Je m'occupe de l'administration d'une école primaire privée indépendante en banlieue parisienne, avec 220 élèves et 18 enseignants. Nos frais de scolarité annuels tournent autour de 3 800 euros par élève, mais entre le loyer des locaux et les salaires des profs, notre budget est extrêmement serré. Jusqu'ici, on gérait la saisie des notes, les absences quotidiennes et la communication avec les parents via des tableurs complexes et des chaînes de mails ; sauf qu'avec l'augmentation du nombre de parents, la marge d'erreur est devenue beaucoup trop grande.
Les grandes plateformes de gestion scolaire demandent entre 6 et 10 euros de licence par an et par élève, ce qui représente pour nous un surcoût annuel de 1 500 à 2 000 euros. Certaines entreprises nous ont aussi demandé 1 200 euros en paiement unique pour l'installation et l'assistance à la migration des données. Nous ne souhaitons pas allouer de budget à ce poste.
Nous aimerions passer à un logiciel de gestion scolaire open source ou disposant d'une offre gratuite. Est-il possible de gérer convenablement les notes, les absences l'information des parents et surtout le suivi des factures ou des retards de paiement avec un système gratuit ? Si l'on devait changer de système plus tard, à quels risques s'expose-t-on lors de l'export des données des parents et des notes ?