برامج مجانية للأخصائيين النفسيين: هل تكفي للعملاء الفعليين، أم أننا نخاطر بالبيانات؟

وقعنا في خطأ مماثل قبل عامين؛ سجلنا 80 مريضًا عبر أداة مجانية، ثم فجأة خفض النظام حد المرضى في الخطة المجانية إلى 25. أمضينا أسبوعًا كاملاً في نسخ الملاحظات ونقلها يدويًا واحدة تلو الأخرى. وفي النهاية، انتقلنا إلى ترخيص محلي مخصص للقطاع الصحي مقابل 45 EUR شهريًا، وارتحنا تمامًا.

معظم الأدوات المجانية تفتقر إلى التشفير على مستوى قاعدة البيانات وسجلات التتبع (audit log). إذا كان النظام لا يسجل أي موظف أو متدرب وصل إلى أي ملاحظة جلسة وتوقيت ذلك، فلن تتمكنوا من الدفاع عن أنفسكم قانونيًا في حال حدوث تسريب أو شكوى.

قبل إدخال أي برنامج إلى العيادة، ابحثوا حتمًا في موقع المزود عن هذه الوثائق الثلاث: 1) اتفاقية معالجة بيانات قابلة للتوقيع (DPA)، 2) الموقع الفعلي للخوادم (شرط وجودها داخل الاتحاد الأوروبي)، 3) التزام بالنسخ الاحتياطي التلقائي والحذف الكامل للبيانات عند مغادرة النظام. بدون هذه الأمور، لا يمكن إدخال أي بيانات إكلينيكية.

إذا كان البرنامج مجانياً تماماً في مجال يتطلب مسؤولية عالية مثل القطاع الصحي، فأنت مجبر أن تسأل عن نموذج أرباحهم. إما أنهم يبيعون البيانات لأحواض أبحاث بعد إخفاء هوية أصحابها، أو أنهم يورطونك بالدخول ثم يطلبون أسعاراً فلكية بعد 6 أشهر.

إذا كانت ميزانيتك لا تصل لمستوى 120 EUR، يمكنك إنشاء نظام النماذج الخاص بك عبر حلول التخزين السحابي المشفرة غير المخصصة لقطاع معين، لكنها ذات معايير عالية لحماية البيانات وتكلف 10-15 EUR لكل مستخدم. على الأقل سيكون لديك غطاء قانوني مضمون.

لو كان فيه متدرب في العيادة فالباقة المجانية خطيرة جداً والباقات المجانية عادة ما يكون فيها صلاحيات وصول، يعني المتدرب ممكن يشوف كل ملاحظات مراجعي العيادة.

طيب لو سجلنا بس موعد الجلسة واسم المراجع ولقبه وخلينا الملاحظات على ورق، هل بتنطبق علينا نفس المخاطر القانونية؟

هل يمكنك توضيح هذا أكثر؟ أغلى شيء في النظام الموروث هو التبعيات غير المعروفة.

إذا كان هناك من يفعلها بطريقة أخرى، فأنا فضولي لمعرفة ذلك.

بالتأكيد. وإذا أردت إضافة شيء: معظم إضاعة الوقت تتراكم في المهام المنتظرة للموافقة.

النظام يستمر بعد التسليم؛ الصيانة بند منفصل. بالطبع يختلف الأمر إذا كانت حالتك مختلفة.

سأجرب ذلك.

أنت محق، لقد مررت بنفس المسار... أكثر ما أهدر وقتنا كان عدم وضوح من يتخذ القرار.

صححوا لي إن أخطأت.

أتفق جزئياً، وأختلف جزئياً. أكثر ما أهدر وقتنا كان عدم وضوح من يتخذ القرار.

اكتبوا إذا كانت لديكم أسئلة، سأجيب قدر استطاعتي.

هناك نقطة لم أفهمها. إذا كان النطاق يتوسع، فيجب أن يتوسع إما الجدول الزمني أو الميزانية. لا يوجد خيار ثالث.

المسألة ليست الرقم، بل الأساس الذي بُني عليه. أتمنى أن يفيدك هذا.

دعوني ألخص ما قيل حتى الآن... يعني عندما نتخذ قرارات دون قياس، نعود لنفس النقطة دائماً.

ابدأ بتجربة صغيرة، لا تربط كل شيء دفعة واحدة.

بالضبط هكذا. إذا كان النطاق يتوسع، فيجب أن يتوسع إما الجدول الزمني أو الميزانية. لا يوجد خيار ثالث.

الحلول التي تنجح على نطاق صغير تنهار عند التوسع، تعلمت هذا متأخراً. هذا كل شيء، أرجو المعذرة إذا أطالت.

أنت محق.

نحن أيضاً واجهنا نفس المشكلة في فترة معينة. محاولة فعل هذا بمفردك هي أغلى الطرق.

إذا لم تقم بصياغة هذا كتابيًا من البداية، فستنشأ خلافات لاحقًا. هذه وجهة نظري، ولا أدعي أنها الحقيقة المطلقة.

أكتب هذا حتى لا تكرروا نفس الخطأ. إذا لم تُكتب معايير القبول، فإن وقت انتهاء العمل يبقى مفتوحاً للنقاش.

بالتوفيق.