Ücretsiz servis fişi yazılımı: sahada 3 teknisyen ile faturalama süreci yürür mü?

Murat Ç***23 gün önce·31 mesaj·4,6 B görüntülenme#servis fişi #saha operasyonu #teknik servis #faturalama

Görev: Proje yöneticisi
Sektör: Muhasebe ve müşavirlik
Yapı: orta ölçekli işletme
Katılım: Eki 2022
Mesaj: 246

23 gün önce#1

Lille ve çevresinde ticari iklimlendirme ve soğutma sistemleri üzerine teknik servis hizmeti veriyoruz. Sahada aktif çalışan 3 teknisyenim ve merkez ofiste faturalama ile müşteri kabulünü yöneten bir çalışma arkadaşım var. Günde ortalama 10 adrese arıza periyodik bakım veya parça değişimi icin gidiyoruz. Kuruluştan beri koçanlı 3 nüshalı kağıt servis fişleri kullanıyorduk; teknisyen sahada değişen parçaları ve işçilik süresini yazıp müşteriye imzalattırıyordu.

Ancak teknisyenlerin kağıt fişleri arabada kaybetmesi okunaksız el yazıları ve kullanılan gaz miktarlarının sisteme geç iletilmesi yüzünden fatura kesiminde 2-3 haftalık gecikmeler yaşıyoruz... Bu aksama nakit akışımızı zorlamaya başladı... Şirketimiz henüz ikinci yılında olduğu için aylık 80-100 EUR aralığındaki saha servis yazılımı aboneliklerine girmek istemiyoruz.

Teknisyenin telefonundan müşteri imzası alabildiği, kullanılan parçayı listelediği ve ofisteki arkadaşımızın bu kaydı doğrudan faturaya dönüştürebildiği tamamen ücretsiz bi servis fişi yazılımı kurgusu mümkün mü? 3 teknisyenli bu hacimde ücretsiz çözümler nerede tıkanır?

Kader G***Katılımcı

Görev: Klinik yöneticisi
Sektör: Perakende
Yapı: zincir mağaza
Katılım: Mar 2024
Mesaj: 93

Doki · Yedekleme kurulumu · 2023

23 gün önceEn çok yardımcı olan#2

Kısa cevap: Üç teknisyenli bir operasyonda dijital imza alma ve malzeme kaydı tutma adımları ücretsiz form araçlarıyla rahatlıkla çözülür ancak fişten tek tıkla resmi faturaya geçiş ücretsiz paketlerde mümkün değildir. Aradaki faturalama köprüsünü ofisteki personelinizin manuel veri aktarımıyla tamamlaması gerekir.

Piyasadaki ücretsiz saha servis araçları genellikle tek kullanıcıyla sınırlıdır ya da aylık 15-20 müdahale kotası koyar. Günde 10 adrese giden 3 teknisyen ayda yaklaşık 200 servis fişi üretir; bu hacim tüm ücretsiz özel servis araçlarının tavanını aşar. Bu hacmi maliyetsiz yönetmenin en sürdürülebilir yolu, gelişmiş bir açık kaynak veya ücretsiz form oluşturucu ile imza toplayıp bu veriyi bulut tabanlı bir e-tabloya anlık düşürmektir.

Bu kurguda teknisyen sahada müşterinin imzasını alır, harcanan malzeme ve işçiliği seçer, form tamamlandığında müşteriye otomatik bir PDF fiş e-postası gider. Ofisteki çalışanınız ise e-tabloya düşen satırı kontrol ederek mevcut fatura yazılımınızdan resmi faturayı keser. Tam otomatik bir fiş-fatura entegrasyonu istiyorsanız eninde sonunda ücretli bir sektörel yazılıma geçmeniz gerekir ancak veri kaybını önlemek için bu hibrit model sizi en az 1 yıl masrafsız taşır.

Feyza S***Uzman

Görev: İhracat sorumlusu
Sektör: Kozmetik
Yapı: aile şirketi
Katılım: Şub 2024
Mesaj: 99

22 gün önce#3

Teknisyenlerin telefonuna ücretsiz bir mobil form uygulaması kurun. Müşteri imza alanı ve malzeme açılır menüsü ekleyin. Form kapandığı an ofise PDF düşsün, fatura hemen kesilsin.

Tuğçe U***Uzman

Görev: Üretim planlama
Sektör: Elektrik-elektronik
Yapı: 40 kişilik üretim firması
Katılım: Oca 2023
Mesaj: 174

22 gün önce#4

Benzer bir yapıyı 2 teknisyenle kurduk. Kağıt fiş varken fatura kesim süremiz 16 gündü, forma geçince aynı gün faturaya döndük. Sıfır yazılım maliyetiyle nakit tahsilat süremiz 12 gün kısaldı.

Özge A***UzmanTopluluk üyesi

Katılım: Nis 2025
Mesaj: 42

22 gün önce#5

Geçen kış teknisyenin cebinde ıslanan kağıt fiş yüzünden 450 EUR tutarındaki kompresör değişimini müşteriye kabul ettiremedik. işte o gün kağıdı tamamen çöpe atıp dijital forma geçtik, başımız hiç ağrımadı.

edit: yukarıda yanlış yazmışım, kusura bakmayın.

Esra U***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Şub 2026
Mesaj: 160

22 gün önce#6

Bodrum katlarında veya soğuk hava depolarında telefonlar çekmez. Seçeceğiniz ücretsiz aracın mutlaka çevrimdışı çalışma ve bağlantı gelince otomatik senkronizasyon yeteneği olmalı.

Emine A***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Mar 2025
Mesaj: 1

21 gün önce#7

Teknisyenler araçlarında standart bi yedek parça stoğu taşıyor mu, yoksa malzemeyi her iş için depodan mı alıyorlar? Stok takibi de istiyorsanız basit formlar yetmeyebilir.

Gizem E***UzmanTopluluk üyesi

Katılım: Haz 2023
Mesaj: 48

21 gün önce#8

üretsiz form araçlarıyla pdf üretip teknisyenin whatsapp grubuna attırıyoruz ofisteki muhasebeci oradan bakıp faturayı kesiyor çok pratik oldu tavsiye ederim.

Nazlı T***Uzman

Görev: Satış müdürü
Sektör: Sigortacılık
Yapı: 40 kişilik üretim firması
Katılım: Oca 2025
Mesaj: 133

21 gün önce#9

Geçiş yaparken teknisyenlere şu 3 kuralı net verin: 1) İmzalatılmayan form sisteme onaylanmış düşmez 2) Kullanılan gaz miktarı gramajıyla yazılır 3) Eski parça fotoğrafı forma eklenmeden servis kapatılamaz.

Gürkan A***KatılımcıTopluluk üyesi

Katılım: Nis 2022
Mesaj: 67

20 gün önce#10

Özetle fiş toplama ve mobil imza işi bedava çözülüyor ama fişin otomatik faturaya dönüşmesi bütçe istiyor. Ofisteki arkadaşın manuel aktarması şu aşamada en mantıklı ara formül.