اشترينا نظام CRM لكن الفريق لا يستخدمه بالشكل الصحيح، كيف نرسخ استخدامه داخل الشركة؟

على مدار سنوات رأيت العشرات من تطبيقات الـ CRM تنتهي في سلة المهملات. والخطأ نفسه يتكرر دائماً: الإدارة العليا تريد رؤية التقارير، ورجل المبيعات هو من يدفع الثمن. مندوب المبيعات ينظر للأمر هكذا: "هل إدخال هذه البيانات يجلب لي المال؟" إن لم يكن كذلك فلن يُدخلها. قلصوا عدد الحقول بحيث لا يتجاوز خمسة، وسترون النتيجة فوراً.

أول شيء تفعله صباح الغد هو الدخول إلى لوحة مدير النظام وإلغاء شرط الإلزامية عن 30 حقلاً من أصل 35. اترك فقط اسم العميل، الهاتف، قيمة العرض وتاريخ المتابعة القادمة كحقول إجبارية. وملاحظات المقابلة اجعلها في نقاط موجزة ومحددة.

مرينا بأزمة مشابهة في فريق المبيعات التقنية المكوّن من 8 أشخاص. كان متوسط وقت تعبئة النموذج 6 دقائق، وما كان يُدخل إلا 12 سجلاً للشخص الواحد شهرياً. لما قلّلنا الحقول إلى 4 وربطنا النظام بالموبايل، ارتفع عدد الفرص النشطة المُدخلة إلى 45 للشخص شهرياً. بيانات أقل أفضل دائماً من لا بيانات.

طيب، نظام العمولات عندكم مرتبط مباشرة ببيانات الـ CRM؟ في صفقة أغلقها المندوب، إذا ما فيه سجل فرصة نشطة مفتوحة في النظام، كيف تُحسب استحقاقاته للعمولة؟ إذا كانوا يقدرون ياخذون عمولة بمعزل عن النظام، مستحيل يتبنّون البرنامج أبداً.

إحنا كمان أول ما شتريناه قلنا خلّينا نسجّل كل شي، حتى ما حد لمسه. بس لما ربطنا سنترال التلفون بالنظام وصارت المكالمات تنزل تلقائي، وقتها بدأوا يستخدمونه. كل شي يُدخل يدوياً بينفجر في مكان ما.

فكرة إنك تتابع من الشاشة في الاجتماع الأسبوعي تبدو حلوة، بس إذا حمّلت الرجل اللي يركض في الميدان بيروقراطية على طول، بتستهلك طاقته اللي المفروض يوصل فيها للعميل. شغل المندوب مو تعبئة مخزن بيانات، شغله إنه يقفل صفقات. يمكن هالفريق أصلاً ما يحتاج برنامج بهالتفصيل.

عشان تنقذ العملية، أعلن هالقواعد الثلاث: 1) العميل اللي ما يُدخل في النظام ما يُعطى حماية سعرية، وأي مندوب ثاني يقدر ياخذه. 2) الفرص اللي ما تحدد لها تاريخ الإجراء التالي تنزل تلقائياً من النظام. 3) مراجعات العرض ما تُنتج وتُرسل للعميل إلا عبر النظام.

مشهد مألوف جداً. لا تدخل في مواجهة مع فريق المبيعات، افتح النظام وأنت تشرب قهوة واسألهم هم مباشرة: 'يا جماعة، شو المعلومات اللي فعلاً نحتاجها هون بس؟' ما بيقدرون يعترضون على الحقول اللي هم بنفسهم شالوها.

تعديل: صححت بعض الأخطاء الإملائية.

أتفق، بل أود التأكيد على هذه النقطة. الشيء الوحيد الذي يفصل بين الصداقة والشراكة هو العقد المكتوب.

أتمنى أن يفيدك هذا.

أتفق، بل أود التأكيد على هذه النقطة. هل تبحث عن شريك أم شريك مؤسس؟ الأمران مختلفان.

بالتوفيق.

شكرًا، هذا هو الجواب الذي كنت أبحث عنه. أعطوا تجارب عملية لكن ادفعوا أجرها؛ التجربة المجانية لا تلزم أحداً.

الطريق الذي يبدو رخيصاً غالباً ما يكلف غالياً لاحقاً... فعل الجميع لشيء ما لا يعني أنه صحيح.

اكتبوا إذا كانت لديكم أسئلة، سأجيب قدر استطاعتي.

أتفق مع هذا. لا تترددوا في السؤال، فالسائل يدفع ثمناً أقل دائماً.

أتمنى أن يفيدك هذا.

صحيح بشكل عام، لكن هناك جزء ناقص. كل بند غير مكتوب هو بند سيتذكره الطرفان بشكل مختلف لاحقًا.

سأدافع عن الرأي المعاكس، لا تغضبوا. عند اتخاذ القرار، اكتب أسوأ سيناريو أيضًا، وليس الأفضل فقط.

إذا كان هناك من يفعلها بطريقة أخرى، فأنا فضولي لمعرفة ذلك.

أخذت ملاحظة، شكرًا لك.

أنا أيضًا متحمس لمعرفة ذلك.

بالضبط، بل إن هذا الجانب غير معروف بشكل كافٍ. عندما تحاول تغيير كل شيء دفعة واحدة، لا يستقر أي شيء.

لو كنت مكانك، لسلك هذا المسار.