Cuatro años llevando el control de stock en Excel: al final por dónde reventó y cuánto nos costó la broma

A nosotros nos pasó idéntico con 600 referencias en recambios de coche. Por una fila corrida en la tabla vendimos 30 kits de embrague que no teníamos; perdimos clientes y nos cayó una penalización de 9.200 USD. Desde que pusimos un software cloud de inventario la tasa de error en preparación de pedidos es prácticamente cero. Los 3.000 USD anuales de licencia no llegan ni a un tercio de lo que palmamos en aquella sola movida.

Las hojas de cálculo son una herramienta de cálculo, no una base de datos relacional. En una base de datos dos personas no pueden escribir en el mismo registro a la vez; una se bloquea o se pone en cola. En una hoja, el último que guarda pisa los datos del otro. La gestión de stock es una operación multiusuario, así que el desastre era inevitable. Lo siento, pero al menos aprendisteis la lección sin quebrar la empresa.

En el cementerio de toda empresa de e-commerce yace un archivo llamado 'stok_takip_final_v2_gercek_son.xlsx'. pues el nuestro también pasó a la historia el día que un empleado borró sin querer toda la columna con el filtro abierto y guardó. Desde ese día no piso un almacén sin códigos de barras.

El problema técnico aquí es que el mecanismo que reserva la cantidad de stock cuando llega un pedido no existe en la hoja. Los softwares de inventario específicos reservan el stock en el momento en que se recibe el pago, y cuando el producto se empaqueta y se envía, lo descuentan del stock físico. En una hoja no puedes montar esta lógica de dos fases, por eso se produce el error de sincronización.

Pasar a un software no lo soluciona todo por sí solo, que no se os olvide. Si el personal del almacén coloca el paquete que llega en la estantería sin escanearlo, o no da de baja del sistema el producto dañado, hasta el software en la nube más caro seguirá mostrando un stock incorrecto. El quid de la cuestión no es el software; es la disciplina física del personal y la rutina de conteo cíclico semanal.

El mayor error al pasarse a un software nuevo es abandonar el sistema viejo de un día para otro. Mantened los dos sistemas en paralelo durante dos semanas. Poned en marcha el software nuevo pero seguid llevando un log en la hoja vieja. Probad primero si hay algún fallo o retraso de sincronización en la integración con la tienda, y luego haced el cambio completo.

gracias por compartirlo ha sido una experiencia muy sincera y didáctica. aunque 18.000 USD parezca una gran pérdida, creo que es una gran suerte haber podido aprender esta lección sin quebrar el negocio. muchas empresas pagan este error cerrando antes de poder crecer. con el nuevo sistema vais a estar mucho más tranquilos.

Estoy siguiendo esto. Lo importante no es la cifra, sino en qué se basa esa cifra.

Yo seguiría por ese camino.

Soy una pequeña empresa, os lo cuento desde mi lado. No tengáis miedo de preguntar, quien no pregunta siempre paga más caro.

Pienso diferente. Antes de decidir, mirad qué datos tenéis en la mano.

¿Creen que esto funciona a cualquier escala? Pausar el crecimiento para tomar aire también es una estrategia, aunque nadie lo diga.

Lo que más tiempo nos hacía perder era no saber quién tomaba las decisiones. También me gustaría saber si alguien lo hace de otra manera.

Os explico cómo se hace en la práctica. Empezad con una pequeña prueba, no lo integréis todo de golpe.

Yo seguiría por ese camino.

sí, la situación con problemas control stock excel es exactamente así luego todo lo que no está por escrito, ambas partes lo recordarán de forma distinta en el futuro.

corriijanme si me equivoco.

Yo también tengo curiosidad.

Quisiera hacer una pregunta. Si no lo pones por escrito desde el principio, luego surgen discusiones.

Los que emprenden por segunda vez no repiten los mismos errores, pero encuentran nuevos. Ánimo.

exactamente así pero tan decisivo como la decisión de cerrar es cuándo se toma.

es muy común pareceer rentable en papel pero no tener dinero en el banco. pues yo seguiría por ese camino.

Tema muy oportuno. en fin lo importante no es la cifra, sino en qué se basa esa cifra.

En el momento en que dependes de un solo cliente no eres tú quien fija el precio. Corrijanme si me equivoco.

A nosotros también nos pasa. Es muy común parecer rentable en papel pero no tener dinero en el banco.

La causa de la quiebra no es un único gran error, sino la acumulación de pequeñas decisiones. Eso es todo, disculpa si me he extendido demasiado.