Небольшой автопрокат: бесплатный софт или Excel, пока не накоплю на нормальную CRM?

Ayşe E***в прошлом году·36 сообщений·7,5 тыс. просмотров#прокат авто #управление автопарком #контроль договоров #депозит

Ayşe E***Участник

Должность: Графический дизайнер
Отрасль: Бумага
Тип организации: команда из 8 человек
Дата регистрации: февр. 2023 г.
Сообщение: 302

в прошлом году#1

Открыл прокатный бизнес возле аэропорта Малаги, пока 8 машин. Перед сезоном все деньги ушли на автопарк и каско оборотка на нуле. Стал смотреть специализированные программы для автопроката — просят подписку 120-180 EUR в месяц.

Сейчас брони даты возврата и сканы прав клиентов веду в Excel. кстати но уже начался хаос: путаюсь в сроках разблокировки депозитов на картах сложно фиксировать мелкие царапины при сдаче а штрафы за скорость которые приходят спустя 3 недели вручную привязывать к нужным клиентам — вообще ад.

Видел в сети бесплатные программы для автопарков, но сомневаюсь насколько они адекватны в плане формирования договоров и работы с залогами... Докрутить Excel формулами и потерпеть или выкроить бюджет и сразу прыгать на нормальную систему?

Hilal D***УчастникУчастник сообщества

Дата регистрации: дек. 2024 г.
Сообщение: 166

в прошлом годуСамый полезный#2

Короткий ответ: вести 8 машин в Excel — это мнимая экономия. Один упущенный поврежденный бампер или штраф с камеры перекроют годовую стоимость софта. Бесплатные программы не заточены под местное законодательство и работу с депозитами. Переходите на профильную CRM прямо с первого месяца.

Вот три вещи, на которых Excel у вас обязательно завалится: 1) Фотофиксация царапин при приеме-сдаче без цифровой привязки к договору — клиент просто откажется платить за повреждения. 2) Штрафы DGT (DGT Испании), приходящие через недели: вручную искать, кто был за рулем в конкретный час, и проверять, не вернули ли уже депозит — верный путь к ошибкам. 3) Отсутствие интеграции с банками по заморозке средств на картах ведет к задержкам возврата и чарджбэкам.

Бесплатные утилиты — это обычно просто календарь занятости без цифровой подписи, актов и проверки документов. Специализированный софт за 100-150 EUR в месяц позволяет подписать договор прямо с телефона и зафиксировать фото повреждений в облаке. При обороте с 8 машин платить по 15-20 EUR за авто в месяц — это не расход, а страховка от невыплаченных штрафов и разбитых бамперов.

Kader K***УчастникУчастник сообщества

Дата регистрации: окт. 2023 г.
Сообщение: 6

в прошлом году#3

Мы в Аликанте начинали с 10 машинами и первые 4 месяца сидели в Excel. Итог? Разблокировали клиенту залог раньше времени, а потом прилетел штраф на 300 EUR, и след клиента простыл. Этот единственный случай сожрал нам 3 месяца оплаты нормального софта. На следующей же неделе купили CRM.

Tuğçe M***Участник

Должность: Операционный директор
Отрасль: Логистика
Тип организации: компания с двумя филиалами
Дата регистрации: янв. 2023 г.
Сообщение: 362

в прошлом году#4

Если денег на софт нет совсем со завтрашнего дня делайте так: при сдаче авто снимайте 30-секундное видео машины со всех сторон и приборки прямо при клиенте, проговаривая голосом госномер и дату. Кидайте файл в папку «Имя_Госномер». Хотя бы споры по повреждениям отсечете.

Neslihan A***Новый участник

Должность: Владелец компании
Отрасль: Пластик
Тип организации: сеть магазинов
Дата регистрации: авг. 2026 г.
Сообщение: 4

в прошлом году#5

Все бесплатные программы для прокатов — это просто завлекалово. Либо зажмут лимит в 3 машины, либо будут лепить свою рекламу на PDF-договоры. В районе аэропорта нужно выглядеть солидно, а кривой договор без вашего логотипа только отпугнет клиентов.

Okan K***УчастникУчастник сообщества

Дата регистрации: март 2026 г.
Сообщение: 66

в прошлом году#6

Когда в Малаге откроется сезон будете выдавать по пять машин в день прямо в аэропорту. Попробуйте на весу забивать ячейки в Excel пока клиент ждет — и сами вспотеете, и клиента взбесите. Нужна программа где можно с телефона в два клика отсканировать права и распечатать договор влезайте в долги, но возьмите.

Meryem A***Эксперт

Должность: Директор магазина
Отрасль: Медиа и издательское дело
Тип организации: бутиковое агентство
Дата регистрации: дек. 2025 г.
Сообщение: 99

Doki · Фирменный стиль · 2026

в прошлом году#7

При выборе софта смотрите не только на цену, а на три вещи: 1) Можно ли с мобильного отмечать карту повреждений? 2) Есть ли регистрация данных клиентов, совместимая с местной системой полиции? 3) Умеет ли она брать преавторизацию залога через эквайринг? Если этого нет, толку от нее не больше, чем от Excel.

Tolga K***ЭкспертУчастник сообщества

Дата регистрации: апр. 2025 г.
Сообщение: 24

в прошлом году#8

В Испании отели и автопрокаты обязаны передавать данные клиентов в органы безопасности. Если вести учет вручную в Excel, придется каждый день вбивать эти данные на официальный портал по одному; специализированный софт делает это автоматически через интеграцию.

Feyza S***Участник

Должность: Первичная бухгалтерия
Отрасль: Производство мебели
Тип организации: индивидуальный предприниматель
Дата регистрации: дек. 2023 г.
Сообщение: 414

в прошлом году#9

Я тоже думал, что разрулю все через Excel. Даже сложных формул понаписал, шаблон автосчета сделал. Но когда пошел завал, сотрудник случайно стер не ту ячейку, и о накладке с двойным бронированием мы узнали прямо в момент выдачи. В тот день пришлось себе в убыток снимать машину у конкурентов для клиента. Софт — это не роскошь, а обязательный расход вроде аренды помещения.