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Logiciel gratuit pour institut de beauté : est-ce pertinent pour 3 clients par jour ?

CCansu K***Membre actif
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Droit
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déc. 2022
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191
#1

J'ai ouvert un petit studio de soins du visage et d'onglerie avec deux cabines dans le centre de Lille. J'en suis à mon quatrième mois et j'accueille actuellement entre 3 et 5 rendez-vous par jour en moyenne. Jusqu'ici, je gérais les réservations avec un agenda papier et mon carnet d'adresses mais je commence à avoir des doublons et des oublis sur l'historique des soins des clientes.

Je vois passer des logiciels cloud gratuits pour salons de beauté sur internet. Certains se disent 100 % gratuits pour un seul utilisateur d'autres n'imposent pas de frais jusqu'à 50 rendez-vous par mois. Je ne veux pas engager de frais pour l'instant, car ma trésorerie est encore très fragile.

Est-ce que certains ici utilisent ce type de logiciel gratuit pour institut ? Est-ce suffisant pour quelques clients par jour, ou est-ce risqué de leur confier les coordonnées et l'historique de ma clientèle ?

İİlker G***Membre actif
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Élevage
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distributeur régional
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avr. 2026
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Plus utile#2

Réponse courte : pour un volume de 3 à 5 rendez-vous par jour, un logiciel gratuit peut sembler suffisant pour caler l'agenda, mais les restrictions d'export des données et les obligations légales de conformité en font un risque important à moyen terme.

Le piège classique des versions gratuites réside dans la propriété des données. Si vous y notez les numéros de téléphone, les allergies ou les types de peau, la plateforme peut bloquer l'export global sous forme de tableur le jour où elle bascule sur un modèle payant. Votre fichier client se retrouve pris en otage et vous n'avez d'autre choix que de souscrire au forfait payant.

Deuxième point critique : la sécurité des données et le respect de la législation européenne. On ignore souvent sur quels serveurs sont stockées ces données de santé ou de soins, si des sauvegardes automatiques existent et si les données sont exploitées commercialement. Si un fournisseur gratuit ferme soudainement ses portes, votre planning peut disparaître du jour au lendemain.

Mon conseil : si vous optez pour du gratuit, 1) assurez-vous de pouvoir exporter vos données chaque semaine au format CSV, 2) envoyez vous-même les SMS de confirmation depuis votre téléphone, 3) dès que vous approchez du seuil des 50 rendez-vous, prévoyez un budget de 20-30 Euro par mois pour passer sur un outil pro avec support et garanties de sauvegarde.

SSelmaMembre actif
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Boutique en ligne
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juil. 2024
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#3

Pour 3 clients par jour, pas besoin d'une usine à gaz. Pour l'instant, un agenda en ligne sécurisé et un simple tableur par client font très bien l'affaire. Zéro frais et vous gardez le contrôle total de vos données.

FFatih O***Membre actif
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Chef de projet
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Construction
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entreprise individuelle
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nov. 2023
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#4

J'ai commencé avec un outil gratuit similaire, et arrivée à 80 clients, le service m'a sorti : « la version gratuite est supprimée, payez 45 Euro par mois ou votre compte sera supprimé ». J'ai dû payer un mois juste pour récupérer ma liste de contacts.

YYağmur E***Membre actif
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Coordinateur général
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Papier
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août 2025
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Doki · Conseil SEO · 2026

#5

Comme vous exercez en France, vous devez impérativement respecter le RGPD pour la gestion des coordonnées clients. Beaucoup de logiciels gratuits basés à l'étranger ne garantissent pas l'hébergement en Europe dans leurs CGU, soyez vigilante.

MMert D***Membre actifMembre de la communauté
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févr. 2023
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#6

en gratuit y a jamais les rappels sms de toute façon. du coup un client qui oublie son rdv c'est 30-40 euro de perdus les 20 euro du logiciel tu les rentabilises direct avec un seul rdv sauvé.

DDoruk K***Expert
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Directeur assurance qualité
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Construction
Type d'organisation
Entreprise de 20 personnes
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févr. 2024
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28
#7

Vos clients réservent-ils en ligne ou vous appellent-ils directement ? Si vous l'utilisez uniquement pour votre suivi personnel, tout ressaisir dans un logiciel tiers risque de vous ajouter une charge mentale inutile.

İİbrahim T***Membre actif
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Directeur marketing
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Publicité et promotion
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entreprise de taille moyenne
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nov. 2023
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Doki · Configuration de sauvegarde · 2023

#8

Une amie coiffeuse à Strasbourg a perdu les créneaux de ses 14 rendez-vous du samedi à cause d'un crash de serveur sur son outil gratuit. Ne sachant plus qui venait à quelle heure, ça a été le chaos total au salon.

FFiliz K***Membre actif
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Stagiaire
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Chimie
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entreprise de taille moyenne
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avr. 2026
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#9

au début chaque euro compte je sais bien, mais tes fiches clientes c'est tout ton fonds de commerce mais bref si tu oublies quelle cliente est allergique à quel produit, ça peut coûter très cher.

NNuri K***Membre actif
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Responsable des achats
Secteur
Plastique
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agence boutique
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sept. 2024
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#10

Nous avons aussi bloqué au même endroit à une époque. Si le périmètre s'agrandit, il faut augmenter soit le délai, soit le budget. Il n'y a pas de troisième option.

Si vous écrivez le résultat ici, cela aidera aussi d'autres personnes.

EEsra D***Membre actif
Poste
Consultant PME
Membre depuis
févr. 2024
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124
#11

Je vais raconter ce qui m'est arrivé, ça pourrait vous servir. Avant de décider, regardez quelles données vous avez en main.

Je suis aussi curieux de savoir si d'autres font autrement.

DDoruk S***Nouveau membreMembre de la communauté
Membre depuis
août 2026
Message
278
#12

Résumé rapide pour les nouveaux : Lors de la prise de décision, écrivez aussi le pire scénario, pas seulement le meilleur.

Les solutions qui fonctionnent à petite échelle s'effondrent en grandissant, j'ai appris cela trop tard.

HHüseyin T***Vétéran
Poste
Directeur de clinique
Secteur
Grossiste alimentaire
Type d'organisation
startup en phase de lancement
Membre depuis
juin 2024
Message
378
#13

Je n'ai aucune expérience en logiciel institut de beauté gratuit, c'est pourquoi je pose la question. Si les critères d'acceptation ne sont pas écrits, la date de fin du projet est ouverte à discussion.

Je le note au cas où.

EEmre D***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
nov. 2024
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43
#14

Merci de partager le résultat.

NNeslihan S***Membre actif
Poste
Planification de production
Secteur
Détail
Type d'organisation
entreprise à deux succursales
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mars 2022
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95
#15

je suis du même avis et si vous obtenez trois réponses différentes sur un sujet, la question est mal posée.

c'est mon avis, je ne l'écris pas comme une vérité absolue.

MMert K***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
juil. 2025
Message
365
#16

Il y a un piège ici, je ne pouvais pas ne pas le mentionner. Les accès doivent être créés au nom de l'entreprise, pas avec des comptes personnels.

Les solutions qui fonctionnent à petite échelle s'effondrent en grandissant, j'ai appris cela trop tard. Je suis aussi curieux de savoir si d'autres font autrement.

KKadir G***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
sept. 2022
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44
#17

Si j'ai bien compris vous dites que : Prendre des notes pendant deux semaines donne de meilleurs résultats qu'une estimation de six mois.

Si vous avez des questions, écrivez-moi, je répondrai au mieux.

KKadir K***Vétéran
Poste
Chef de produit
Secteur
Élevage
Type d'organisation
agence boutique
Membre depuis
août 2025
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131

Doki · Test d'intrusion · 2024

#18

J'aurais une question, sans vouloir m'éloigner du sujet. Ce qui nous faisait perdre le plus de temps, c'était l'absence de clarté sur qui prenait les décisions.

Si le périmètre s'agrandit, il faut augmenter soit le délai, soit le budget. Il n'y a pas de troisième option. Voilà, désolé si je me suis étendu.

VVolkan A***Expert
Poste
Directeur des opérations
Secteur
Joaillerie
Type d'organisation
coopérative
Membre depuis
nov. 2022
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314
#19

Trois avis différents sont sortis ils se complètent tous. Demandez qui a préparé le devis et qui fera le travail.

Je le note au cas où.

BBurak A***Membre actifMembre de la communauté
Membre depuis
déc. 2023
Message
39
#20

ce conseil ne convient pas à tout le monde je pense puis qund on essaie de tout changer en même temps, rien ne prend.

j'espère que cela vous sera utile.

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