free-Plan gibt's natürlich keinen Telefon- oder Live-Support, wir haben 12 Stunden auf eine E-Mail-Antwort gewartet.

Für welches Tool ihr euch auch entscheidet: Schmeißt eure Excel-Tabelle die ersten 30 Tage auf keinen Fall weg. Lasst beides parallel laufen. Erst wenn alles deckungsgleich ist und auch die Kautionen reibungslos durchlaufen stellt ihr komplett um.

Niemand stellt euch aus reiner Nächstenliebe Server bereit, damit ihr 20 Veranstaltungstechnik-Artikel umsonst verwaltet. Entweder langen sie bei den Zahlungsgebühren kräftig zu oder im zweiten Monat heißt es plötzlich: „Pufferzeiten nur im Pro-Tarif“.

20 Artikel klingen wenig, aber das Haftungsrisiko im Verleih ist hoch. Wenn Technik beschädigt wird und ihr weder ein unterschriebenes Übergabeprotokoll noch eine Kaution habt, bleibt ihr auf dem Schaden sitzen. Wenn schon kostenlos, dann achtet weniger auf den Kalender als darauf, ob das Tool rechtssichere Protokolle und Verträge ausspuckt.

Ich habe keinerlei Erfahrung mit verleihsoftware kostenlos, deshalb frage ich. Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

Die Diskussion ist abgeschweift, ich fasse mal zusammen. Schreibe bei Entscheidungen auch das Worst-Case-Szenario auf, nicht nur das Beste.

Aus Erfahrung weiß ich das.

Es gab drei verschiedene Ansichten, die sich alle ergänzen. Beginnt mit einem kleinen Test, bindet nicht gleich alles fest.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

Meine Frage klingt vielleicht etwas naiv, entschuldigt bitte. Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

ich stimme zu. lösungen die im kleinen Maßstab funktinieren brechen bei Wachstum zusammen, das habe ich spät gelernt.

Bei uns ist es genauso.

Ich stimme voll und ganz zu. Ein Change-Request-Prozess verlangsamt die Arbeit nicht, sondern beschleunigt sie.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

ich erzähle mal was mir passiert ist, vielleicht hilft es euch. das Teuerste an übernommenen Systemen sind unbekannte Abhängigkeiten.

schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Ich schreibe mal meine Erfahrung auf... Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst gibt es später Streit.

An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Gut dass du diesen Thread eröffnet hast.