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¿Están seguros nuestros datos al usar un CRM gratuito y cuándo deberíamos pasar a un plan de pago?

EElvanNuevo miembro
Cargo
Clínica dental
Tipo de organización
cooperativa
Miembro desde
sept 2024
Mensaje
40
#1

Somos mayoristas de embalaje industrial en Ankara. Nuestro equipo de ventas es de 4 personas. Antes llevábamos el seguimiento de clientes cotizaciones y notas de reuniones en Excel pero cuando los conflictos de versiones empezaron a ser un dolor de cabeza, nos pasamos a un CRM gratuito en la nube hace dos meses.

Actualmente tenemos 420 fichas de clientes activos y unas 35 cotizaciones en marcha. El equipo ya se acostumbró y el trabajo diario va más rápido, pero tengo dudas serias. En un sistema por el que no pagamos ¿qué tan seguros están los datos de contacto los porcentajes de descuento y las ofertas de precios?

¿Hasta dónde nos puede llevar este CRM gratuito como empresa? ¿A qué límite técnico u operativo deberíamos llegar para cambiar a una solución de pago sin perder datos?

SSinanParticipante
Cargo
Instructor de software
Miembro desde
dic 2023
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186

Doki · Infraestructura de e-commerce · 2025

Más útil#2

Respuesta corta: Aunque el riesgo de robo directo de datos es bajo en sistemas gratuitos no hay garantías de propiedad de los datos, copias de seguridad regulares o continuidad del servicio; por eso si se limita la exportación masiva de datos o necesitas permisos por roles, debes pasar a un plan de pago. Sin pagar no obtienes ningún compromiso de servicio vinculante.

La seguridad tiene dos lados. El primero es la técnica: el software en infraestructuras nube conocidas suele aplicar cifrado básico. Pero en la parte legal y operativa los planes gratuitos se quedan cortos. No ofrecen contratos de procesamiento de datos ni cumplimiento KVKK y pueden cambiar los términos o suspender la cuenta de un día para otro.

Las señales clave para pasar a un sistema de pago son: 1) Si necesitas ocultar registros de clientes entre comerciales o limitar vistas por zona. 2) Si notas que no puedes descargar datos de clientes y ofertas en Excel/CSV con un solo clic. 3) Si la integración automática con correo, ofertas y contabilidad se vuelve indispensable. 4) Si estás cerca del límite de registros o almacenamiento del plan gratuito.

Entra hoy mismo a tu panel y prueba si el botón de 'exportar todos los datos' funciona. Si te deja descargar los datos en bruto a tu equipo, puedes seguir un tiempo haciendo respaldos semanales. Si no te deja haz la migración ya para no perder la memoria de tu empresa.

MMerve K***Participante
Cargo
Director de producción
Sector
Agricultura
Tipo de organización
Empresa de producción de 40 empleados
Miembro desde
oct 2024
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34

Doki · Migración de infraestructura · 2025

#3

Exporta hoy mismo la lista de clientes en CSV. En los planes gratis a veces capan la exportación de golpe para pasarla a pago y te dejan los datos secuestrados adentro.

GGökhan D***Participante
Cargo
Administrador de sistemas
Sector
Retail
Tipo de organización
Empresa de 300 empleados
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dic 2024
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5
#4

nosotros éramos 3 y cometimos el mismo error pero muy contentos con lo gratis hasta q un empleado se fue descargó toda la lista de clientes con un clic y se la llevó a la competencia. si no hay control de permisos un crm gratis es una bomba de tiempo.

HHasan K***ExpertoMiembro de la comunidad
Miembro desde
abr 2025
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214
#5

Al llegar a los 600 clientes, el sistema gratis frenó el buscador sin avisar. Al pasar al plan de pago nos costó 450 TL al mes por persona, pero reducimos el tiempo de cotización a la mitad.

LLevent K***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
jul 2024
Mensaje
2
#6

como dicen x ahi si el software es gratis el producto eres tu tal cual. bueno de dnd sabes si no anonimizan tus datos comerciales pa venderlos, leete bien el contrato.

SSinan Y***Participante
Cargo
Diseñador gráfico
Sector
Servicios de TI
Tipo de organización
startup recién creada
Miembro desde
dic 2023
Mensaje
25
#7

Pensar que por pagar los datos van a estar mágicamente más seguros es de novatos. La seguridad depende de las contraseñas que usen y de si tienen activada la verificación en dos pasos, no del software.

TTuba E***Experto
Cargo
Consultor de protección de datos
Miembro desde
oct 2023
Mensaje
158

Doki · Configuración de copias de seguridad · 2024

#8

La seguridad de los datos de clientes implica responsabilidad penal según la normativa KVKK, además de los secretos comerciales. Transferir datos sin un Contrato de Encargado del Tratamiento firmado con el proveedor conlleva riesgos legales.

MMehmet A***Experto
Cargo
Propietario de agencia
Tipo de organización
startup recién creada
Miembro desde
sept 2023
Mensaje
187
#9

Pásate a pago sin pensarlo en estos tres casos: 1) Si no puedes quitarle el permiso de borrar clientes al personal. 2) Si cuando falla el sistema no hay soporte en vivo para dar la cara. 3) Si las ofertas no pasan por la aprobación de un gerencia.

MMurat T***Nuevo miembro
Cargo
Diseñador gráfico
Sector
Fabricación de muebles
Tipo de organización
cadena de tiendas
Miembro desde
sept 2026
Mensaje
9
#10

Nosotros tmb estábamos mirando uno gratis ¿al importar directo desde Excel hay riesgo de q se borren los teléfonos de los clientes o cómo se hace el respaldo?

DDeniz A***Participante
Cargo
Director de aseguramiento de calidad
Sector
Contabilidad y asesoría fiscal
Tipo de organización
distribuidor regional
Miembro desde
mar 2023
Mensaje
261
#11

permíteme resumir lo que se ha dicho hasta ahora... que todo el mundo haga algo no significa que sea lo correcto.

que todo el mundo haga algo no significa que sea lo correcto. eso es todo disculpa si me he extendido demasiado.

ZZübeyde B***Experto
Cargo
Diseñador gráfico
Sector
Agricultura
Tipo de organización
negocio unipersonal
Miembro desde
oct 2024
Mensaje
128
#12

Si lo ves como un proceso, el panorama cambia. Al tomar decisiones, escribe también el peor escenario, no solo el mejor.

No entréis en ningún acuerdo sin un plan de salida. Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

HHüsniye D***Participante
Cargo
Miembro del consejo de administración
Sector
vidrio
Tipo de organización
Empresa de 20 empleados
Miembro desde
dic 2023
Mensaje
303
#13

hablaré desde el otro lado yo estoy en el lado del proveedor y si intentas cambiarlo todo a la vez nada termina de asentarse.

ningún proceso meora si no se registran datos porque no sabes qué tienes que arreglar. la verdad yo seguiría por ese camino.

TTülay K***ExpertoMiembro de la comunidad
Miembro desde
may 2023
Mensaje
182
#14

En teoría es correcto, pero en la práctica no funciona así. Repartir el presupuesto sin saber en qué fase se pierde dinero es como tirar el dinero a ciegas.

LLale T***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
nov 2023
Mensaje
7
#15

creo que este consejo no sirve para todos luego pues que todo el mundo haga algo no significa que sea lo correcto.

la gente no defiende el proceso defiende la costumbre. la resistencia viene de ahí. eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.

NNazlı A***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
oct 2025
Mensaje
58
#16

hay algo que no entiendo luego bueno si no lo pones por escrito desde el principio lueo surgen discusiones.

si escriíbs el resultado aquí también servirá de ayuda a otros.

AAyşe A***Nuevo miembro
Cargo
Director de TI
Sector
Agricultura
Tipo de organización
distribuidor regional
Miembro desde
jul 2026
Mensaje
40

Doki · Soporte de respuesta a incidentes · 2025

#17

Correcto.

OOrhan D***Experto
Cargo
Empleado de tienda
Sector
Servicios de TI
Tipo de organización
startup recién creada
Miembro desde
nov 2024
Mensaje
228
#18

A mí me pasó justo al revés, por eso escribo. Un cuaderno de dos semanas guía más que una previsión de seis meses.

Tomar notas durante dos semanas da mejores resultados que estimar seis meses. Yo seguiría por ese camino.

GGizem Ş***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
abr 2022
Mensaje
253
#19

En este punto no estoy de acuerdo con ustedes. Calcula esto sobre el coste anual total, no sobre la factura mensual.

Espero que le sea útil.

MMurat K***ParticipanteMiembro de la comunidad
Miembro desde
feb 2023
Mensaje
6
#20

Este enfoque tiene un coste, y no se habla de ello. Todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

Si escribís el resultado aquí, también servirá de ayuda a otros.

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