J'ai géré le suivi SAV sur Excel — jusqu'à combien de dossiers ça tient, et vers quoi basculer ?

Le premier truc à faire dès demain, c'est de basculer votre fichier sur Google Sheets. Au moins vous aurez l'édition collaborative en temps réel : le gars sur le terrain met à jour la ligne sur son smartphone sans bloquer le PC de l'atelier. Ça vous permettra de tenir 2 ou 3 mois le temps de choisir un vrai outil.

On a lâché Excel au bout de 1 400 fiches. Le mois dernier on est passés sur le cloud, on paye 800 TL par mois. À l'époque d'Excel, on se trompait sur la date de début de garantie de 4-5 appareils par mois et on payait les pièces de notre poche. Rien que la fin de ces erreurs-là rentabilise largement les 800 TL mensuels.

Excel n'est pas une base de données relationnelle. Tant que votre table clients, votre table de stock et vos fiches d'intervention ne sont pas reliées par des clés étrangères (foreign keys), le jour où un client change de numéro, vous ne pouvez pas mettre à jour l'historique proprement. C'est cette incohérence des données qui fait saturer le système.

Bon courage on est tous passés par là. Un jour un technicien a fait un mauvais tri (sort) sur une colonne et a décalé tous les noms par rapport aux appareils, pendant 3 jours impossible de savoir à qui appartenait quel fer ou quel aspirateur. Un carnage. Passez direct sur un logiciel dédié, vous dormirez plus tranquille.

Le logiciel que vous choisirez doit impérativement avoir ces 3 fonctions : 1) Impression d'étiquettes avec QR code à coller sur l'appareil, 2) Déduction auto du stock avec répercussion du coût sur la fiche SAV, 3) Rapports de rentabilité et suivi de productivité par technicien.

Ne croyez pas que le logiciel va tout régler par magie du jour au lendemain. Si les techniciens ont la flemme de remplir les formulaires sur leur téléphone et continuent d'écrire sur des bouts de papier, aucun outil ne marchera. Faut d'abord instaurer la discipline pour que tout le monde saisisse les infos au fur et à mesure.

on a laché excel aussi la premiere semaine etait un peu dure mais avec l'imprimante code barre ca change la vie fini de chercher les fiches papier je recommande a 100%

Pourriez-vous préciser un peu ? L'erreur commise du côté de suivi SAV Excel est généralement réversible, mais coûteuse.

Je suis d'accord. Le vrai problème n'est pas le chiffre, mais la base sur laquelle il est calculé.

Arrêter la croissance pour reprendre son souffle est aussi une stratégie, personne ne le dit. Corrigez-moi si je me trompe.

Exact.

Il faut y aller étape par étape. Les gens défendent l'habitude, pas le processus. La résistance vient de là.

Les solutions qui fonctionnent à petite échelle s'effondrent en grandissant, j'ai appris cela trop tard. Bien sûr, cela change si votre situation est différente.

Vous avez raison je suis aussi passé par là. Les solutions qui fonctionnent à petite échelle s'effondrent en grandissant j'ai appris cela trop tard.

La plupart des pertes de temps s'accumulent sur les tâches en attente de validation. Voilà désolé si je me suis étendu.

Désolé, mais ce n'est pas vrai dans tous les cas. Commencez par un petit test, ne vous engagez pas sur tout d'un coup.

Tout va bien les trois premiers mois, les problèmes arrivent au quatrième. Bien sûr, cela change si votre situation est différente.

Nous avons vécu presque la même chose l'année dernière... Avant de décider regardez quelles données vous avez en main.

Bon courage.

Je vais essayer. Plus il est difficile de revenir sur une décision, plus il faut la prendre lentement.

Voilà, désolé si je me suis étendu.

Pourriez-vous préciser un peu ? Si vous ne formalisez pas cela par écrit dès le départ, des disputes éclateront plus tard.

J'espère que cela vous sera utile.

Je ne savais pas ça.

Le point le plus souvent négligé concernant suivi SAV Excel est : Prendre des notes pendant deux semaines donne de meilleurs résultats qu'une estimation de six mois.