Individualsoftware angefragt: Welche realistischen Beispiele und Risiken gibt es für kleine Firmen wie uns?

Wir sind im Verpackungsgroßhandel in Düsseldorf, 15 Leute. Vor zwei Jahren haben wir 42.000 EUR in eine ähnliche Integrationssoftware gesteckt. Davor waren drei Mitarbeiter täglich je zwei Stunden damit beschäftigt, Rechnungen und Packlisten händisch abzugleichen. Seit die Software läuft, sparen wir rund 30 Arbeitsstunden pro Woche ein, und die Fehlerquote bei Aufträgen liegt fast bei null. Bei uns hatte sich das Ganze nach 14 Monaten amortisiert.

Für Agenturen ist es immer lukrativer etwas komplett neu zu programmieren, als ein bestehendes System anzupassen. Das Hauptrisiko ist nicht mal dass das Projekt scheitert sondern dass nach dem Go-Live der Support eingestellt wird oder der Stundensatz für Wartung plötzlich bei 150 EUR liegt. Habt ihr die APIs und Webhooks moderner Standardlösungen wirklich ausgereizt? Vor jeder Eigenentwicklung sollte absolut sicher sein dass man moderne SaaS-Tools nicht per Schnittstelle verknüpfen kann.

Zahlt bloß nicht die kompletten 38.000 EUR auf einen Schlag. Teilt das Projekt in Meilensteine auf. Bestellt für den Anfang nur eine einfache mobile Eingabemaske, mit der die Monteure draußen Teile abbuchen können, angebunden an die aktuelle Datenbank. Den Teil kriegt man für rund 10.000 EUR hin und kann ihn im Alltag testen. Wenn das Team klarkommt und alles stabil läuft, könnt ihr die Lieferantenschnittstellen nachziehen.

den fehler haben wir anfangs auch gemacht. die agentur hat uns das blaue vom himmel versprochen und nach acht monaten hatten wir im grunde nur eine glorifizierte excel-tabelle aber übrigens konzentriert euch lieber auf den einen prozess der am meisten zeit frisst und macht den rest mit standardsoftware.

In welchem Format liefern eure Lieferanten die Daten denn an? Wenn das klassische EDI- oder CSV-Dateien sind, gibt es dafür fertige Cloud-Integrationsdienste. Lässt sich da nicht einfach eine Konvertierungsschicht zwischenschalten, statt alles neu zu bauen? Habt ihr das mit der Agentur mal konkret durchgesprochen?

Der Vertrag ist wichtiger als die Technik. Besteht gegenüber der Agentur unbedingt auf folgenden Punkten: 1) Vollständiger Quellcode und Git-Repository liegen bei jedem Release auf eurem eigenen Server. 2) Es kommen gängige Open-Source-Sprachen und -Frameworks zum Einsatz, keine agentureigenen proprietären Bibliotheken. 3) Mindestens drei Monate kostenfreie Fehlerbehebung nach Abnahme. Wer sich darauf nicht einlässt, scheidet aus.

Wir haben vor fünf Jahren in der Logistik unbedingt eine Individuallösung gewollt. Dann ging der Lead-Entwickler der Agentur und das Projekt stand drei Monate still. Der Nachfolger stieg durch den Code nicht durch und meinte, man müsse alles neu machen. Im zweiten Anlauf haben wir uns auf eine ganz schlichte Routenoptimierung beschränkt – die läuft bis heute wie ein Uhrwerk. Scope klein halten rettet Nerven.

Richtig.

Bei uns war es so. Code ohne Installationsanleitung gehört dir nicht, auch wenn du ihn in den Händen hältst.

Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Ich habe mich lange damit beschäftigt. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Wenn im Vertrag nicht steht, wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr. Nur als Notiz, könnte nützlich sein.

Ich hätte eine Frage, möchte aber nicht vom Thema abschweifen. Scheut euch nicht zu fragen, wer nicht fragt, zahlt am Ende mehr.

Der billige Weg stellt sich oft im Nachhinein als teuer heraus. Zugangsdaten sollten auf den Firmennamen laufen, nicht auf persönliche Konten.

Die Antwort hängt stark von der Branche ab, es gibt keine allgemeine Regel. Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Bleibe dran.

Gespeichert.

Das hört man oft, aber bei uns war es nie so. Menschen verteidigen nicht den Prozess sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Wenn es jemand anders macht würde mich das auch interessieren.

Ich habe diesen Weg schon hinter mir ich erzähl mal. also je schwerer es ist, eine Entscheidung rückgängig zu machen desto langsamer solltet ihr sie treffen.

Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss... An deiner Stelle würde ich so vorgehen.

Es gab drei verschiedene Ansichten, die sich alle ergänzen. Menschen verteidigen nicht den Prozess, sondern die Gewohnheit. Der Widerstand kommt daher.

Wenn ihr es zum ersten Mal macht, fangt klein an, die Skalierung kommt später. Wenn deine Situation anders ist ändert sich das natürlich.

Ich würde sagen, lass uns nichts überstürzen. Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst gibt es später Streit.

Das war's entschuldige wenn ich zu lang war.