Software gratuito de control de impagados: ¿es suficiente para gestionar clientes morosos?

Lo que tienes que hacer hoy mismo: Añade a tu hoja de cálculo las columnas de fecha del último contacto, compromiso alcanzado y fecha de la siguiente acción. Todos los lunes a primera hora, filtra solo las vencidas y llama por teléfono. Si no estableces esta disciplina antes del software, ni el programa más caro servirá de nada.

Llevamos un negocio al por mayor parecido. Antes los cobros se nos retrasaban una media de 45 días. Nos pasamos a un sistema que manda un recordatorio amable automático 3 días antes del vencimiento y salta una alerta cuando se pasa de fecha, y nuestro periodo medio de cobro bajó a 19 días. Si tienes 38.000 euros en el aire, pagar 40-50 euros al mes por un software es una miseria.

En Italia los trámites oficiales son muy importantes para las deudas comerciales. Tu software de seguimiento tiene que poder archivar los justificantes de envío de correos certificados y los números de factura por fechas. Si el día de mañana entras en un proceso judicial de ejecución o mediación, te pedirán una cadena de pruebas documentales impecable.

En la mayoría de los softwares en la nube que anuncian como gratuitos hay una trampa: metes los primeros 20 clientes y cuando ya lo tienes todo bien montado te dicen que has llegado al límite de clientes y te cobran una burrada por desbloquearlo o te impiden exportar tus datos. Si vas a usar algo gratis asegúrate de que sea un sistema de código abierto instalado en tu propio servidor.

El año pasado no le recordamos las facturas a un cliente durante 6 meses enteros y el tipo ni se pronunció. Cuando lo llamamos, la empresa había entrado en liquidación y perdimos 5.200 euros como si nada. Desde ese día entendí que el seguimiento de cobros no es algo que se pueda dejar a la memoria o a notas improvisadas.

hay crm de codigo abierto q traen modulo de facturas y cobros, si teneis algo de conocimiento tecnico lo podeis instalar en vuestro propio servidor y usarlo a coste cero por años pero el mantenimiento os toca a vosotros.

Al elegir un software de cobros, aplique 3 filtros críticos: 1) ¿Puede importar el formato local de e-fatura? 2) ¿Envía correos con plantillas automáticas al cliente cuando vence el plazo? 3) ¿Ofrece un informe de previsión de flujo de caja que muestre lo que entrará el mes que viene?

Con un riesgo de 38 mil euros sobre la mesa, en lugar de buscar herramientas gratuitas, resulta mucho más rentable montar una infraestructura sólida que adelante el cobro aunque sea un solo día.

Hace dos años viví exactamente lo mismo. Mira dónde está el agujero del cubo; echar agua encima no lo soluciona.

Antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano.

Perdona pero esto no es válido en todos los casos. Cuanto más difícil sea revertir una decisión, más despacio debéis tomarla.

Comprobado por experiencia.

Este hilo es para archivar. Intentar hacerlo solo es la vía más cara.

Un cuaderno de dos semanas guía más que una previsión de seis meses. Ánimo.

¿Creen que esto funciona a cualquier escala? Que el mercado sea pequeño no es malo; lo malo es trabajar barato en un mercado pequeño.

Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.

Estoy de acuerdo.

Tomo nota, gracias. No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

Si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

Exactamente así. Repartir el presupuesto sin saber en qué fase se pierde dinero es como tirar el dinero a ciegas.

Todos los que se apresuran con software de control de impagados se atascan en el mismo punto.

Han surgido tres opiniones distintas todas se complementan. Conseguir un cliente nuevo es más caro que retener al actual.

Ningún proceso mejora si no se registran datos, porque no sabes qué tienes que arreglar. Yo seguiría por ese camino.

Os cuento lo que me pasó a mí, a ver si os sirve de ayuda. bueno intentar hacerlo solo es la vía más cara.

Un cuaderno de dos semanas guía más que una previsión de seis meses. Por supuesto cambia si tu situación es diferente.

Me quedé tranquilo al leer esta respuesta, así que no solo me pasa a mí. Tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.