ندير 12 شقة ببرنامج Excel، هل ننتقل لبرنامج إدارة عقارات مجاني؟

البرامج المجانية نموذج عملها ينقسم غالباً لاثنين: إما بعد خمس شقق يورطونك بالسيستم وفجأة يطلبون اشتراك شهري، أو يقفلون زر تصدير البيانات. يعني لو حبيت تطلع من النظام بيوم من الأيام ممكن يحجزون سجل التحصيلات حق سنتين كرهينة. 12 شقة قد تبدو قليلة لكن مسؤوليتها القانونية كبيرة، الشغل ما ينعطى لحلول مجانية.

أنا كنت أدير 14 شقة في الشارقة واستخدمت أداة مجانية مشابهة. دخلت أول 8 شقق بدون مشاكل، وعند الشقة التاسعة طلع لي تنبيه إني وصلت للحد الأقصى للشقق المجانية. وطلبوا 130 AED شهرياً عشان أكمّل. حبيت أرجع للإكسل بس النظام ما سمح بتصدير سجل تواصل المستأجرين. أخذ مني نقل كل العقود والدفعات السابقة يدوياً لجدول جديد حوالي 10 ساعات.

لما تستخدم أداة مجانية، هل سألت نفسك وين السيرفر هذا ووين تنحفظ مستندات المستأجرين الحساسة مثل الجوازات والإقامات؟ قوانين حماية البيانات الشخصية في الإمارات صارت صارمة جداً. بكرة لو صار تسريب للمستندات بسبب ثغرة أمنية، ما راح تلاقي أحد تحاسبه لأنك أصلاً ما دفعت للبرنامج ولا فلس.

بدل ما تغير البرنامج فوراً، أمّن الجدول اللي بيدك أول. سوّ تلوين تلقائي لأعمدة التواريخ يحسب الأيام المتبقية من اليوم، وقفل الخلايا اللي فيها معادلات بكلمة سر. الأدوات المجانية ما راح توفر وقتك بمتابعة استحقاق الشيكات، بالعكس بتخليك ترفع وصل لكل مصروف وتضيع وقتك مرتين.

اي لوحة مجانية لازم يطلع فيها علة. جربناها في عمارة عائلية 8 شقق وبعد ثلاثة شهور قالوا خلص رصيد التذكير بالايميل ثم ولما ما جا التنبيه تأخرت فاتورة الموية ودفعنا غرامة. من رأيي لا تورط نفسك وضبط جدولك انظف لك.

عقود الشقق تندفع بشيك سنوي واحد ولا أربعة شيكات؟ ومصاريف مثل التكييف والخدمات المشتركة تخصم مباشرة من الإيجار ولا تنفوتر للملاك بشكل منفصل؟ تقريباً ما فيه أي أداة مجانية تدعم نماذج التسوية والمقاصة هذي، لازم توضح آلية الشغل هذي أولاً.

قبل سنتين وبنفس الحماس نقلت كل الشقق لنظام مجاني. أول ثلاثة شهور كان كل شيء تمام، بس السيستم ما أرسل إشعار لشقة قرب موعد توثيق عقدها في البلدية؛ واتضح إن باقة الإشعارات خلصت. المستأجر كسب حق التجديد التلقائي وما قدرنا نرفع الإيجار، وخسارتنا في شقة وحدة بس كانت 8.000 AED. من يومها رجعت للجداول.

قبل ما تنتقل لأي برنامج، لازم تفحص هالثلاث شروط: 1) هل تقدر تنزل بيانات المستأجرين والشيكات السابقة بنقرة وحدة بصيغة Excel وقت ما تحب؟ 2) في حال الدفع الجزئي أو الشيك المرتجع، هل تقدر تأجل تاريخ الاستحقاق؟ 3) هل يعكس مصاريف الصيانة تلقائياً في جدول الأرباح والخسائر لكل شقة؟ لو واحد منها ناقص، مجانيته ما منها أي فايدة.

ارتحت لقراءة هذه الإجابة، يبدو أن المشكلة ليست عندي وحدي. أكثر ما أهدر وقتنا كان عدم وضوح من يتخذ القرار.

نحن أيضاً واجهنا نفس المشكلة في فترة معينة. إذا لم تقم بصياغة هذا كتابيًا من البداية، فستنشأ خلافات لاحقًا.

محاولة فعل هذا بمفردك هي أغلى الطرق... صححوا لي إن أخطأت.

هذا العنوان مؤرشف.

أنت محق، لقد مررت بنفس المسار. الشراكة ليست قراراً يُتخذ دون عمل مشترك.

كل من يستعجل في برنامج عقارات مجاني يتعثر في نفس النقطة. هذا كل شيء، أرجو المعذرة إذا أطالت.

هناك نقطة لم أفهمها. معظم إضاعة الوقت تتراكم في المهام المنتظرة للموافقة.

بالطبع يختلف الأمر إذا كانت حالتك مختلفة.

الإجابة أعلاه لخصت جوهر الأمر. لا تتحسن أي عملية لا يتم توثيقها، لأنك لا تعرف ما الذي يجب إصلاحه.

هذه وجهة نظري، ولا أدعي أنها الحقيقة المطلقة.

شكرًا لكتابة هذا.

أود طرح سؤال. عندما نتخذ قرارات دون قياس، نعود لنفس النقطة دائماً.

بالتوفيق.

لم أكن أعلم بهذا. الشيء الوحيد الذي يفصل بين الصداقة والشراكة هو العقد المكتوب.

بالتوفيق.

أختلف معك في هذه النقطة. إذا كنت تعرض حصصاً ملكية بدلاً من الراتب، فاكتب أيضاً ما تقدمه مقابلها.

لا تترددوا في السؤال، فالسائل يدفع ثمناً أقل دائماً. لو كنت مكانك، لسلك هذا المسار.