Buscamos software de alquiler gratis para 20 productos: ¿qué trampas se nos están pasando por alto?

Nosotros usábamos un software gratuito parecido para alquilar 15 proyectores. El primer mes todo bien. El segundo mes, un cliente devolvió la mesa de mezclas 4 horas tarde; como el sistema no tenía margen de tiempo, no llegamos a preparar el equipo para la siguiente boda y tuvimos que pagar 350 EUR de indemnización. Por querer ahorrar en el software terminamos perdiendo dinero.

El verdadero objetivo de los softwares con versión gratuita es captar tus datos. Una vez metes los 20 productos, la lista de clientes y el historial de alquileres, si no actualizas a un plan de pago te bloquean el botón de exportación (CSV/Excel). Comprueba tu derecho a exportar desde el principio.

Al probar el paquete gratuito haz sí o sí estas 3 pruebas: 1) Intenta reservar el mismo producto a la misma hora desde dos navegadores distintos para ver si salta la alerta de solapamiento. 2) Mira si en un escenario de retraso en la devolución puede facturar el cargo por demora. 3) Comprueba si en el correo de confirmación que le llega al cliente sale el logo y la publicidad del propio software.

El año pasado nos pasamos con mucha ilusión a un panel de alquiler gratuito. El fin de semana se alquilaron 4 altavoces para un festival. El domingo por la noche se cayó el panel y por un fallo del servidor el lunes por la mañana no podíamos ver quién tenía que entregar qué desde el almacén. Como en los planes gratuitos no hay soporte telefónico ni chat en vivo, tuvimos que esperar 12 horas a que contestaran por email.

Sea cual sea el software, no abandones del todo el seguimiento en Excel durante los primeros 30 días. Lleva el nuevo software en paralelo en segundo plano. Si no ves inconsistencias entre los dos sistemas y el proceso de fianzas no falla, haces el cambio definitivo.

Nadie alquila un servidor por amor al arte para dejarte gestionar gratis 20 equipos de sonido. O te muerden con comisiones de intermediario al cobrar o al segundo mes te ponen un muro diciendo 'si quieres margen de tiempo pasa al paquete profesional'.

20 productos pueden parecer poco en una operativa de alquiler, pero el riesgo es muy alto. Si el equipo se daña y no tienes un acta de entrega firmada y una preautorización, te toca pagar el producto de tu bolsillo. Si vas a elegir un software gratuito, tu prioridad no debe ser el calendario, sino la capacidad de generar actas legales.

No tengo ninguna experiencia en software de alquiler gratis, por eso pregunto. Si decidimos sin medir, siempre acabamos en el mismo punto.

La discusión se ha dispersado, voy a ordenarla. Al tomar decisiones, escribe también el peor escenario, no solo el mejor.

Comprobado por experiencia.

Han surgido tres opiniones distintas, todas se complementan. Empezad con una pequeña prueba, no lo integréis todo de golpe.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

Lo que voy a preguntar sonará un poco novato, perdonadme. Si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

estoy de acuerdo. en fin las soluciones que funcionan a pequeña escala se rompen al crecer, aprendí esto tarde.

A nosotros también nos pasa.

Estoy totalmente de acuerdo. Establecer un proceso de solicitud de cambios no ralentiza el trabajo lo agiliza.

Corrijanme si me equivoco.

os cuento lo que me pasó a mí a ver si os sirve de ayuda y en un sistema heredado lo más caro son las dependencias desconocidas.

si tenéis dudas escribid, os repsonderé en la medida de lo posible.

Voy a contar mi experiencia. Si no lo pones por escrito desde el principio luego surgen discusiones.

Yo seguiría por ese camino.

Ha sido una buena idea abrir este hilo.