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Ich erzähl euch, wie die Übergabe bei einem Agenturwechsel lief (aus Sicht der übernehmenden Seite)

ÖÖzlemvor 24 Tagen·49 Nachrichten·27.684 Aufrufe#übergabe#prozess#lieferung
ÖÖzlemTeilnehmer
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Werbeagentur
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Firma mit 20 Mitarbeitern
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Mai 2024
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108
#1

Ich spreche als übernehmende Agentur, daher vorweg: Ich werde hier nicht gegen die alte Agentur sticheln, denn in der Branche wirkt die übernehmende Seite immer im Recht, und das ist meistens gelogen.

Der Stand des Projekts, das wir übernommen haben, war folgender: Code war da, lief, aber keiner wusste, was er tut.

Wir haben den Prozess in drei Wochen abgeschlossen. Ich schreib mal, wie wir das gemacht haben, denn konkrete Beschreibungen zur Übergabe sind rar.

Erste Woche: Wir haben nichts angefasst. Nur gelesen, ausgeführt, Notizen gemacht. Der Kunde hat sich über diese Woche beschwert, "wir zahlen Geld, aber es gibt keinen Fortschritt", hat er gesagt. Er hatte recht, lag aber falsch.

Zweite Woche: Nur dokumentiert. Wie das System aufgesetzt wird, welche Services genutzt werden, welches Teil wovon abhängt. Außerdem haben wir eine Liste der bekannten Probleme erstellt.

Dritte Woche: Erste Änderung. Etwas Kleines, Sichtbares, Rückholbares. Ziel war nicht das Beheben, sondern das Testen des Prozesses.

Bei jeder Übergabe, die diese Reihenfolge durcheinandergebracht hat, haben wir gelitten. Bei allen Übergaben, die direkt mit der Entwicklung angefangen haben, sind wir im zweiten Monat gegen die Wand gefahren.

VVolkan A***Veteran
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Softwarearchitekt
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Apr. 2023
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312
Nützlichste Antwort#2

Diese Reihenfolge ist richtig und ich erkläre den Grund anhand von zwanzig Jahren Erfahrung.

Das Teuerste an einem übernommenen System sind unbekannte Abhängigkeiten. Man repariert eine Stelle, und etwas anderes, das nichts damit zu tun hat, geht kaputt. Das kann man erst vorhersagen, wenn man das System als Ganzes verstanden hat.

Der Satz für Kunden, die sich über die erste Woche beschweren, ist dieser: In dieser Woche gibt es keinen Fortschritt, aber Risikominderung. Es verhindert eine dreiwöchige Störung, die im dritten Monat auftreten würde.

Das Einzige, was ich noch hinzufügen möchte: Das Dokumentationsergebnis aus der zweiten Woche muss dem Kunden übergeben werden. So sieht er in dieser Woche ein konkretes Ergebnis und hat beim nächsten Agenturwechsel nicht dasselbe Problem. Das System, das ihr übernehmt, für den nächsten Übernehmer vorzubereiten, ist ein Gefallen an die Branche.

MMehmet A***Experte
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Agenturinhaber
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neu gegründetes Startup
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Sept. 2023
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187
#3

Ich habe auch Erfahrung als abgebende Seite, daher zwei Punkte dazu.

1. Die Übergabe findet im schlechtesten Moment der Beziehung statt und wird deshalb oft schlecht gemacht. Wenn man eine Klausel "Übergabeprozess" in den Vertrag aufnimmt, wird der emotionale Teil weniger: Was, an wen und innerhalb wie vieler Tage übergeben wird, steht von Anfang an schriftlich fest.

2. Auch zur abgebenden Agentur ein Wort: Saubere Übergabe ist das beste Marketing. Zwei Kunden, die wir ordentlich übergeben haben, kamen zwei Jahre später für einen anderen Auftrag zurück. Wer die Tür knallt, kommt nicht zurück.

SSinemExperte
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Projektmanager
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Okt. 2023
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176
#4

Bei uns lief es so: Bei der Übernahme hatten wir ein einziges Übergabemeeting mit der alten Agentur und das hat sehr geholfen.

Zwei Stunden, aufgenommen, nur Frage und Antwort. Unser Team hat sich vorher vorbereitet und die Fragen notiert. Was wir in diesen zwei Stunden gelernt haben, hätten wir allein in zwei Wochen nicht gelernt.

Der Kunde hatte dieses Meeting im Vertrag festgelegt, sonst hätte es nicht stattgefunden. Kann ich nur empfehlen.

BBeyzaTeilnehmer
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Kleine Agentur
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Mai 2024
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104
#5

Als kleine Agentur noch ein Hinweis: Ändert im ersten Monat in einem übernommenen Projekt nichts nur, weil es "hässlich" aussieht.

Das ist die erste Reaktion jedes übernehmenden Teams, bei uns war es auch so. Dann haben wir gelernt, dass unter der hässlich aussehenden Lösung meist ein Grund steckt, und ohne diesen Grund zu kennen aufzuräumen, bedeutet, etwas Funktionierendes kaputtzumachen.

Beantwortet vor einer Änderung die Frage "Warum wurde das so gemacht?". Auch wenn es keine Antwort gibt, ist das Suchen selbst das, was euch schützt, nicht das, was euch bremst.

EEceTeilnehmer
Funktion
Rechtsberater
Beigetreten
Feb. 2024
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98

Doki · Backup-Einrichtung · 2023

#6

Genau so, und das ist zudem kaum bekannt. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Korrigiert mich, falls ich falsch liege.

EElif G***ExperteCommunity-Mitglied
Beigetreten
März 2025
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3
#7

Da ist mir noch ein Punkt unklar. Wenn der Umfang wächst müssen entweder Zeit oder Budget wachsen. Eine dritte Option gibt es nicht.

Das wars entschuldige, wenn ich zu lang war.

DDilara Ç***Teilnehmer
Funktion
Systemadministrator
Branche
Lebensmittelgroßhandel
Organisationsform
neu gegründetes Startup
Beigetreten
Sept. 2024
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360
#8

Ich spreche mal aus der Gegenperspektive, ich bin auf der Lieferantenseite. Wenn man versucht alles gleichzeitig zu ändern etabliert sich nichts richtig.

Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten. Viel Erfolg.

OOnur M***Experte
Funktion
Buchhalter
Branche
kunststoff
Organisationsform
mittelständisches Unternehmen
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Mai 2023
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7
#9

Ich schreibe das damit ihr denselben Fehler nicht macht. Nur weil alle es tun, heißt es nicht dass es richtig ist.

ZZübeyde A***Veteran
Funktion
Kurier-Koordinator
Branche
Gesundheitswesen
Organisationsform
Unternehmen innerhalb eines Konzerns
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Jan. 2024
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12
#10

Ich würde sagen, lass uns nichts überstürzen. Wenn im Vertrag nicht steht, wem der Code gehört, habt ihr bei der Trennung keine Verhandlungsmacht mehr.

Aus Erfahrung weiß ich das.

RRıdvan Ö***TeilnehmerCommunity-Mitglied
Beigetreten
Apr. 2025
Nachricht
5
#11

Die obige Antwort bringt es auf den Punkt. Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten.

Wenn deine Situation anders ist, ändert sich das natürlich.

ZZeynep I***TeilnehmerCommunity-Mitglied
Beigetreten
Apr. 2023
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55
#12

Lasst uns die Begriffe trennen, sie werden oft verwechselt. Überstürzte Entscheidungen sind oft solche, die man sechs Monate später korrigieren muss.

Der meiste Zeitverlust entsteht durch Arbeiten, die auf Freigaben warten. Ich hoffe, das hilft dir weiter.

BBeyza A***Teilnehmer
Funktion
Außendienstmitarbeiter
Branche
Elektro- und Elektronikindustrie
Organisationsform
Ein-Personen-Unternehmen
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Feb. 2026
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61
#13

Wenn wir ins Detail gehen: Lösungen, die im kleinen Maßstab funktionieren brechen bei Wachstum zusammen, das habe ich spät gelernt.

Viel Erfolg.

MMelis E***Experte
Funktion
Qualitätsprüfer
Branche
Automobilzulieferer
Organisationsform
Firma mit 20 Mitarbeitern
Beigetreten
März 2023
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50
#14

Vielen Dank, das hat mir sehr geholfen. Scheut euch nicht zu fragen, wer nicht fragt, zahlt am Ende mehr.

Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

EEmine T***Experte
Funktion
Marketing Manager
Branche
E-Commerce
Organisationsform
mittelständisches Unternehmen
Beigetreten
Jan. 2023
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23
#15

Bei uns ist es genauso. Wenn du das nicht von Anfang an schriftlich festhältst, gibt es später Streit.

Wenn deine Situation anders ist ändert sich das natürlich.

EEbru A***TeilnehmerCommunity-Mitglied
Beigetreten
Apr. 2023
Nachricht
201
#16

Bleibe dran. also entscheidend ist nicht die Zahl, sondern worauf sie sich bezieht.

ÜÜlkü S***TeilnehmerCommunity-Mitglied
Beigetreten
Okt. 2024
Nachricht
118
#17

Danke genau die Antwort, die ich gesucht habe. Code ohne Installationsanleitung gehört dir nicht auch wenn du ihn in den Händen hältst.

Ein Change-Request-Prozess verlangsamt die Arbeit nicht, sondern beschleunigt sie. Aus Erfahrung weiß ich das.

DDoruk Y***Experte
Funktion
Operations Manager
Branche
Sicherheitsdienste
Organisationsform
mittelständisches Unternehmen
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Juni 2025
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17
#18

Du hast recht ich bin denselben Weg gegangen. Kein Prozess ohne Dokumentation verbessert sich, weil man nicht weiß, was man verbessern soll.

KKübra M***TeilnehmerCommunity-Mitglied
Beigetreten
Mai 2025
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62
#19

Wir sind auch eine Zeit lang an derselben Stelle hängen geblieben. Der Zahlungsplan sollte an die Projektphasen gekoppelt sein, nicht an den Kalender.

Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt. Wenn es jemand anders macht, würde mich das auch interessieren.

KKübra Ö***VeteranCommunity-Mitglied
Beigetreten
Apr. 2024
Nachricht
317
#20

Es gibt auch noch die Mess-Seite. Schaut zuerst, welche Daten ihr bei der Entscheidungsfindung zur Hand habt.

Aus Erfahrung weiß ich das.

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