Llevo la contabilidad de clientes con un programa gratis, ¿mis datos están seguros y dónde empieza el límite?

El mayor error en los negocios es dejar el libro de cuentas a la suerte. Teniendo 650 mil liras por cobrar, no tiene sentido fiarse de un programa cuyo desarrollador ni se conoce. Si mañana se corrompe ese archivo y le dices a tu cliente que te debía dinero, no te queda ningún registro independiente para demostrarlo.

En los programas de contabilidad gratuitos hay 4 líneas rojas que marcan tu límite: 1) Que no tenga integración oficial con e-fatura y e-arşiv. 2) Que carezca de infraestructura de copias de seguridad automáticas en la nube. 3) Que no pueda calcular cobros parciales, endoso de pagarés/cheques ni intereses de demora. 4) Que al no haber permisos por usuario, cualquiera en la tienda pueda ver todos los saldos.

Hace tres años perdimos 90 mil liras por culpa de un programa de cuentas gratis. Se quemó el disco duro, lo llevamos al informático del barrio y no se pudo recuperar la base de datos. La mitad de los clientes trajeron su propio extracto y pagaron de menos, y ni pudimos protestar xq no teníamos ningún documento confirmado. Desde ese día no me salgo de sistemas con licencia y copia en la nube.

Lo q tienes q hacer hoy mismo: busca el archivo de datos en la configuración del programa o en la carpeta del disco local donde está instalado. Todas las tardes antes de cerrar la tienda, copias ese archivo a un pendrive USB poniéndole la fecha. Al menos si se rompe el ordenador salvas lo de ayer.

De conformidad con las disposiciones del Código de Comercio de Turquía y la Ley del Procedimiento Tributario, la conservación y exhibición de los libros y documentos comerciales es responsabilidad del contribuyente. No conservar los registros en un formato verificable y auditable puede dar lugar a que las autoridades competentes o las inspecciones fiscales declaren no válidos sus registros de deudas y créditos, exponiéndose al riesgo de una estimación de oficio.

A mí me pasó algo parecido, se bloqueó la base de datos de un programa de escritorio y le pagamos 8.000 TL a una empresa especialista en recuperación de datos y solo pudieron salvar el 70 por ciento. Tiramos el dinero de la licencia anual de un programa decente en un solo día.

¿Tu programa tiene opción de enviar cartas de conciliación o el extracto de cuenta directamente por email o mensaje al cliente? ¿O a fin de mes vas revisando saldos uno a uno y confirmando por teléfono?

En resumen, una herramienta gratuita es una solución temporal para un solo usuario y bajo riesgo. Con 85 clientes y más de medio millón en cuentas abiertas, cualquier software que no tenga copias de seguridad automáticas, garantía de exportación y soporte legal oficial supone un riesgo operativo directo para su empresa.

A mí me pasó justo al revés, por eso escribo. Cada "lo miramos luego" en una reunión es trabajo no presupuestado.

Todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro. Lo dejo como nota, por si sirve.

Yo también estaba pensando en lo mismo. No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

Establecer un proceso de solicitud de cambios no ralentiza el trabajo, lo agiliza. Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.

A nosotros también nos pasa.

Tienes razón, yo también pasé por lo mismo. Si no lo pones por escrito desde el principio, luego surgen discusiones.

Yo seguiría por ese camino.

le aggradecería que compartiera el resultado y la verdad el sistema sigue vivo después de la entrega; el mantenimiento es una partida aparte.

el sistema sigue vivo después de la entrega; el mantenimiento es una partida aparte.

Estoy siguiendo esto.

Ha sido una buena idea abrir este hilo. Si el alcance crece debe crecer el plazo o el presupuesto. No hay tercera opción.

Ánimo.

Creo que es difícil hablar con tanta claridad sobre control de cuentas corrientes gratis. Intentar hacerlo solo es la vía más cara.

Si tenéis dudas, escribid os responderé en la medida de lo posible.

soy una pequeña empresa, os lo cuento desde mi lado y si no se definen los criterios de acepttación cuándo termina el trabajo es discutible.

si no lo pones por escrito desde el principio, luego surgen discusiones luego la verdad comprobdo por experiencia.

Hablaré desde el otro lado, yo estoy en el lado del proveedor. la verdad tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses.

Corrijanme si me equivoco.