الجواب المختصر: حجم 20 طلبًا شهريًا يمكن إدارته تقنيًا بسهولة ببرنامج إدارة طلبات مجاني، لكن الخطر القانوني لا ينبع من البرنامج نفسه بل من عمليات تخزين بيانات المرشحين وحذفها. في ألمانيا، وضمن نطاق AGG، يمكن عادة تخزين البيانات بعد قرار الرفض لمدة 6 أشهر كحد أقصى؛ ومعظم الأدوات المجانية لا توفر حذفًا تلقائيًا ولا عقد معالجة بيانات بمعايير الاتحاد الأوروبي.
أول عنصر يجب التحقق منه عند اختيار برنامج مجاني هو عقد معالجة البيانات (AVV) الذي ستوقعه مع المزوّد. من الشروط الأساسية أن تكون الخوادم داخل حدود الاتحاد الأوروبي وأن لا ينقل النظام البيانات إلى أطراف ثالثة. إذا لم يكن بالإمكان توقيع عقد في الخطة المجانية أو كانت البيانات تُنقل إلى دول ثالثة، فاستبعدوا تلك الأداة من البداية.
المسألة الحرجة الثانية هي أتمتة حذف البيانات. 20 طلبًا تبدو قليلة لكنها تعني بيانات شخصية لـ 240 مرشحًا سنويًا. بعد إرسال رد الرفض لا يمكنكم الاحتفاظ ببيانات المرشح في النظام دون موافقته الصريحة. الأدوات المجانية عادة لا توفر إخفاء هوية أو حذفًا تلقائيًا بعد 180 يومًا؛ وفي هذه الحالة ستضطرون لحذف المرشحين يدويًا وفق تقويم، وملف واحد منسي يكفي لخطر غرامة في حال تقديم شكوى.
إذا كانت ميزانيتكم محدودة فلديكم بديلان: إما أن تربطوا تواريخ الحذف بتقويم تدقيق داخلي صارم وتبدأوا مع مزوّد أوروبي مجاني يوفّر عقدًا، أو أن تخصصوا ميزانية لباقات مبتدئة في نطاق 30-50 EUR شهريًا تتضمن أتمتة الامتثال الأساسية.