Fino a che punto ha senso usare un foglio di calcolo invece di un software gestionale per le spese condominiali?

Noi in un palazzo di 18 appartamenti siamo andati avanti tre anni col foglio di calcolo. Poi due appartamenti sono finiti all'asta per pignoramento e, per preparare l'estratto conto all'avvocato, ho dovuto riconciliare a mano 14 mesi di ricevute arretrate: due weekend buttati via. Abbiamo speso 2.400 TL all'anno per passare a un gestionale su cloud, sono solo 11 TL al mese ad appartamento. Questa spesa ha azzerato del tutto le discussioni inutili.

Prima di cambiare del tutto puoi provare una soluzione intermedia. Tramite i fogli di calcolo online imposti per ogni appartamento un link di riepilogo a pagina singola in sola lettura. Lasciando nascosto il foglio principale di entrate e uscite e condividendo solo una tabella pivot con numero dell'appartamento e saldo, risolvi la richiesta di trasparenza a costo zero.

da noi sono 12 appartamenti e sono cinque anni che gestisco tutto su excel senza nessun problema. l'importante è scaricare l'estratto conto a fine mese e riconciliare colonna per colonna... cmq pure col programma i dati mica si inseriscono con la bacchetta magica alla fine devi sempre registrarli tu uno a uno.

Per capire se serve il passaggio al software basta verificare questi tre criteri: 1) il numero di appartamenti supera quota 20, 2) si riscuotono fondi straordinari a rate oltre alle normali quote, 3) si vuole garantire la piena leggibilità dei dati storici in vista di un passaggio di consegne a un altro condomino. Se ne ricorrono almeno due, il programma non è più un lusso ma una necessità.

Le software house promettono ai piccoli condomini che si risolverà tutto con un clic, ma se ti dimentichi di inserire i dati a monte il sistema diventa inutile. Per di più aumentano i prezzi ogni anno e, se al secondo anno non rinnovi l'abbonamento, ce ne sono alcune che ti bloccano l'accesso ai dati storici. Col foglio di calcolo hai il controllo totale e zero dipendenza da fornitori esterni.

una curiosità: questi software pronti all'uso fanno pagare a prte i pacchetti SMS quando inviano messaggi automatici o comunicazioni ai condòmini? oppure è tutto compreso nel canone annuale della licenza?

Guarda che quando ci sono di mezzo i soldi al minimo dubbio i vicini ti fanno impazzire. Aggiungere 10-15 lire al mese sulla quota di 14 appartamenti non manda in rovina nessuno. Ti metti l'anima in pace e ognuno si guarda il proprio estratto conto dallo schermo, così invece di venire a chiedere spiegazioni a te controllano direttamente l'app.

Se decidi di restare sul foglio di calcolo, non trascurare due passaggi per la sicurezza dei dati. Primo, non salvare il file sul computer personale ma su uno spazio cloud cifrato con autenticazione a due fattori attiva. Secondo, l'ultimo giorno di ogni mese esporta il foglio in PDF e allegalo al registro di revisione contabile: eviterai così il rischio di corrompere per sbaglio le celle dei periodi passati.

Grazie per averlo scritto, è proprio così. Trovare un nuovo cliente costa più che mantenerne uno attuale.

Se non lo rendete scritto fin dall'inizio, poi nascono discussioni.

Salvato.

Ho vissuto la stessa cosa due anni fa. L'errore commesso da software gestione spese condominiali è generalmente reversibile ma costoso.

Io seguirei questa strada.

Raro trovare articoli che spiegano le cose così chiaramente.

La discussione si è dispersa, la riassumo. Il vero problema non è il numero, ma su cosa si basa quel numero.

Argomento molto attuale. La risposta varia molto in base al settore, non esiste una regola generale.

Ho vissuto la stessa cosa.

Preso nota, grazie.

In generale è corretto, ma manca un pezzo. Prendere appunti per due settimane dà risultati migliori rispetto a una stima di sei mesi.

Spero che le sia utile.

Parlo dal lato opposto, io sono dalla parte dei fornitori. Non firmate nessun accordo senza un piano di uscita.