Mi occupo dell'amministrazione di una scuola primaria paritaria indipendente nella banlieue di Parigi, con 220 alunni e 18 insegnanti. La nostra retta annuale è di circa 3.800 euro a studente, ma tra l'affitto dell'edificio e gli stipendi dei docenti il budget è davvero ridotto all'osso. Finora abbiamo gestito l'inserimento dei voti, le assenze quotidiane e le comunicazioni con le famiglie tramite complessi fogli di calcolo e catene di email; tuttavia, con l'aumento dei genitori, il margine di errore è diventato troppo alto.
Le grandi piattaforme di gestione scolastica chiedono un costo di licenza tra i 6 e i 10 euro all'anno per studente, il che per noi significa una spesa extra di 1.500-2.000 euro all'anno. Ci sono state anche software house che hanno chiesto 1.200 euro una tantum per l'installazione e il supporto alla migrazione dei dati. Non possiamo permetterci di destinare fondi a questa voce.
Vorremmo passare a un software di gestione scolastica open source o con un piano gratuito. È fattibile gestire in modo affidabile voti, assenze, comunicazioni con i genitori e, soprattutto i solleciti per le rate arretrate o il monitoraggio delle fatture su un sistema a costo zero? Se in futuro dovessimo cambiare software, quali rischi correremmo nell'esportare l'anagrafica dei genitori e lo storico dei voti?