На выбивание долгов по счетам уходит день в неделю — спасёт ли бесплатная программа учёта дебиторки?

Прежде чем платить за новый софт, проверьте шаблоны писем в той системе, где сейчас выставляете счета. У большинства учетных программ функция «напомнить за 3 дня до оплаты» есть прямо из коробки и бесплатно. Если вместо обзвона по пятницам включить автоматическую сводку в четверг вечером, уже скинете с себя половину головной боли.

Даже не смотрите в сторону бесплатных программ без поддержки API. Если при выставлении счёта данные не летят вебхуком в систему учёта долгов и нет автосверки с банком, через месяц вы потратите ещё одну пятницу просто на то, чтобы свести балансы и найти расхождения между базами.

Работаем примерно в тех же объёмах. Висело 40.000 USD в дебиторке. Настроили два стандартных шаблона писем: за 5 дней до срока и ровно в день оплаты. Только за счёт этого средний срок возврата денег упал с 52 до 34 дней. Теперь по пятницам звоним максимум 4 клиентам вместо 20.

не думаю что ваши клиенты злонамеренные, но никто не хочет платить без напоминания. в общем внесите в договоры пункт «по счетам не оплаченным в срок, следующий заказ возвращается к предоплате». даже если поставите софт без козыря в виде остановки отгрузки на столе те письма просто проигнорируют.

бесплатные программы после первых 10 счетов начинают пичкать уведомлениями «переходи на платный тариф». короче по-моему не тратьте время зря: либо включите допмодуль вашей бухгалтерской программы, либо настройте рассылку писем макросом в excel.

Из просроченной задолженности в 45.000 USD сколько приходится на первых трёх крупных клиентов? Если большая часть этих денег сосредоточена у нескольких основных покупателей, проблема не в отсутствии софта, а в слабом коммерческом договоре с этими фирмами.

В торговле есть чёткое правило: как приучили клиента, так он и будет себя вести. Если при звонке они говорят «ок, в пятницу вышлем» и кладут трубку — контроль у них. Взыскание — это не вопрос софта, это управление денежным потоком, которое начинается в момент продажи. Ужесточайте правила.

Боюсь, что когда мы настроим автоответные письма клиенты воспримут это как неуважение или недоверие и перестанут с нами работать — разве не теплее позвонить и спросить, как дела?

edit: выше написал неправильно, извините.

Сведу тему в кучу, так как ответов было несколько разных. Маленький рынок — это не плохо; плохо работать на маленьком рынке с низкой маржой.

Надеюсь, это будет полезно.

Здесь нужно провести различие. Большая часть потерь времени копится на задачах, ожидающих согласования.

Если пойдете этим путем, сразу решите вот этот вопрос. Маленький рынок — это не плохо; плохо работать на маленьком рынке с низкой маржой.

Это мое мнение, не утверждаю, что оно единственно верное.

Расскажу, как это делается на практике. Считайте по годовой общей стоимости, а не по ежемесячному счету.

Интересно, есть ли те, кто делает иначе.

Согласен.

Если углубиться в детали: Изменить привычку сложнее и дороже, чем выстроить систему.

На что обратить внимание при выполнении этого. Изменить привычку сложнее и дороже, чем выстроить систему.

Я бы пошел этим путем.

вы правы.

Спасибо, это именно то что я искал.

Здесь есть ловушка, не могу промолчать. То, что делают все, не значит, что это правильно.

Исправьте, если я ошибаюсь.