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Recogimos el feedback de clientes a mano durante dos años — qué aprendimos, qué nos dejamos escapar

HHüsniye C***Participante
Cargo
Especialista en seguridad de la información
Sector
Seguros
Tipo de organización
Empresa de producción de 40 empleados
Miembro desde
abr 2022
Mensaje
295

Doki · Identidad de marca · 2024

#1

en Londres llevamos una panadería y cafetería boutique con sucursales en tres puntos distintos. o sea durante los dos primeros años desde que empezamos confiamos totalmente en métodos físicos para medir la experiencia del cliente. pusimos bonitas cajas de madera en las mesas y dejamos pequeñas encuestas de papel al lado. además les dijimso a nuestros camareros que anotaran día a día en el cuaderno de turno las quejas verbales de los clientes.

cada mes salían de las cajas y los cuadernos entre unos 300 y 400 papeles. pero con el ritmo tan intenso nadie tenía tiempo de meter estas notas en una sola hoja de cálculo, clasificarlas por categorías y puntuarlas. o sea los papeles se metían en bolsas y se subían a las estanterías del almacén del fondo.

al final del segundo año, al revisar las cuentas vimos que en nuestra sucursal más concurrida las ventas de café para llevar bajaban de forma constante y que había un descenso serio en términos anuales. cuando nos sentamos a revisar uno por uno los papeles del almacén nos enfrentamos a una realidad espantosa: durante los últimos ocho meses al menos 80 clientes habían escrito en los papeles que las tapas de los vasos de para llevar goteaban el café al caminar y se lo derramaban en las bolsas... los camareros también habían anotado muchas veces en el cuaderno de turno que hacía falta un proveedor nuevo de tapas, pero nadie había unido estas notas y nos las había puesto delante.. luego calculamos que la facturación de clientes habituales que perdimos solo por este descuido de las tapas de los vasos era de unas 18.000 libras anuales.

al final pusimos formularios digitales con código QR en las mesas y nos pasamos a un sistema que lanza una notificación al instante al gerente de la tienda cuando se da una puntuación negativa luego ¿Alguien más ha vivido puntos ciegos parecidos recogiendo feedback a mano y ha visto una diferencia concreta al pasarse a lo digital?

KKemal G***Participante
Cargo
Empleado de tienda
Sector
Servicios de TI
Tipo de organización
mediana empresa
Miembro desde
abr 2023
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7

Doki · Soporte de respuesta a incidentes · 2024

Más útil#2

Respuesta corta: como los formularios físicos o las notas verbales no se pueden procesar al instante en una base de datos central, hacen invisibles los problemas operativos crónicos. Un mecanismo de feedback eficaz exige que la información se clasifique en el momento en que se recoge y que las incidencias críticas se transmitan directamente al responsable de decidir como alerta instantánea.

Para arreglar el sistema de feedback primero tienes que bajar el umbral de recogida de datos. En vez de las encuestas largas que se ponen en las mesas usa formularios digitales de dos preguntas como máximo: 1) ¿Cuánto te ha gustado el servicio? 2) Si pudieras cambiar una sola cosa, ¿cuál sería? Cuando el cliente escriba texto en la segunda pregunta el sistema debe etiquetarlo automáticamente en apartados principales como calidad del producto, rapidez del servicio, higiene o personal.

El paso más vital es poner la regla de activación. Por ejemplo, cuando en el sistema de puntuación un cliente da 3 o menos sobre 5, debe caer una notificación instantánea en el teléfono del gerente de la sucursal correspondiente. Si el problema no se compensa en caliente, antes de que el cliente salga del local o ese mismo día, ese cliente se pierde de forma permanente.

Hagan todos los viernes una reunión de feedback de media hora con los encargados de sucursal. En esta reunión no se enfoquen en las puntuaciones generales, sino únicamente en las palabras de queja comunes que se hayan repetido esa semana. Así problemas con materiales físicos como las tapas de los vasos se resuelven en las primeras cuarenta y ocho horas sin acumularse durante ocho meses.

EElif B***Participante
Cargo
Empleado de tienda
Sector
Química
Tipo de organización
taller
Miembro desde
may 2023
Mensaje
55

Doki · Consultoría SEO · 2024

#3

Poner un código QR es un excelente primer paso, pero hay que incentivar al cliente para que lo escanee. Ofrezcan un pequeño cupón de descuento o cortesía para su próximo café a quien complete el formulario. De este modo, no solo se triplica el flujo de opiniones, sino que además le dan al cliente insatisfecho un motivo inmediato para volver.

HHasan E***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
ago 2022
Mensaje
333
#4

En un restaurante similar en Birmingham tiramos las encuestas en papel y pasamos al sistema digital. Cuando juntábamos papel, nuestro tiempo promedio para resolver quejas era de 22 días porque los buzones se abrían a fin de mes. Ahora, en cuanto entra una reseña negativa, nos acercamos a la mesa o le escribimos al correo del cliente en menos de 15 minutos. Nuestra tasa de pérdida de clientes se redujo a la mitad en seis meses.

ÖÖmer N***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
jun 2022
Mensaje
62
#5

El sistema con código QR está muy bien pero la gran mayoría de los clientes no quiere andar lidiando con la cámara del móvil mientras está sentado fuera. Por lo general, solo lo rellenan los que están furiosos o los que tienen demasiado tiempo libre. Esto puede sesgar los datos hacia los extremos. También es indispensable un canal de comunicación interna práctico donde el personal pueda observar y transmitir las cosas directamente desde la mesa.

YYasemin Y***Experto
Cargo
Director de ventas
Sector
Fabricación de maquinaria
Tipo de organización
empresa dentro de un holding
Miembro desde
ago 2022
Mensaje
46
#6

la encuesta en papel ya de por si se siente como hecha solo pa calmarle la culpa al cliente luego el cliente tmb sabe q nadie la lee. lo de las notificaciones al instante al movil es definitivamente el camino correcto, me alegro de q lo hayan solucionado antes de q fuera muy tarde.

AAycan T***Participante
Cargo
Operador de entrada de datos
Sector
cuero
Tipo de organización
agencia boutique
Miembro desde
abr 2023
Mensaje
334
#7

En su nuevo sistema no dejen de medir estas tres métricas: 1) Tiempo de respuesta a comentarios negativos, 2) frecuencia semanal con la que se repite una misma queja, 3) porcentaje de clientes con quejas resueltas que regresan al local en un plazo de 30 días. Si logran afinar estas tres cosas, costes como los de las tapas de los vasos se reducen a cero de inmediato.

EElaParticipante
Cargo
Psicólogo
Miembro desde
ago 2024
Mensaje
74
#8

La experiencia que comparte pone de manifiesto con gran claridad el coste de la ceguera operativa en el sector de servicios. La causa principal de la pérdida de clientes no radica en la deficiencia en sí, sino en la percepción de que esta no se subsana. Considero que su infraestructura de seguimiento digital será sumamente útil para generar memoria institucional.

NNazlı S***Participante
Cargo
Responsable de exportaciones
Sector
cuero
Tipo de organización
taller
Miembro desde
feb 2023
Mensaje
36
#9

me imagino el momento en que se pusieron a leer los papeles del almacén uno por uno, de verdad que duele el alma. me da muchísima curiosidad saber qué le dijeron en ese instante al proveedor que fabrica esas tapas. en fin más vale tarde que nunca.

BBeren K***Experto
Cargo
Agente de call center
Sector
Química
Tipo de organización
negocio unipersonal
Miembro desde
jun 2024
Mensaje
93
#10

El feedback solo tiene valor si permite tomar medidas rápidas; una encuesta acumulando polvo en el almacén no es más que papel para reciclar.

BBanu Ş***Participante
Cargo
Farmacéutico
Miembro desde
mar 2024
Mensaje
81
#11

Ha sido una buena idea abrir este hilo. Retrasar las malas noticias es el hábito que más dinero hace perder en este sector.

Tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses.

MMeryem Ö***Participante
Cargo
Responsable de exportaciones
Sector
Servicios de limpieza
Tipo de organización
Empresa de producción de 40 empleados
Miembro desde
feb 2024
Mensaje
13
#12

Yo también estaba pensando en lo mismo. Pausar el crecimiento para tomar aire también es una estrategia, aunque nadie lo diga.

Si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

İİsmailParticipante
Cargo
Administrador de sistemas
Miembro desde
dic 2023
Mensaje
128
#13

Después de vivir eso, mi perspectiva cambió. Todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

Corrijanme si me equivoco.

OOsman E***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
jun 2024
Mensaje
401
#14

El año pasado nos pasó casi exactamente lo mismo. Los que emprenden por segunda vez no repiten los mismos errores, pero encuentran nuevos.

Las soluciones que funcionan a pequeña escala se rompen al crecer, aprendí esto tarde.

ÜÜmit A***Participante
Cargo
Empleado de tienda
Sector
Industria auxiliar del automóvil
Tipo de organización
negocio unipersonal
Miembro desde
nov 2024
Mensaje
227
#15

aquí hay una trampa, no puedo dejar de mencionarla. pues si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

YYavuz D***Participante
Cargo
Representante de ventas de campo
Sector
Consultoría
Tipo de organización
empresa familiar
Miembro desde
may 2025
Mensaje
206
#16

Estoy de acuerdo.

YYiğitParticipante
Cargo
Producción de vídeo
Miembro desde
may 2024
Mensaje
88
#17

voy a detallar un poco el aspecto técnico. pues si no lo pones por escrito desde el principio luego surgen discusiones.

SSinemExperto
Cargo
Gestor de proyectos
Miembro desde
oct 2023
Mensaje
176
#18

Aquí hay una trampa, no puedo dejar de mencionarla. Retrasar las malas noticias es el hábito que más dinero hace perder en este sector.

Si tenéis dudas, escribid, os responderé en la medida de lo posible.

DDoruk Ş***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
oct 2024
Mensaje
218
#19

Este hilo es para archivar.

MMeryem U***Participante
Cargo
Secretaria
Sector
Embalaje
Tipo de organización
empresa familiar
Miembro desde
nov 2023
Mensaje
300
#20

Le agradecería que compartiera el resultado.

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