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Pasé el cuaderno de fiados a un programa gratis pero no sé si los datos están seguros

TTuğçe K***Participante
Cargo
Responsable de almacén
Sector
Medios y publicación
Tipo de organización
Empresa de producción de 40 empleados
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ene 2022
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5

Doki · Configuración de gestión de logs · 2024

#1

Llevamos 14 años con una ferretería en el barrio y teníamos el saldo de unos 180 clientes habituales en un cuaderno amarillo de fiados. A principios del año pasado el cuaderno se desgastó y se perdió una página así que me pasé a un programa de escritorio totalmente gratuito que vi en internet. Estuve dos meses metiendo los tickets uno a uno cada noche y pasé al sistema una deuda total de 420.000 TL. Al principio era una maravilla encontrar al cliente al instante y ver el total pendiente con un solo botón.

Pero al sexto mes entró un virus en el ordenador, se bloqueó el sistema y me di cuenta de que ni sabía dónde guardaba la base de datos el programa. Intenté contactar con el desarrollador pero la web había cerrado no había soporte ni sincronización en la nube. Con la ayuda de un conocido pudimos rescatar los datos a duras penas desde archivos locales. Tras este susto, la seguridad de los datos de los clientes, las copias de seguridad automáticas y la pérdida económica ante una posible avería me tienen bastante preocupado.

¿Alguien ha pasado por algo parecido y ha chocado con los límites del software gratuito? ¿En qué momento conviene dar el salto a una solución de pago y empresarial?

HHatice Ş***Participante
Cargo
Especialista en recursos humanos
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Servicios de TI
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startup recién creada
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sept 2025
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123
Más útil#2

Respuesta corta: El software gratuito de fiados suele guardar los datos sin cifrar en el disco local o te deja tirado ante un fallo del sistema cuando el desarrollador abandona el proyecto. Si el dinero que tienes fiado corre el riesgo de borrarse por un solo fallo de hardware y tu cartera de clientes ha crecido, debes pasar inmediatamente a un sistema de pago con copia de seguridad automática en la nube y respaldo empresarial.

El mayor peligro de los programas gratuitos es la falta de sostenibilidad. Si el desarrollador abandona el proyecto, hasta las actualizaciones del sistema operativo pueden hacer que deje de funcionar. Además, en la mayoría la base de datos es un solo archivo local; si el disco se estropea o entra un malware, pierdes todo tu historial comercial.

Para hacer la transición sigue estos tres pasos: 1) Exporta de inmediato los datos del programa actual a una hoja de cálculo y cópialos en una memoria externa segura. 2) Busca un software nuevo que te garantice copias de seguridad automáticas diarias en la nube, permisos para múltiples usuarios y soporte técnico. 3) Trabaja con un proveedor con contrato que proteja la información de contacto y saldos de clientes según la normativa de protección de datos (KVKK).

El riesgo sobre esos 420.000 TL que tienes pendientes supera por mucho el ahorro de usar un programa gratis. Pagar una cuota mensual por un software siempre sale más barato que intentar solucionar una crisis de cobros perdidos.

Ed: ya se preguntó abajo, dejé la respuesta en el segundo mensaje.

ZZafer A***Participante
Cargo
Secretaria
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Joyería
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Empresa de 20 empleados
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nov 2024
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142
#3

Las herramientas gratuitas de escritorio suelen meter un único archivo de base de datos dentro de la carpeta de instalación. Al menos por ahora, busca esa carpeta y hazte un script sencillo que la copie a un USB cada noche al cerrar. Aunque falle el programa, tendrás la copia del último día.

BBarışExperto
Cargo
Supermercado de cadena
Tipo de organización
distribuidor regional
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ago 2023
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148
#4

A nosotros en 2021 nos pasó lo mismo con un programa gratis en la parte de distribución de alimentación y perdimos 310.000 TL de saldo. Le pagamos 8.500 TL de la época a un especialista en recuperación de datos y aun así nos faltaron los tickets de un mes. Ahora pagamos 450 TL al mes por un software oficial en la nube y dormimos tranquilos.

ÖÖmer Ö***Participante
Cargo
Responsable de redes sociales
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Textil
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taller
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feb 2022
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76
#5

Pasar a un programa de pago tampoco garantiza la seguridad por sí solo. Muchas empresas pequeñas de software que cobran suscripción mensual también cierran sus servidores y desaparecen a los dos años. Lo importante no es que el software sea de pago, sino que te permita exportar tus datos en un formato universal en cualquier momento.

MMurat T***ParticipanteMiembro de la comunidad
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abr 2025
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53
#6

¡Menudo susto! Por suerte la has librado. Nos quejamos de que el cuaderno se desgasta, pero al menos no le entraban virus. en fin aun así no vuelvas al cuaderno, claro, hace falta un sistema fiable.

MMelis Ö***Experto
Cargo
Responsable de redes sociales
Sector
Comercio electrónico
Tipo de organización
Empresa de 120 empleados
Miembro desde
feb 2022
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14

Doki · Configuración de gestión de logs · 2025

#7

Guardar datos personales de clientes como nombre, teléfono y saldo adeudado en softwares locales sin control y con brechas de seguridad también conlleva riesgos legales. En caso de una filtración de datos, la responsabilidad recaerá totalmente en su empresa como responsable del tratamiento.

VVildan Ö***Participante
Cargo
Secretaria
Sector
Retail
Tipo de organización
empresa familiar
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dic 2024
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66
#8

sacale un csv al programa gratis ya msimo y guardalo x si acaso. mañana se actualiza windows y no te abre mas el programa te quedas en la calle le paso a un amigo comerciante.

KKübra Ö***VeteranoMiembro de la comunidad
Miembro desde
abr 2024
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317
#9

¿Había alguna cláusula en el contrato o en la web de ese programa gratuito que garantizara que los datos no se comparten con terceros? A veces las herramientas gratuitas recopilan listas de clientes por detrás para vendérselas a empresas de marketing.

ZZerrin Ö***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2026
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106
#10

El asunto está claro: 1) Exporta de inmediato los datos que tienes a formato de tabla. 2) Abandona las herramientas gratuitas cuanto antes. 3) Pásate a un software corporativo que haga copias de seguridad periódicas y cuente con soporte técnico.

KKoray Ç***Participante
Cargo
Administrador de red
Sector
Turismo
Tipo de organización
negocio unipersonal
Miembro desde
abr 2025
Mensaje
55

Doki · Prueba de penetración · 2026

#11

Lo que voy a preguntar sonará un poco novato, perdonadme. La gente no defiende el proceso, defiende la costumbre. La resistencia viene de ahí.

Lo dejo como nota, por si sirve.

PPolat G***Participante
Cargo
Diseñador gráfico
Sector
Derecho
Tipo de organización
taller
Miembro desde
nov 2023
Mensaje
29

Doki · Consultoría SEO · 2023

#12

Llevé mucho tiempo con este asunto. Los que emprenden por segunda vez no repiten los mismos errores, pero encuentran nuevos.

HHavva S***Experto
Cargo
Director de clínica
Sector
Inmobiliaria
Tipo de organización
negocio de dos sucursales
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jun 2023
Mensaje
176
#13

Exactamente así. pues pausar el crecimiento para tomar aire también es una estrategia, aunque nadie lo diga.

MMeryem S***Participante
Cargo
Especialista en recursos humanos
Sector
Comercio electrónico
Tipo de organización
negocio de dos sucursales
Miembro desde
dic 2024
Mensaje
303
#14

A nosotros nos pasó esto. Si obtienes tres respuestas distintas sobre un tema, la pregunta está mal formulada.

Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

EErcan C***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
sept 2024
Mensaje
345
#15

Voy a detallar un poco el aspecto técnico. Si decidimos sin medir, siempre acabamos en el mismo punto.

Espero que le sea útil.

YYasemin K***Participante
Cargo
Miembro del consejo de administración
Sector
Joyería
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
feb 2023
Mensaje
66
#16

Tiene razón.

MMert Ö***Participante
Cargo
Gasolinera
Tipo de organización
startup recién creada
Miembro desde
nov 2023
Mensaje
64
#17

Estoy en la misma situación por eso pregunto. Es muy común parecer rentable en papel pero no tener dinero en el banco.

Yo seguiría por ese camino.

AAleyna P***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
sept 2022
Mensaje
8
#18

Este enfoque tiene un coste, y no se habla de ello. Las soluciones que funcionan a pequeña escala se rompen al crecer, aprendí esto tarde.

Por supuesto, cambia si tu situación es diferente.

SSerkan B***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
mar 2025
Mensaje
53
#19

La discusión se ha dispersado, voy a ordenarla. Todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

KKader A***Nuevo miembro
Cargo
Administrador de red
Sector
Consultoría
Tipo de organización
mediana empresa
Miembro desde
sept 2026
Mensaje
10
#20

Es correcto en general, pero falta un detalle. Si intentas cambiarlo todo a la vez, nada termina de asentarse.

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