Kundenmanagement selbst in Excel gebaut – wo es hakt und worauf ich umgestiegen bin

Genau das habe ich vor drei Jahren durchgemacht. An einem Freitag hat die Buchhaltung aus Versehen eine Spalte gelöscht und gespeichert – die komplette Angebotshistorie war hinüber. Ich habe mir die Nacht um die Ohren geschlagen, um alte Backups zusammenzupuzzeln. Am Montag sind wir direkt auf ein Cloud-System umgestiegen. Solange man alleine ist, taugt Excel – im Team wird es zur tickenden Zeitbombe.

Wir zahlen für 4 Nutzer rund 14.400 TL im Jahr für eine lokale Software. Mit Excel sind uns monatlich mindestens drei bis vier Angebote durchgerutscht, weil niemand nachgefasst hat. Ein einziger geretteter Auftrag spielt die Softwarekosten für zwei Jahre locker wieder ein.

Wenn Sie nicht sofort Geld für Software in die Hand nehmen wollen, steigen Sie als Übergangslösung auf Google Tabellen um. Beim gleichzeitigen Arbeiten entstehen keine Dateikonflikte und Sie haben einen lückenlosen Änderungsverlauf auf Zellebene. Das verhindert zumindest verpasste Aufträge, bis das richtige System steht.

Mit der Software allein ist es leider nicht getan. Den Vertrieb dazu zu bringen die Daten dort sauber einzupflegen ist oft mühsamer als in Excel. Wenn das Team zu bequem für Notizen ist, verbrennt man jährlich tausende Lira für nichts. Ohne klare Prozesse geht es nicht.

Ergänzung: Wurde unten schon gefragt, die Antwort habe ich im zweiten Beitrag geschrieben.

excel ist super aber halt begrenzt. als wir zu dritt waren ging nix mehr. haben jetzt was mit handy-app, der außendienst ist mega happy weil die gesprächsnotizen direkt im auto getippt werden können.

Achten Sie beim Umstieg unbedingt auf folgende Punkte: 1) Gibt es eine saubere Import-Vorlage für Excel-Dateien? 2) Können Angebote direkt aus dem System als PDF generiert und per Mail verschickt werden? 3) Sieht jeder Vertriebler nur seine eigenen Leads oder die komplette Kundenliste? Eine saubere Rechtevergabe ist für den Datenschutz im Betrieb essenziell.

Die verlorene Bestellung über 85.000 TL hat Ihnen die Antwort im Grunde schon gegeben. Bei internen Prozessen sind Softwarekosten kein reiner Kostenfaktor, sondern eine Versicherung gegen operative Risiken. Man braucht dafür keine riesigen Programme auf Devisenbasis, jedes gängige einheimische SaaS, das einen simplen Sales Funnel abbildet, reicht dafür völlig aus.

Sobald die Dateien 'Ahmet_Bey_Angebot_v3_final_jetzt_wirklich_ueberarbeitet.xlsx' heißen, ist die Excel-Tabelle eh schon mausetot – ihr habt ihr nur noch nicht die letzte Ehre erwiesen.

Ich stimme zu.

Ein Thema, das gerade aktuell ist.

Mich interessiert das auch.

Dieses Thema ist archiviert.

Ich sehe das anders. In den ersten drei Monaten läuft alles gut, die Probleme tauchen im vierten Monat auf.

Nur weil alle es tun, heißt es nicht, dass es richtig ist. Das war's, entschuldige, wenn ich zu lang war.

Das hier Beschriebene ist genau das, was wir erlebt haben. Wenn man versucht, alles gleichzeitig zu ändern, etabliert sich nichts richtig.

Bei mir war es genau umgekehrt, deshalb schreibe ich das. Nicht nur die Schließungsentscheidung selbst, sondern auch ihr Zeitpunkt ist entscheidend.

Ich fasse das Thema mal zusammen, da es mehrere unterschiedliche Antworten gab. Wenn wir ohne Messung entscheiden, landen wir immer wieder am selben Punkt.

Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht, dass es absolut richtig ist.

Ich erzähle mal, was mir passiert ist, vielleicht hilft es euch. Zwei Wochen Notizen machen liefert bessere Ergebnisse als eine sechsmonatige Schätzung.

Schlechte Nachrichten zu verzögern ist die Gewohnheit die in diesem Job am meisten kostet. Das ist meine Meinung, ich behaupte nicht dass es absolut richtig ist.

Nach diesem Erlebnis hat sich meine Sichtweise geändert. Sobald ihr von einem einzigen Kunden abhängig seid, bestimmt ihr nicht mehr den Preis.

Nur als Notiz könnte nützlich sein.