Hausverwaltung: Wir testen kostenlose Software — wo ist der Haken bei 30 Einheiten?

Als wir mit 24 Wohnungen angefangen haben, nutzten wir eine komplett kostenlose Plattform. Nach acht Monaten gab es keine Updates mehr und das System konnte die CSV-Dateien der Bank nicht mehr einlesen. Wir mussten wohl oder übel auf eine kostenpflichtige Cloud-Lösung umsteigen; um die Altdaten manuell ins neue System zu übertragen, ging ein ganzes Wochenende drauf. Jetzt zahlen wir monatlich 1,40 EUR pro Einheit und haben unsere Ruhe.

Man muss das Geschäftsmodell von Anbietern kostenloser Software kritisch hinterfragen. Eine Software mit Serverkosten und laufenden Gesetzesanpassungen stellt niemand dauerhaft gratis zur Verfügung. Entweder sichern sie sich im Kleingedruckten Rechte zur Datenverarbeitung oder sie verlangen saftige Upgrade-Gebühren sobald man die Grenze von 25 Einheiten erreicht. Dieses Risiko lässt sich 30 Eigentümern nicht vermitteln.

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, testen Sie in der Demo-Umgebung direkt ein Szenario für Mieterwechsel und Zählerübergabe. Wenn das System schon bei diesem Standardvorgang Fehler wirft oder Sie auf ein teureres Paket verweist: Finger weg. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Daten jederzeit in einem gängigen Tabellenformat exportieren können.

Klären Sie vor der Entscheidung unbedingt diese drei Punkte: 1) Lassen sich im Gratis-Tarif SEPA-Lastschriftdateien generieren? 2) Können Umlageschlüssel für Zähler und Heizkosten flexibel angepasst werden? 3) Liegen die Rechenzentren innerhalb Europas und sind sie vollständig konform mit den lokalen Datenschutzbestimmungen?

wir wollten anfangs auch kein geld ausgeben aber auch wenn 30 einheiten nach wenig klingen wird der monatliche beitragseinzug echt zur qual dann bei den gratis-dingern kriegt der mieter nicht mal ne benachrichtigung, man muss jedem einzeln hinterherschreiben.

Letztes Jahr habe ich aus ähnlicher Motivation heraus ein Open-Source-Verwaltungspanel auf meinem eigenen Server aufgesetzt. Anfangs sah alles super aus. Doch bei der ersten Jahresabrechnung haben die Formeln bei der Verteilung der Heizkostenverteiler komplett gestreikt. Auf der Eigentümerversammlung stand ich ohne plausible Zahlen da. Seitdem mache ich keine Experimente mehr und nutze nur noch bewährte Systeme mit Support.

Handelt es sich bei den beiden Gebäuden um reine Mietverwaltung oder unterliegt das Ganze dem Wohnungseigentumsgesetz? Sobald eine Eigentümergemeinschaft und Gemeinschaftseigentum im Spiel sind, erfüllen kostenlose Tools in Bezug auf Beschluss- und Buchführungspflichten so gut wie keine gesetzlichen Standards.

Ich habe mich lange damit beschäftigt. Das günstigste Angebot ist oft das am wenigsten durchdachte.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Vielen Dank, das hat mir sehr geholfen. Der Zahlungsplan sollte an die Projektphasen gekoppelt sein, nicht an den Kalender.

Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig. Wenn ihr das Ergebnis hier postet, hilft es auch anderen.

Ich fasse kurz zusammen, was bisher gesagt wurde. Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später.

Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst, gibt es später Streit. Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

Gut, dass du diesen Thread eröffnet hast. Wenn du zu einem Thema drei verschiedene Antworten bekommst, war die Frage falsch gestellt.

Wenn du zu einem Thema drei verschiedene Antworten bekommst, war die Frage falsch gestellt. An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Hier lauert eine Falle die ich nicht unerwähnt lassen möchte. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche die man sechs Monate später korrigieren muss.

Wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Ich habe keinerlei Erfahrung mit hausverwaltungssoftware kostenlos, deshalb frage ich. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Meine Frage ist geklärt, vielen Dank. Wenn im Vertrag nicht steht wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr.

Schreibt mir, wenn ihr Fragen habt, ich antworte so gut ich kann.

Nach diesem Erlebnis hat sich meine Sichtweise geändert. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

Ein Thema, das gerade aktuell ist. Wenn ihr es zum ersten Mal macht fangt klein an, die Skalierung kommt später.

Das war's entschuldige wenn ich zu lang war.

beim Lesen dieser Antwort war ich erleichtert es ligt also nicht nur an mir aber halt überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

an diener Stelle würde ich so vorgehen.

Das hatte ich auch schon überlegt. Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist.

Jedes „schauen wir uns später an“ in Meetings bedeutet nicht kalkulierte Arbeit. Das ist meine Meinung ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.